第5 章 全球费用分摊机制构建和运行工作流程
工作流程的主要目的在于规范费用分摊的处理方法，以保证税务合规性及提高相应的税务效益。具体工作流程包括预算、写时、账单出具、文件要求和档案管理几大环节。
5.1 预算
5.1.1 总部分部门预算
每年年末，结合公司预算体制，总部各部门需要预计本部门下一年度直接和分管的管理费用，同时列明相关明细费用项目的性质及受益对象，区分是否仅为总部或仅为海外项目发生，是否既为总部又为海外项目发生，尽可能提出在各受益方之间分摊方法的建议。总部财务部门需按照公司预算制度的相关规定，统一审核总部管理费用预算表。财务部门对各部门申报数据进行比对和核实，如所申报预算数和上年度相比差异较大，则须与申报部门确认。
财务部门根据各项费用的科目性质将预算表中的费用分为直接费用和公共费用。其中，直接费用是指由特定部门产生的、能够直接准确地分部门预算的费用（如，职工薪酬中的工资、福利费、社会保险费、住房公积金、工会经费、职工教育经费、非货币性福利、辞退福利、劳务费，以及评估费、审计费、诉讼费、咨询费、研究开发费、培训费等）。公共费用为除直接费用以外的其他费用（如劳动保护费、低值易耗品摊销、办公费、差旅费、会议费、通讯费等）。直接费用应直接归入各部门预算；公共费用则需要根据部门人数分摊至各部门。分别加总各部门的直接费用和间接费用得到总部年度分部门的管理费用预算。
5.1.2 分项目预算
首先是写时部门上交年度工时预算：总部写时部门结合年度工作计划估算该年度本部门在各个海外项目上所花费的工时、综合服务时间、培训时间、休假时间、其他公司事务时间等，并描述成本分摊到相应海外项目的预计工作内容和成果，最终完成年度分项目工时预算。写时部门应注意工时预算的合理性，包括业务性质与部门性质的匹配等。上报前应与 HR 沟通，确保上报人数与 HR 的年度分部门人数表一致。
其次是计算针对重点海外项目的费用预算：
第一步剔除不可分摊费用及股东活动费用。总部各业务部门确认的仅对总部受益的费用科目属于不可分摊费用（如董事会费、审计费、业务招待费和离退休费用，以及咨询费中的新项目前期费等），需首先从总部管理费用中进行剔除；然后，根据各部门具体职能划分股东活动和为海外项目提供服务的具体比例（写时部门根据写时预算确定，其股东活动比例所用工时占总工时的比例。其他部门根据部门受益分析确定），再按此比例剔除各部门管理费用中的股东活动费用，由此得到各部门可分摊的费用总计。
第二步归集为重点海外项目发生的直接费用根据各部门确认的直接对海外项目受益的费用科目，归集针对重点海外项目的费用。例如，某一项研究开发费 10 万元在预算填报时即列明受益项目为 A 项目，则该项费用应直接归集到 A 项目。
第三步归集为重点海外项目发生的间接费用根据写时部门提供的年度工时预算，计算写时部门对重点海外项目提供的工时占总工时的比例，以该比例乘以归集到写时部门的服务费，由此可得为重点海外项目发生的间接费用。例如，假设勘探部预算全年向 A 项目提供工时数为 1 千小时，预算全年总工时为 4 万小时，归集到勘探部的服务费为 8 千万元，则为 A项目发生的间接费用为8 千万× (1000÷40000) =200 万元。此步骤也可采用小时费率计算法，即先计算出标准小时费率，再乘以写时部门对重点海外项目提供的工时，同样可以归集出该间接费用。
第四步归集计算综合管理部门可分摊费用应用分摊因子对已归集过的各综合管理部门费用进行分配。
第五步计算分项目可分摊管理费用预算加总上述针对重点海外项目直接费用和根据工时分配到重点海外项目的间接费用以及根据分摊因子分配的费用，即可得到总部分摊到各重点海外项目的总的管理费用预算。
5.2 写时
5.2.1 写时频率和范围
总部写时部门应按月进行写时：写时当日时间记录总和应不大于 8 小时,工作时间精确到 0.5 小时，全月的总天数为当月的日历天数。写时人员只对正常的工作日进行时间记录，国家法定节假日一般不作时间记录。写时的范围应覆盖所有相关的海外项目。在写时的同时，还应针对海外项目的具体服务内容和成果进行专门记录并进行档案保管以备核查及内外部审计。
5.2.2 工时预算合理性审阅
部门考勤员需要负责考勤表的合理性审阅，当月填报的各类活动时间与年度工时预算相比是否发生较大变化，比如填报的公司事务时间大大超过年度工时预算按比例折算的时间时，则需与相关人员确认；填报的某重点海外项目的工作时间超出或低于年度工时预算按比例折算的时间时，也需反映在相关的工作内容和成果的变化上。
部门考勤员要考虑工时增减与海外项目增减变化，部门的人员变动应如实反映在当月填报的工时表中，比如当月部门新增人员，则需将其时间也加入工时表；海外项目的增减应如实反映，应根据实际情况增减工时表的相关栏目。
写时部门应如实记录各项工作的内容和成果，汇报填列的内容应尽量详实，工作成果应尽量具体且可量化，比如给海外项目带来多少收入的增加或成本的减少等。应区分为股东利益从事的活动，属于股东活动性质的工作成果不应填报在内。工作内容和成果的填报语言为英文。
5.3 账单出具
5.3.1 收集、比对并计算针对重点海外项目的写时数据
在账单准备过程中，财务部门收集各写时部门的写时信息，包含按月度记录的工时数及针对具体项目的服务内容和成果。需要注意的是，具体服务成果一般体现为某种具体形式，如工作邮件、备忘录及报告等。
财务部门将收集到的工时数与全年工时预算进行比对，并提请写时部门修正其中因理解偏差及填写错误造成的误差。如果由于工作量的实际变化导致的工时变动，需要写时部门与海外项目进行沟通，若需海外项目公司调整全年预算，海外项目公司应及时按照当地项目所在国要求，履行预算调整手续，确保全年成本分摊满足项目项目所在国的审计要求。
5.3.2 出具针对重点海外项目的季度账单
服务费金额计算：季度账单服务费金额根据标准小时费率、当季度收集的实际工时以及一定的成本加成率计算得出：
项目季度应付账单金额=（∑某一部门针对该项目的当季实际工时数×该部门标准小时费率）×（1+成本加成率）。
税金及附加的计算：除服务费以外，服务费相关的税费也由海外项目承担，应在账单中体现。服务费相关的主要税收包括出口服务适用的中国增值税及附加、项目所在国代扣代缴的预提所得税及项目所在国所在地的流转税(如适用)。
季度账单出具：财务部门按季度出具针对重点海外项目的分项目季度账单。
针对重点海外项目的年度账单调整：针对上一年度预算费用和实际费用的差异，财务部门需要在下一年的第一季度，根据上一年的实际费用和实际的全年工时数，调整标准小时费率然后根据调整后的小时费率，对上一年度的账单金额进行调整。若上一年度已发出的四季度账单合计低于调整后年度总金额，则需要针对此差额向海外重点项目出具额外账单；若上一年度已发出的四季度账单合计高于调整后年度总金额，则需要在出具下一年度第一季度的账单时减去此差额。
5.4 文件要求及档案管理
总部服务费收取需要有严格的文件准备和存档支持，总部相关部门及海外机构负责相关文件的档案管理工作。相关文件主要为日后审计所需的支持性文件，包括：服务协议、预算表单、写时考勤表、工作订单、与为海外机构服务工作相关的往来邮件、工作成果和其他服务相关证明性文件。
