框架协议采购在工程物资采购中的应用

项目采购管理论文第七篇：框架协议采购在工程物资采购中的应用

 

　　摘要：通过对工程建设项目传统物资采购模式的弊端矛盾和推行框架协议采购背景的系统性分析, 依据框架协议采购的内涵及概念, 通过工程物资采购新旧管理模式与业务模式的优劣对比, 阐明工程建设项目实施框架协议采购的必要性。并通过强化框架协议采购的策略策划、实施要点的研究及典型案例介绍, 全面阐释工程物资框架协议采购的优势与实施成效, 并指明框架协议采购未来的提升方向。

 

　关键词：框架协议采购; 采购模式对比; 集成需求; 锁定资源; 主动权;

 

　　Study and Practice on Framework Agreement Purchasing Management in the Field of Project Materials Procurement

 

　　MA Yangen

 

　　Sinopec Engineering Incorporation

 

　　Abstract：This article raises a systematic analysis on the disadvantages in traditional materials purchasing mode in the areas of petroleum & petrochemical project as well as backgrounds of proposing a new mode in framework agreement purchasing, for explaining the necessity of framework agreement purchasing based on the intentions and concepts of this purchasing mode, and through the comparison of advantage and disadvantage of new and old management methods and business models of the project materials procurement. At the meantime, comprehensively presents superiorities and favorable effects in terms of intensified project material framework agreement purchasing strategy planning as well as key points study for the executions with some typical cases introduction. Finally, points out the directions for upgrading and progressing in the future.

 

　　1 引言

 

　　随着工程项目建设速度不断加快, 投资方对总包方的建设周期不断压缩, 工程物资采购的进度与工程设计、施工等进度交叉推进, 常常出现工程物资采购进度滞后于工程整体进度的情况, 一定程度上成为制约工程建设顺利开展的瓶颈因素。同时, 随着大部分工程物资价格不断攀升, 项目采购成本的控制力度不断加大, 工程项目成本控制与工程物资市场价格形势的矛盾愈发突出, 工程物资采购面临较高的成本风险。另外, 紧张的项目进度容易导致设计变更过多, 而工程物资供应商的资料确认往往滞后, 直接导致成本上升, 还严重影响工程物资采购进度, 甚至会影响项目管理的关键路径, 增加项目实施风险。在这样的现实背景下, 急需一种更科学合理的工程物资采购方式来优化调整采购流程、模式等, 以提高采购质量和效率, 保障项目的顺利实施。本文结合工程物资采购实际案例, 对框架协议采购应用于工程物资采购的必要性、实施要点和实施成效等进行阐述, 希望能为工程物资采购安全性、及时性、经济性水平的提高作出有益的探索。

 

　　2 框架协议采购的概念与内涵

 

　　2.1 框架协议采购的概念及适用范围

 

　　框架协议采购是指在一定期限内, 对供求市场相对稳定、采购频次高、规模大、技术标准统一、具有工程统一性的物资品种, 采购方集合物资需求, 通过对供应商的资质审核、技术评价、商务竞争等方式, 优选供应商, 确定采购价格、质量和服务等基本条件, 签订在一定时期具有法律效力的采购协议, 不定期地按照框架协议与供应商签订合同的采购方式。

 

　　工程所需物资是否适用于框架协议采购, 可根据以下情况判断:市场资源充足;物资技术规格等参数明晰;需求持续;要求工程建设统一;采购环节有机高效等。实践中一些工程公司率先采用框架协议方式采购了以下几类物资:项目内技术要求统一、采购频次高、能形成一定采购批量、供求市场相对稳定的物资。

 

　　(1) 国内跨项目相同需求集成, 形成一定批量的物资;

 

　　(2) 同类项目群相同或相近需求集成, 形成一定批量的物资;

 

　　(3) 大型集团内跨企业间相同需求集成, 形成一定批量的物资;

 

　　(4) 包容境外供应商的国内外项目相同或相近项目执行模式及相同或相近需求, 形成一定批量的物资;

 

　　(5) 同时段、跨专业、跨区域、相近需求集成, 形成一定批量的物资;

 

　　(6) 非标、非定型、成套等相近需求集成, 形成一定批量的物资;

 

　　(7) 央企国企跨集团同类项目的相同或相近需求集成, 能形成一定批量的物资等。

 

　　实际上, 框架协议采购适用范围不仅局限于上述物资, 如果能够满足框架协议采购的核心要义, 即“集成需求、锁定资源、锁定价格”, 结合品种特色探索差异化框架搭建之路, 则能够找到适合其自身的框架创建方法与应用方法, 充分发挥框架协议采购优势。例如, 某工程公司针对非标、成套设备类物资如空冷器成套设备、管壳式换热器、各类塔器等使用了框架协议方式进行采购。在大额、非标、动静、成套设备领域上拓展提高框架协议采购率, 应是今后框架协议发展的主要方向。

 

　　框架协议可以结合项目、公司、集团各层级的需求特点、市场资源形势、针对性、适用性、技术标准等不同要求, 签订各层次的框架协议。原则上, 大宗通用、定型、标准统一的物资更适宜签订公司级、集团级框架协议, 实现规模化采购, 最大限度降低采购成本;非标设备类物资更宜签订项目级框架协议, 以求在更具项目针对性的前提下, 锁定优势资源、保障物资质量与供应。各种不同层级的框架协议各具特色、各有优势。

 

　　2.2 框架协议采购内涵及特征

 

　　框架协议采购体现了项目整体集成化的管理理念。工程物资框架协议采购是从项目采购管理全局出发, 以项目整体利益最大化为目标, 以采购质量、进度、成本、过程控制、绩效、合规、供应商管理等各种采购专项管理的协调与整合集成为主要内容而开展的一种集约化采购管理活动。其并非传统项目采购管理要素的简单叠加或者综合, 而是采购管理要素之间经过主动优化、选择搭配, 按照一定的模式进行的构造组合, 主要目的在于提高集成采购管理系统的整体功能, 通过框架协议形式集中展现, 实现项目采购的“功能倍增”或“收益可观”。

 

　　2.3 框架协议采购的必要性

 

　　传统采购模式的采买业务“一单一办”, 一方面业务人员日复一日低水平重复, 效率低、劳动强度大;另一方面无法有效整合物资需求, 与供货商的谈判砝码相对较轻, 成本降低空间有限;此外, “一单一办”还造成供应商分散、数量繁多, 难以实现物资催交、监检、物流、储备等各类资源的集中统筹和集成协同化监管与调配;生产操作、检维修所需备品配件也难以实现定型化、统一化、集约化配置。而项目整体集成化需要采购集成化遵循合作、协同、集成、共赢的理念。由此可见, 框架协议采购模式势在必行。

 

　　3 框架协议采购的实施

 

　　3.1 框架协议采购的内容及流程

 

　　目前工程行业的部分单位已率先实施了框架协议采购模式。它与传统模式之间在内容和特征上的区别主要体现在以下几个方面 (见表1) 。

 

　　综上, 框架协议采购流程主要由集成需求、供应商资格入围、招标投标评标、确定供应商签订协议、执行协议、收货结算和考核评价七个环节组成, 具体流程参见图1。

 

　　表1 框架协议采购与传统采购方式对比   

　　3.2 框架协议采购的实施要点

 

　　(1) 应积极稳妥推进框架协议采购工作, 主要包括开展物资品种需求分析、供应市场研究、采购调研、技术标准研讨制定, 确定预估需求数量、采购方式评审、资格审查方式、定价机制 (计价公式或调价机制) 、协议有效期、适用范围与执行范围、供应份额分配原则等, 制定合理可行的框架协议采购策略和预案。

 

　　(2) 要提前掌握设计需求数量、采购批次、供应资源及价格变化等相关数据, 基于对基准实盘即未来订货量的精准透彻分析预测 (准确率通常在90%左右) 、并根据项目进度, 对框架协议采购期间的请购量进行合理预估, 并带量采购, 即要把预估需求量作为框架协议采购的数量依据。只有让供应商根据框架协议采购数量进行报价, 才能发挥框架协议采购集成批量、降低采购成本的优势。

 

　　(3) 框架协议采购原则上应通过招标方式确定。通过合理的评标办法, 获得供应商的合理低价。应针对协议期内物资价格的变动规律, 建立框架协议价格调整机制。协议价格包括基准价格、计价公式或调价机制, 计价公式和调价机制应不断优化, 保持适用性;要增强框架协议对需求和市场变化的适应能力, 反映市场供求关系合理结果。对市场价格在一定时段变动幅度较小的, 保持确定的基准价格;对市场价格波动幅度较大、变动频繁的, 采用浮动价格调整;对市场价格变化有规律或因技术要求而影响价格的, 可依据国内或国际权威网站发布相关指数信息, 通过公式确定价格;对于选项价格如运费, 要建立运输成本费用的核算办法。

 

　　

　　图1 框架协议采购流程   

 

　　(4) 为控制供应风险, 保持适度竞争氛围, 框架协议供应商原则上不能少于2家。

 

　　(5) 根据供应商业绩、实力、质量及价格水平合理分配供货份额, 并依据供应商订单执行情况和综合考评, 制定供应商交替主辅机制并适时调整。

 

　　(6) 为应对市场波动, 避免供应风险, 必须根据具体物资品种的特点把握协议合理期限与框架协议接续工作。通常不超过一年或一个项目周期。

 

　　(7) 框架协议采购要邀请多方面专家参与, 共同确定招标方案、技术标准、供应商选择条件、过程控制措施等。通过实行专家采购和开门采购, 确保决策科学、过程公开。

 

　　(8) 框架协议执行过程中, 应跟踪分析协议供应份额、质量、进度、价格、服务等情况, 加强过程管控, 实时掌握供应商的产品质量、交货进度及生产经营状况, 及时发现并解决框架协议执行中的问题;全面评估每期协议执行情况, 评估结果作为框架协议接续或新一轮框架协议采购的参考依据。注重引入新供应商, 既可以防止原有供应商产生惰性, 又适当引入竞争。

 

　　4 框架协议采购应用典型案例

 

　　4.1 案例

 

　　石化专用设备类物资具有金额高、交期长、风险大、非标程度高等特点, 对项目费用、进度、质量等影响显而易见。为改变空冷器成套设备采购中原有“一单一办、价格混乱”的局面, 某石化集团开展了供应市场研究、采购调研、采购技术标准研讨、供应商筛选、采购方式确定等一系列框架平台搭建前的准备工作, 明确了空冷器框架协议执行范围涵盖基建项目和日常检维修。通过上述工作, 探索出了一套石化常规空冷器的框架平台搭建方法, 制定了包括邀请经济技术专家参与采购方案制定与评审、统一技术标准、实行开门采购群策群力实现包括需求标准化、严格供应商入围标准、优化完善框架招标方案、加强主要原材料渠道控制等在内的合理可行的框架招标采购策略。

 

　　4.2 框架协议采购的优势

 

　　实施空冷器框架协议采购的优势主要体现在标准化程度高、采购渠道浓缩、价格优化以及执行范围广等。具体而言, 招标前与各投标商分别签订了空冷器标准技术协议, 统一了设计制造检验验收技术标准。与此同时, 创造性地将核心部件管束按照结构型式、压力、材质、尺寸等重要参数划分, 电机风机、构架、百叶窗等部件也进行了标准化归类, 将非标空冷器划分成8个标包、32类、34000余种规格标准型号。

 

　　框架协议招标前, 有交易业绩的24家供应商, 经过推荐、考察、资格审查、招标等过程, 8个包共保留9家供应商, 供应商淘汰率62.6%, 供应渠道大幅浓缩。优秀供应商全部保留, 动态考核差的供应商被淘汰, 主力供应商份额稳步扩大, 同时引入了部分技术领先的“后起之秀”。

 

　　在招标过程中, 将整套设备分成四个模块, 每个模块部件分别提报单项价格, 结合权重设置进行核价与综合比价, 各模块内不同型号的部件各自组合构成每一型号的空冷器成套设备。改变了以往按照重量计价简单粗放的方式, 并解决了日常购买备件时部件价格高且难以谈判的问题。按成套空冷器看, 价格下降5%至15%不等, 主要部件管束价格下降约14%左右, 截至目前共实施5期, 共节约资金:4205.5万元。

 

　　框架协议发布后, 凡属框架协议物资清单内的所有工程项目、日常检维修需求, 石化集团下属各企业均须执行。在协议有效期内, 各子公司根据实际需求, 按照框架协议直接下单, 执行范围较广。

 

　　5 框架协议采购实施成效

 

　　当前, 框架协议采购已成为部分工程公司最主要的工程物资采买模式。随着框架协议采购规模和比例的提升, 其在集成需求、锁定资源、保障质量、缩短周期、降低成本、浓缩渠道、提高效率和规范行为等方面的优势不断显现。

 

　　5.1 资源配置效果显着提升

 

　　实施框架协议采购可有效整合需求资源和供应资源。某工程公司通过全面实施框架协议采购, 改变了各项目各自为战、分散对外的状况, 将大宗通用等采购频次较高的物资进行进一步整合, 对需求资源的总体情况有了细致清晰的了解, 形成了一个拳头、一个声音统一对外, 对供应市场的话语权显着增强。此外, 通过竞争, 将采购批量集中到少数主力供应商, 更好地发挥了集成化采购优势, 增强资源控制能力。增强企业整体影响力的同时, 提高供应商对企业的重视程度和供应服务的积极性。

 

　　通过有效的资源整合, 框架协议采购在整合人力资源和信息资源方面亦能发挥所长。一方面, 可以把分散在各项目组的业务和管理人员聚集到采购部门, 设置框架协议采购管理核心组, 实施专项管理和流程操作, 形成一支了解资源市场、熟悉物资需求规律、具有丰富实战经验的专业化框架协议采购管理团队。另一方面, 广泛吸收设计、项目管理专家, 弥补采购部门技术力量的不足, 形成专家主导的采购决策机制。在整合信息资源的过程中, 通过框架协议采购, 将各类信息化采购平台进行有效整合集成, 并在集成平台利用其供应链管理技术, 整合内、外部资源, 实现廉洁规范采购、提高对市场和需求的响应速度及核心竞争力。

 

　　5.2 锁定资源、供应保障程度高, 应对市场波动能力强

 

　　通过提前锁定优势资源, 可确保在资源紧缺时获得所需物资, 快速解决项目紧急或临时需求, 规避了市场波动带来的保供风险, 实现安全供应;供应商可根据市场需求, 提前锁定市场、实现专业化细分和组距段落化切分、简化流程、提前备料、提前大批量高效生产。由此, 供需双方实现了互利共赢。

 

　　5.3 缩短采购周期, 充分赢得主动权

 

　　取代传统“一单一办”管理模式, 缩短采购周期, 实现实时采购;同时通过提前介入设计, 整合、集成、打包, 统筹研究、通盘策划, 实现超前采购;并为项目计划深度交叉融合赢得宝贵时间, 在实现及时供应的同时, 赢得采购主动权。

 

　　5.4 降低采购成本, 大幅增强市场议价能力, 定价更具科学理性

 

　　框架协议采购集成了不同时段、不同项目甚或集团内跨区域企业的项目请购需求, 实现规模化采购, 议价能力显着提高。一是各供应商报出了最优惠价格, 降低物资采购成本;二是建立了采购价格与主要供应链市场价格联动机制, 实现及时合理调整采购价格;三是规范了价格体系, 统一集团内采购价格, 不仅从根本上解决以往长期存在的“同一供应商在不同企业销售价格不同”问题, 而且杜绝了供应商低价劣质现象, 采购价格更加科学合理。

 

　　5.5 降低劳动强度, 采买效率及业务技术含量显着提高

 

　　通过框架协议采购, 改变了传统“一单一办”的业务模式, 大幅减少了招投标、询比价、谈判、签合同等重复性工作, 显着增强了对需求的快速响应能力, 大幅提高了采买效率。框架协议采购使商务型、操作型采购变为管理型、技术型和战略型采购, 业务主方向转变为加强对市场调研、策略研究、供应商管理、价格分析等方面的管理功能, 使采买更具技术性、科学性、严谨性、规范性。

 

　　5.6 浓缩供应渠道, 提升产品质量, 对供应商的影响力显着增强

 

　　通过框架协议采购, 体现了将加强供应商关系管理理念融入采买环节。把采购业务向少数优秀供应商集中, 在显着减少交易供应商数量的同时, 提升交易供应商的供应份额, 形成相对稳定的供需关系。这样供应商便可从不断关注销售市场的竞争中解脱出来, 将重心转移至改进提高产品性能和质量、提高管理与技术成熟度、提高售后服务水平、优化产能储备等工作, 以此提升供应商的忠诚度和买方的主动权, 最终降低销售成本从而回馈买方。

 

　　5.7 促进物资需求标准化, 减少非标采购

 

　　借助框架协议采购模式的推进, 协同设计和技术管理等部门, 从梳理现有工艺技术和技术标准的框架开始, 进而统一新建工程设计标准, 最大限度地实现标准化, 从而提高框架协议采购的效率和效益。效率体现为适用性广、覆盖范围大、通用性强;效益体现为适用频率高、采购规模大、采购价格低、执行成本低、工厂全生命周期管理成本低。

 

　　5.8 规范廉洁采购行为, 实现“阳光”采购

 

　　实施框架协议采购过程中, 由于采购的每个阶段和每个环节操作严谨缜密, 操作流程标准化、价格透明化、手段公正化, 采购人员可自由操作和掌控的空间受限, 违规操作的几率变低, 采购公开、公正、透明度增强。其流程监测、价格录入与维护、备选份额控制等各环节完全在平台和网上操作, 框架订单价格自动匹配、自动监控, 监管方式由规则监控变为了系统固化监管, 将业务操作置于“阳光”之下, 深层次杜绝关系采购、人为采购、价格不实等采购问题, 做好廉洁风险防控工作。

 

　　5.9 引领培育高素质采购人才队伍

 

　　实施框架协议采购管理, 构筑与重塑了框架协议管理团队, 形成了由管理核心组、专业带头人、品种带头人、品种助理等各层级的框架协议采购梯队;加强了各品种框架协议创建队伍核心关键人才的挖掘培养及分层次管理工作;开发培育了各品种框架协议科学理性创建与应用的采购带头人与设计带头人, 为继续加大框架协议执行与创建并举, 奠定了人才与技术基础。

 

　　5.1 0 社会效益贡献显着

 

　　框架协议采购的实施在社会效益方面贡献显着。首先, 推动了全行业采购管理的进步。带动了工程建设行业在框架协议采购管理方式上的创新进步, 尤其是在带动大型国企在采购管理增值与综合提升上, 提供了示范效应, 具有推广价值。其次, 有力推动了民族装备的发展。有力推动了中国工程装备制造业的良性发展和产品结构调整, 扶持了一大批代表国内装备制造较高水平的骨干力量, 培育了一批具有国际水平的装备制造企业, 显着增强了企业国际竞争力, 为保障国家经济安全做出了贡献。最后, 深化廉政建设, 实现了廉洁从业。通过实施框架协议“阳光采购”, 从源头和程序上预防和抑制了采购各环节违规行为的发生, 采购及协同部门人员自律意识、监督意识和公开公正意识进一步增强。

 

　　6 框架协议采购未来提升方向

 

　　框架协议采购模式的发展, 需要业内人士和专家的不断创新与完善, 使之逐渐成为完整、体系化、现代化的采购管理模式。具体而言, 可以从以下几点入手。

 

　　(1) 框架协议采购是对传统采购方式的革命性变革, 归口及协同部门应不断深化对框架协议采购的理解和认识, 通过应对措施有效解决框架协议采购中一些重点和难点问题。

 

　　(2) 进一步完善采购部门与项目管理和控制、设计、施工、业主、集团公司等多单位多部门的协同联动机制, 进一步明确责任主体, 调动框架协议各协同单位部门的积极性, 着力解决目前尚未形成框架协议物资品种的需求计划准确性、需求标准化和采购标准化等问题。

 

　　(3) 采用建立物资需求指南方式, 预估不同项目的物资需求, 整合需求资源, 提高物资需求管理质量, 为提升框架协议质量创造先决条件。

 

　　(4) 进一步增强国际化项目框架协议采购能力, 并建立长期稳定的合作关系, 逐步形成遍布全球的优质供应资源基地与核心国际竞争能力, 为境外项目提供更加优质的采购服务。

 

　　(5) 进一步扩大框架协议物资品种, 在创建和应用方式上, 向多专业、多领域、多层次、全方位方向发展, 从本质上增强采购核心竞争力。

 

　　(6) 大力推进绿色低碳采购。加大对节能环保产品的采购力度, 通过市场引导帮助供应商加快节能技术改造, 推行清洁生产, 淘汰消耗高、污染重、技术落后的工艺和产品。

 

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