第 2 章 吉林省地理信息院内部控制现状
2.1 吉林省地理信息院简介
2.1.1 吉林省地理信息院概况
吉林省地理信息院是隶属于吉林省测绘地理信息局并具有法人资格的测绘事业单位，成立于 1979 年 2 月 9 日，吉林省地理信息院是首批获得全国甲级《测绘资格证书》并通过 ISO9001：2008 质量管理体系认证的测绘单位之一。
吉林省地理信息院在省测绘地理信息局的领导下，紧紧围绕重大战略决策和重点工程项目，在国家基础地理信息系统 1∶5 万数据库矢量要素采集、松花江流域数字高程模型建立、引松入长、吉长高速公路、敦化至延吉高速公路、北京市地铁、一汽地下管网普查、全国第二次土地调查等国家和省重点工程项目中承担测量任务，有多项产品获得省、部级优质测绘产品奖，累计获得省级优秀成果多项奖励。
吉林省地理信息院重视对科技装备的投入以及对测绘新技术、新设备的引进，坚持依靠测绘地理信息前沿技术和先进装备引领事业发展的理念，通过加强与测绘高新企业的紧密合作，整合资源，提升队伍的整体实力，扩大地理信息获取和生产能力，提高工作效率，增加产品附加值，从而进一步提高和拓宽了服务的能力和领域。
吉林省地理信息院是一支技术力量雄厚、仪器设备精良的专业测绘队伍。
在三十多年的发展过程中，不断调整和扩充专业设置，提高科技水平，实现了传统测绘向数字化测绘再向信息化测绘的转变，为经济社会发展和重大战略决策提供了优质、高效地测绘服务保障。
2.1.2 吉林省地理信息院业务情况
吉林省地理信息院是集内、外业一体的综合性地理信息院。主要任务是承担国家及省内的基础测绘任务及工程测量、航空摄影测量、地籍测量、房产测量、管线测量、界线勘测、地形图编制和数字化测图及地形图数字化工作。
具体为：
（1）负责全省平面控制网、高程控制网、空间定位网的布设、建立与更新工作。
（2）负责全省 1：5000、1：10000 比例尺地形图的控制、调绘、复测与更新工作。
（3）承担国家和省重大工程项目中的工程测量、航空摄影测量、地籍测绘、房产测绘、管线测绘、行政区域界线测绘、专题地图制作等任务。
（4）制作栅格地图(DRG)、数字线划地图(DLG)、数字正射影像图(DOM)及数字高程模型(DEM)。
（5）为国民经济和社会发展的各个领域提供测绘咨询与应用服务。
（6）外业测绘新技术的研究、开发与应用。
2.1.3 吉林省地理信息院组织架构
吉林省地理信息院下设 7 个分院和业务管理科、质量检查科、人事教育科、综合办公室四个职能科室，见图 2.1。现有职工 126 人，其中高级工程师 14 人，工程师 40 人，助理工程师 22 人，技术员 7 人，技师 13 人，高级技术工人 13人，中级技术工人 5 人。经历 30 多年的发展，人员素质普遍提高，现研究生学历 4 人，本科学历 43 人，专科学历 42 人，中专学历 14 人。
2.2 吉林省地理信息院内部控制现状
吉林省地理信息院虽然没有制定完整的内部控制手册，但为了加强管理陆续制定了一系列的管理制度以及办法，形成了内部控制体系，见表 2.1，以制度对人员和业务进行管理，使吉林省地理信息院的管理水平得到了很大的提高。
（1）内部环境
吉林省地理信息院不相容岗位主要包括：预算的编制、审批与执行，政府采购付款的申请、审批与执行。预算由财务部门进行编制，由院长审批，最后由各业务部门执行，政府采购由各业务部门申请，院长进行审批，采购部门进行采购。
吉林省地理信息院由直属于院长分管的人事科来负责院里的人力资源工作，人事科制定了人事工作规范、请假休假制度、工资奖金管理制度、绩效考核制度等,分别规定了院人事科的工作内容工作范围以及工作程序；规定了员工工资以及奖金的发放标准和程序；规定了员工的聘用、培训、考核、晋升、奖励、辞退与辞职；明确了员工的绩效考核标准。
（2）控制活动
①预算控制
目前吉林省地理信息院已经制定了《预算管理办法》，财务室负责单位的预算工作，其他科室协作配合，院长对预算的真实性、准确性和完整性负责。预算编制遵循以人为本统筹安排、收支平衡、真实准确、科学的原则，预算的编制方法实行“零基预算”和“综合预算”的方法，根据单位发展的实际需要编制年度预算，力求每项收支数据真实准确、量力支出收支平衡，不编赤字预算，尽量做到内容编细项目编全，吉林省地理信息院根据要求，每年 8 月份编制预算，单位的预算严格按照财政要求的“三上三下”的编制程序进行。
②收支控制
吉林省地理信息院是全额财政拨款事业单位，经费来源全部为财政拨款，单位的所有收支都要纳入预算统一管理，进行统筹安排，有关预算分为事业运行经费和专项经费两大部分，事业运行经费是单位用于日常业务活动的经费，专项经费是指财政部门拨给单位用于完成专项工程的经费，本单位并没有预算外收入及其他收入。吉林省地理信息院的支出包括一般支出和项目支出。
吉林省地理信息院对于收入的控制体现在财务管理办法中，规定了收入预算按人员标准和单位业务情况据实编制，不得虚编基础信息及业务数据弄虚作假，财政经费拨款收入在国库指标下达时及时进行收入登记，并根据收入到账情况进行收入确认。
吉林省地理信院制定了支出内部管理制度，明确了支出管理的目标是规范单位人员配备和使用，提高单位的绩效管理水平，合理安排和节约使用单位的人力、物力、财力，有效控制单位运营成本，保证单位的人员经费和日常公用经费的支出，确保单位日常工作的正常运行，支出必须符合国家相关法律法规的规定，符合制度规定的程序与规范，手续要完备，各项支出内容必须真实合理，明确了支出的不相容岗位及职责，其中不相容岗位有：人员费用的审核为主管会计；发放为出纳，支出的审核岗位是主管会计；批准为院长；办理为出纳。明确了支出报销的流程，支出管理的流程主要包括：支出申请、部门审批、财务审核、院长审批、会计核算。支出控制包括基本支出的控制和项目支出的控制。
吉林省地理信息院的基本支出包括工资和福利支出、商品和服务支出以及对个人和家庭的补助支出。做好工资福利、津贴补贴的发放管理工作，工作人员的薪资福利一律以银行转账代发的形式发到工资卡当中，不得以现金的方式发放，对于单位的商品和服务支出的真实性、合法性、支出数额以及审批程序等加以控制。对于三公经费的支出加以控制，公务接待要提前列出计划，按照人员确定标准，不得超过预算上限，经由办公室报财务部门核定，院长批准后方可支出。燃油等交通费的支出要按照预算计划，每台车每年 33000 元的标准，由办公室掌握按计划支出，不得超过标准上限。借差旅费需要经过业务部门领导审核，院长批准方可到财务部门支取借款，出差回来后要在一周之内报销差旅费借款，差旅费的支出必须有往来的车船票、住宿费发票方可报销差旅费补助。差旅费补助标准为伙食费补助 100 元每天，交通费补助 80 元每天。
对项目支出的控制是为了增强预算观念，提高资金的使用效率和管理水平，强化项目管理，使项目资金能够安全、有效的运行。现在吉林省地理信息院的项目支出主要有基础测绘项目和地理国情普查项目，都要求收支独立核算，项目完成后将进行绩效考核，尤其是地理国情普查项目的支出院里还制定了针对国情普查项目支出的具体细则，规定了借款的期限，支出的范围以及比重，严格按照计划执行。对于不符合规定的票据一律不予报销。
每月结账后做收入支出分析，将当月的收入支出情况与上月做对比，将收入支出的增减变化及原因加以分析，形成书面报告报给局规划财务处及院长。
③采购控制
吉林省地理信息院制定了政府采购管理办法以及一般采购管理制度，明确了采购的标准、项目、采购办法及采购流程，具体负责采购的业务部门为办公室，采购的具体流程为一般采购由各业务科室向办公室提出申请，数额在 500 以下的采购可以由办公室直购买，500 元以上的采购项目需由院长审批后办公室方可实施，对于高于政府采购门槛价格的项目一律进行政府采购，严格遵守财政厅对于政府采购的要求。政府采购由办公室直接负责，每年政府采购的计划下达后由办公室按照计划进度进行申请采购，高于 1000 元的采购一律通过转帐进行，对于采购回来的物品由办公室设备材料备保管员与具体申请采购的业务部门进行验收，并填写入库验收单，验收单要如实填写数量金额规格型号等，并由各验收人员签章，加盖办公室印章，并将验收单据提交财务一份。
④固定资产控制
该单位的固定资产主要包括办公大楼、办公设备、专用设备、办公家具、公务用车及生产用车等。固定资产的管理主要由办公室负责，资产的相关使用部门协助。吉林省地理信息院为了加强固定资产的内部控制，建立了固定资产管理规定和设备使用维护管理规定，规定了固定资产的标准为：单位价值高于1000 元且使用期限超过一年的房屋建筑物、办公家具、车辆及一般设备，和单位价值高于 1500 元且使用时间超过一年的专用设备全部计入固定资产，固定资产的实物由办公室进行统一编号，所有的固定资产都要粘贴编号，建立固定资产台账和固定资产卡片，卡片内容包括该资产具体的名称、单价、生产厂家、规格型号以及购入日期等，以便更好更快捷的对固定资产进行清查，院里的房屋建筑、家具、车辆、办公设备、专用设备等由办公室管理，各具体业务科室领用时需要在领用单上签字，各具体使用者对其领用的固定资产负有具体保管的责任，需保证固定资产的合理使用和完整无缺。
对于固定资产的日常保养主要为设备维修维护，一般设备和专用设备的保养分为例行保养、年度保养和特殊保养，例行保养是指具体使用人员每天作业前、后擦拭浮尘，每月一次认真擦拭、保养；年度保养：每年工作结束收测后，各分院需将仪器设备进行全面检查、擦拭、保养，交仪修室并填写“入库单”，统一由院入库保管；特殊保养：由办公室视仪器设备的具体情况，由仪器设备检修人员擦拭、加油或特殊保养，对于年度保养和特殊保养要作好记录，设备管理人员要做好检查验收、签署意见等。
固定资产每年进行一次盘点清查，需在每年年底前完成，盘点工作由分管领导统一安排，由办公室负责，各使用固定资产的科室进行具体的盘点。清查要求以固定资产台账及卡片为准，对固定资产的状况进行清查登记，清查结束后办公室要写清查报告，对清查盘点中出现的资产盘盈和盘亏等问题进行汇总分析，找出原因，提供相应的证明材料，分清责任，提出处理意见，对盘盈的固定资产，要根据评估及时入帐。报废的固定资产需经院领导同意后才可进行处理或变卖，任何部门或个人不准私自处理。其残值交到财务作修购基金使用。
报废的固定资产也要建帐登记管理。不准破坏报废固定资产的原有物质形态，如确实需要拆件使用的，需报领导同意。
对精度已经达不到要求的仪器设备、已经没有维修价值的车辆和损坏严重的家具用具及其他固定资产需要报废时，由综合办公室写出固定资产报废的申请报告，并附检测证明，经院主管领导审批同意后，上报局规划财务处审批，局批复同意后方可执行，并及时作帐簿处理。同时，将报废申请报告和局批复文件抄送财务，作好帐务处理工作。
⑤货币资金控制
吉林省地理信息院的货币资金主要包括对现金、银行存款及零余额账户用款额度，对货币资金的控制没有具体的控制制度，其相关规定主要体现在财务管理办法中，财务管理办法具体规定了相关印章、票据的保管使用以及银行账户的开立和管理必须符合国家有关法律法规，必须账实相符，不可以存在白条抵先进的情况，财务章日清月结，确保银行、出纳和会计三方账务平衡，财务帐如实反映资金的各项收支活动，规定了货币资金使用的业务流程，货币资金的使用需先由申请人进行申请，会计进行审核，然后经由院长审批，出纳支付，支付后及时记账与对账，单位的财务章由会计保管。根据《现金管理暂行条例》的规定，结合本单位的实际情况，规定了本单位的现金使用范围为 1000 元以下，超过 1000 元的业务一律通过银行转账结算；库存现金不得超过 2000 元，不得坐支现金。
（3）内部审计
吉林省地理信息院在财务部门内部组建了内部审计部门，审计工作直接由院长领导，两名审计成员都没有经过相关的内部审计培训，该院还没有建立内部审计工作管理制度，审计工作的日常业务主要是每月末对本月所有的会计账表和会计凭证进行复核审查，对收支及预算的执行情况进行监督，年末对全年的会计报表及凭证进行复核审查。
