摘要：随着信息技术的发展, 医院的会计电算化得到越来越广泛应用, 这也给医院会计电算化的档案管理工作提出了更高的要求。本文主要分析了医院会计电算化推行以来档案管理的特点, 并提出具体的改进建议。
关键词：医院,会计电算化,档案管理
一、医院会计电算化档案管理的特点
(一) 医院电算化会计档案的内涵
会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据, 包括会计文档、报表和账簿等, 另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有:保存会计档案并保证其安全, 按要求生成各种标准文档和数据, 保障财会数据的合理利用等。
医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作, 随着计算机和信息技术的普遍应用, 医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变, 因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。
(二) 医院电算化会计档案管理的特点
1. 现代化信息技术为载体。
医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据, 也包括打印出来的纸质财会档案, 如, 药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。
2. 软硬件设施为基础。
和传统会计档案不同的是, 电算化会计档案不具有直接可视性, 而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。
3. 工作人员的信息技术操作水平为前提。
电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求, 档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识, 更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。
二、医院会计电算化档案管理的有效建议
(一) 提高思想重视程度, 创新医院电算化会计档案管理理念
新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关, 医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度, 依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作, 同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念, 学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识, 如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度, 让财会人员懂法、知法、守法。最后, 要提高对财会档案的安全和保密意识, 消除过去重保管轻利用的管理理念, 重视会计电子数据的保存, 更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训, 一方面强化管理档案意识, 另一方培养信息化意识, 提高计算机和电算会计软件操作水平。
(二) 完善财会电子化的软硬件设施
加大财会档案管理的硬件投入, 加强软件设施建设。首先, 医院可以提供专用于会计档案管理的仓库, 保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求, 并定期检查仓库条件, 做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机, 选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件, 通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护, 加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题, 减少计算机病毒入侵和网络泄密。
(三) 健全档案管理制度
首先, 完善档案借阅制度, 电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行, 任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续, 医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批, 医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信, 并有财会部门, 主管领导审批。其次, 建立保密制度, 对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度, 不同的电算会计档案采用不同的保密等级, 普通会计数据可以在医院范围内共享;涉及到医院机密的数据, 则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案, 都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为, 一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后, 对电算化会计档案的销毁工作要及时到位, 建立销毁管理条例, 对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁, 销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。
总之, 电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节, 对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识, 通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。
参考文献
[1].田勇.浅谈电算化会计档案管理工作[J].黑龙江档案, 2014.2
[2].董乐晶.会计电算化背景下的财务档案管理探讨[J].办公室业务, 2016.5
