摘要：目前, 我国很多企业的信息化只停留在会计电算化阶段, 会计电算化虽然推进了会计理论和会计技术的完善发展, 但仍然存在很多弊端。因此, 企业应进行信息化集成建设, 借助ERP系统实现会计电算化向ERP财务系统的转变, 进而提高企业信息化水平和核心竞争力。
关键词：会计电算化; ERP系统; 财务管理; 信息化;
会计电算化是将以计算机技术为主的电子信息技术应用到会计中的简称, 其不仅改进了核算工具和核算方式, 还提高了会计人员的素质和工作效率。但随着我国社会主义市场经济的进一步发展, 企业必须深入挖掘自身内涵, 将经营重心向管理方面转移, 实现会计目标的转移。ERP系统即企业资源计划系统, 是以信息技术为依托, 以系统化管理思想为企业高层以及员工提供决策手段的管理平台。ERP财务系统是ERP系统中的一个子系统, 与其他子系统之间有着密切关系, 可以实现企业信息的开放化管理, 是加强企业管理和提高企业业绩的有力武器。本文分析了目前会计电算化的局限性、ERP财务系统的特性以及ERP财务系统相较于会计电算化的优势。
1 会计电算化的局限性
1.1 会计电算化形成的数据不能直接计算, 形成“信息孤岛”
会计电算化在很多企业里只是用计算机技术代替手工记账以及编制报表的过程, 只是对数据信息进行简单的收集归类。会计信息化过程中收集的信息数据只是半成品, 大多分散在孤立的报表中, 被存放在不同地点和不同文档中, 因此数据信息之间互相独立, 形成一个个“信息孤岛”。企业的每次投资都要计算未来效益和风险, 其预测依据就是历史数据, 但由于这些历史数据成为一个个“信息孤岛”, 其作用大打折扣。
1.2 会计信息化无法实现财务管理集成化
就目前而言, 我国很多企业的会计信息化存在很多问题。如, 无法实现集成化财务管理, 缺乏企业信息化技术的支持, 缺乏健全的财务流程控制体制;面对分散于集团成员之中的资金运作, 企业无法实时掌控资金流信息, 最后导致资金控制失灵。我国大多会计信息系统不能成为企业管理信息系统的一个有机组成部分, 与生产、采购、运输和人事等外部子系统脱离, 与内部子系统也只能通过转账凭证方式来联系。因此, 数据不能在内外系统间实现共享, 信息受到阻碍, 在一定程度上影响了财务功能发挥。
2 ERP财务系统的特性
2.1 具有即时性
在ERP财务系统中, 资料是随时更新并且是联动的, 因此每位工作人员都可以及时掌握即时信息和资讯, 这在过去要浪费大量人力、物力、时间才能完成。在信息化大背景下, 对于每个企业而言, 最重要的武器和核心竞争力就是掌握即时信息, 不仅是要把握好企业内部的各种信息, 还要把握好外部市场、行业市场的现状以及变化趋势。
2.2 具有集成性
ERP财务系统是ERP系统中的一个子系统, 与其他子系统有着密切的联系。比如分销、制造子系统的业务数据便可以通过信息集成传入财务系统。集成化财务管理是在处理采购、销售、生产等业务时, 系统通过自动采集业务数据并自动划分总账数目或分账数目, 生成记账凭证。ERP系统集成会计业务处理主要包括采购集成、销售集成、库存集成以及生产集成会计业务处理。同时, 采购、销售以及生产的订单一般由系统自动生成, 也可以选择人工维护。
2.3 具有远见性
财务系统集合了财务会计、管理会计以及成本会计, ERP财务系统与其他子系统一起组成ERP系统。ERP财务系统的整合以及信息供给, 不仅有利于企业财务进行分析以及预测, 还体现了先进的计划、控制以及决策思想。ERP财务系统的远见性具体体现在以下3个方面。一是体现了财务会计思想。ERP财务系统在给企业财务系统的框架流程下定义时, 还结合考虑了制造管理、供应链管理的框架和流程, 这不是完全从企业财务部门角度出发, 而是从企业整体角度来实现财务子系统的目标。ERP财务系统不仅从别的子系统中获取了有利于完成确认、记录等环节的基础数据, 还通过系统定义和流程定义, 实现对制造管理、供应链管理的控制。二是体现了管理会计思想。ERP财务系统是一套预测、计划、决策、控制和分析的管理模式, 反映了先进的管理会计思想, 注重事前计划、事中控制以及事后反馈, 这些功能已经集成到企业的供应链系统中。ERP财务系统在处理事务过程中自动生成了记账凭证, 实现资金流、物流的同步记录、数据保持一致, 改变了过去企业资金信息滞后于物流信息的状况。此外, 计划、事务处理、控制、决策的功能在供应链业务处理流程中也得到实现。三是体现了成本管理思想。ERP财务系统的成本管理不仅包括了成本预测、计划、控制与分析考核, 还注重强调成本预算、成本的控制、责任成本管理等。一般而言, ERP财务系统还涉及产品成本核算、成本中心会计、获取能力分析、利润中心会计等。
2.4 能有效防范风险
ERP系统在实现企业信息化的过程中, 能够实时更新企业的数据和信息。因此, 企业的现代化财务管理能够加强对每个环节的监控, 从而有效发挥财务预警的功能, 当企业财务管理出现危机时, 及时向决策者发出警告, 进而有效防范风险。
3 会计电算化与ERP财务系统的差异
3.1 组织设置的差异
组织设置不仅是系统应用的基础, 更是系统应用的关键。会计电算化通常是对应会计主体与账套、独立核算单位与会计主体的设置, 企业不能选择其他更加适应业务原型的方案。
3.2 会计科目的差异
会计电算化与ERP财务系统在会计科目上存在较大的差异。会计电算化主要是根据手工核算的原理来设置结果型会计科目, 只是记录了业务结果。而ERP财务系统注重强调财务与业务的实时一致, 强调实时监控以及溯源查询, 属于过程型会计科目。
3.3 管理会计方面无可比性
会计电算化系统不能实现企业决策层所关注的内部管理和内部控制, 而ERP财务系统融入了管理会计中的成本中心会计、利润中心会计、产品成本会计等, 并通过业务信息仓库, 构建包含绩效管理、预测模拟等在内的企业战略管理平台。因此, 在管理会计方面, 会计电算化系统与ERP系统是没有可比性的。
4 ERP财务系统相较于会计电算化的优势
4.1 进一步完善企业的控制能力
会计电算化系统的信息和数据主要靠手工录入, 从宏观层面而言, 会计财务一般的作业方式长期体现在事后收集和反映会计数据上, 只记录了业务结果。会计电算化无论是在管理控制还是决策方面的功能都是比较薄弱的, 因此, 不管是在时效性还是针对性上都很难真正发挥其效用。相比之下, ERP财务系统主要强调企业的事前控制能力, 将采购、设计、制造以及运输等通过集成化进行相关作业, 进一步为企业提供与客户满意度、产品质量、员工绩效等相关问题的分析结果, 极大地提高了企业的控制能力。
4.2 实现了财务业务的一体化
ERP财务系统实现了财务业务的一体化, 改变了过去数据重复录入的状况。企业应用ERP财务系统之后, 使每个子系统之间的联系更加紧密, 实现了物流、资金流、信息流的统一, 企业员工通过电脑查询, 便可以得知企业的生产状况、订单情况、库存情况等, 可以根据实际情况做出相应的决策。与此同时, ERP财务系统实现了财务业务一体化, 能够提供多种电子商务应用, 进而实现企业信息开放化管理。
5 结语
ERP系统具有完善和细致的功能, 其进一步完善了企业的控制能力, 加快实现财务与业务一体化。随着企业信息化的发展, 企业需要ERP这样的集成系统, 由会计电算化向ERP财务系统发展势在必行。
参考文献
[1]刘冬军.从会计电算化到ERP财务系统的规划设计——以锦西石化公司为例的研究[D].天津:天津大学, 2008.
[2]马勇.从会计电算化到ERP系统中的财务管理[J].财经界, 2011 (18) .
