四、安邦财产保险公司财务集中管理模式的构建
(一)构建的定位和目标
1、构建的定位
财务集中管理,是一项艰巨而复杂的工程,需要从战略层面进行整体的规划,是一项涉及财务组织、工作流程、财务系统等各方面的构建。要把三者结合起来,并且同步进行,财务系统的构建要适应工作流程,财务组织的构建是为工作流程而建立,同时财务组织和工作流程的构建要使财务系统能够真正发挥效用。安邦产险实施以总公司层面的财务集中管理为主,分公司层面的财务集中管理为辅,二者相结合的财务实时集中管理模式。按照集中的难易程度和集中的必要性,目前仍保留部分模块、部分环节的分公司层面的财务集中管理。
2、构建的目标
(1)制定统一的财务制度和会计制度,实现财务制度一体化。
(2)实现规范化、标准化的会计集中核算,提高会计信息质量和工作效率。
(3)实现数据集中、信息集中和管理集中,实现专业化财务共享服务,为决策层及时、准确提供财务信息,提髙了企业应变能力和竞争能力。
(4)有效防范财务风险和控制成本,优化资源配置,加强了总公司对各分支机构的财务控制和监督,提升企业管理水平。
(二)财务组织构建
1、财务组织架构及岗位职责
财务组织架构如图2所示
财务组织构建的原则:制定与财务集中管理相匹配的财务组织架构,应设置与财务工作流程相匹配的工作岗位,保证财务工作流程的执行,实现组织、岗位、流程的匹配。没有财务组织的保障,财务集中管理就无法真正实施。
(1)总公司
总公司成立财务管理部、资金结算部和会计作业部,构建安邦产险财务集中管理财务组织框架。
1)财务管理部由预算组和财务管理组组成。
预算组工作职责:负责预算管理工作中各项工作的组织和协调;预算管理制度的编制、修订;预算方案的编制、汇总、沟通、调整和上报;机构年度费用预算及资本性的编制、审核和下发及预算修正调整;日常预算申请、追加的审核及预算检查、指导;预算执行和日常流程的控制;预算执行情况的分析和报告;预算执行情况的监督、检查和考核;预算系统的维护;总部费用及资本性预算的编制、审核及下达;职场租赁、装修的立项审核;费用、资产、职场分析。
财务管理组工作职责:财务管理制度的制订和完善;财务KPI报告和财务专题分析;管理报表、考核报表的编制;利润预测、现金流预测工作;分支机构财务管理质量的指导、检查、考核及专项调查;财务人员培训及委派财务负责人管理和考核。
2)资金结算部由费用组、资金组、薪金组及业务资金组组成,负责安邦产险资金的集中管理。
费用组工作职责:费用类单据的审核;应收款管理;费用类凭证制证;费用报销制度制订;资金组工作职责:资金支付数据的提交、授权;资金调拨;机构银行余额调节表的审核;资金调拨及往来类凭证的制证;账户开、销、变更审批;资金管理考核;资金制度建设。
业务资金组工作职责:保费收入资金的归集、核对;退保,多交保费等退费管理;支票交款实收确认;满期给付管理;理赔案件的财务审核、支付。
薪金组工作职责:业务员的佣金计算及制证;代理机构手续费计算及制证;落实规划销售费用结算工作细则及流程;开放公共平台的数据查询;控制好销售费用结算工作质量监控。
3)会计作业部由核算组、报表组、税务组、系统管理组、精算组和单证管理组组成。
核算组工作职责:机构集中核算、及总部核算管理;会计凭证管理。
报表组工作职责:对外报表的填制、审核;总公司及各分支机构的报表管理。
税务组工作职责:财税政策研究、税务工作筹划、税务事项办理;税金计提核对;税金返还管理。统筹公司税务管理制度的建设;全系统税务工作质量评估体系建设,机构税务工作现场检查;总部所在地税务监管部门沟通协调;统筹公司各项目税务风险评估及管控;税务管理系统平台建设;税务管理培训。
系统管理组工作职责:财务相关系统的日常维护;简单性需求的自主开发。
精算组工作职责:准备金精算;再保等数据的管理。
单证组工作职责:有价单证征订、下发、回销管理;有价单证的考核;有价单证制度的制订及完善。
(2)省分公司(二级)
分公司设置财务部,负责本省的财务工作,由于安邦产险实施资金、会计核算等总公司层面财务集中管理,故分公司层面不再设置“室”架构,由总公司财务部委派分公司财务经理负责全省财务工作,下设资金管理岗1人、预算管理岗1人、费用报销岗1人、单证管理岗1人、税务管理岗1人、理赔会计岗1人、结算岗1人、财务档案管理岗1人、会计档案装订(外包1人)。
随着资金管理、预算管理实施总公司层面的集中,分公司层面只保留少量工作,故资金管理岗和预算管理岗可依据保费规模和机构建设情况,适当的合并;财务档案管理岗和会计档案装订外包人员按照保费规模配置,年保费规模<5000万元,各配置1人,5000万元<年保费规模<10000万元,财务档案管理岗1人、会计档案装订(外包2人),2名外包人员需完成会计档案装订工作,以及匹配原始票据与记账凭证,年保费规模>10000万元,财务档案管理岗2人、会计档案装订(外包2人)。
若在总公司集中核算组人员缺乏或者规模较大的分公司,总公司集中核算组集中核算人员可在分公司办公,其管理权及考核权归属总公司集中核算组。
资金管理岗工作职责:负责全省账户、印章及网银钥匙管理管理;银行余额调节表的编制。
预算管理岗工作职责:负责全省预算管理工作;负责预算分析报告、财务分析报告的撰写;费用报销管理岗工作职责:负责全省费用报销纸质报销单审核。
单证管理岗工作职责:负责全省财务单证工作,直接对各级机构出单业务负责人进行单证事宜管理;负责与总公司对接,上传下达、资料上报及三、四级机构的单证管理工作。
税务管理岗工作职责:负责全省税金的申请及缴纳;负责全省税务手续费返还事宜;代理人税金管理;税务的外部监管。
理赔会计岗工作职责:负责全省理赔案件支付审核(分公司可根据案件量安排兼职或专职的审核人员);负责全省理赔案件发票的前置审核;负责全省理赔案件的风险审核。
结算岗工作职责:负责全省销售费用的结算;负责全省销售费用基础数据的查询核对;负责全省销售费用结算工作质量监控。
财务档案管理岗工作职责:负责整理、打印全省会计凭证,匹配原始票据与记账凭证;负责会计档案装订外包人员的监督指导工作;负责全省会计凭证的归档复核。
会计档案装订(外包人员)工作职责:负责全省会计凭证的装订⑶地州市中心支公司(三级)。
地州市中心支公司不设财务机构,按照保费规模设置财务综合岗负责财务相关工作。
财务综合岗的工作职责:负责所属三、四级机构费用报销单初审工作;负责会计原始凭证收集并邮寄至分公司财务部,包括费用报销单据、核保单据、理赔单据、银行单据;负责外部监管工作,包括保险协会开会及报表,税务报表报送,发票领取;负责银行开、销户资料与银行联络;负责税金的申报缴纳、车船税手续费返还工作。
(4)县支公司(四级)
县支公司不设财务机构,由地州市中心支公司(三级)财务综合岗负责财务相关工作。
2、财务人员集中管理
财务人员集中管理是实现财务集中管理的重要环节,人在财务集中管理各个流程中发挥着关键的作用,对于财务人员的集中管理是为了保证公司各项制度的执行,实现总公司财务人员集中管理的方式有“财务负责人委派制”和“财务垂直管理”。
(1)总公司对于分公司财务负责人实行“财务负责人委派制”。
为了加强公司财务管理,规范财务会计工作,保证公司财务政策及经营政策的贯彻落实,客观真实地反映分公司的财务状况与经营状况,及时向总公司报告重大事项以及保证财务集中管理财务组织职责的分层落实,分公司财务负责人一律由总公司聘任和管理,实施分公司财务负责人委派制。
(2)总公司财务部对于各层级财务人员的管理实行“彻底垂直管理,逐级负责制度”,财务体系行政指挥权归属于总公司财务部。财务垂直管理的特点:考核的集中性,委派的彻底性。财务人员的招聘、考核、晋升、薪酬都集中在总分公司财务部,总公司财务部设立财务人力资源专岗,负责财务系列人事工作。
通过这种委派与垂直管理,从体制上确定了财务人员的归属,使财务人员能够更好的落实和执行总公司各项制度,使安邦产险的财务人员集中管理更具有现实意义,努力将安邦产险财务打造成安邦产险的一支铁军。
(三)工作流程构建
保险公司对于财务的集中管理主要涉及资金、会计核算、全面预算管理、有价单证及税务的集中管理,财务集中管理工作流程构建的核心体现在“集中”,各个流程的构建需要有机结合,具有可操作性、实用性和一致性。
1、资金集中管理工作流程
资金的集中管理实施总公司层面的集中,按照《保险资金运用管理暂行办法》规定,保险公司资金运作资金运用只在总公司层面,各分支机构不涉及,所以本文所研究的资金集中管理不涉及资金运用业务。
(1)资金集中管理的原则
第一、资金管理的总体原则是“集中管理、限额控制、统一调拨、统一运用”。
第二、公司对资金实行收支两条线管理,自下而上归集收入资金,自上而下拨付支出和费用资金。
第三、公司实行资金集中管理。各机构收入账户的资金统一上划总公司;支出账户的资金由总公司根据资金需求统一下拨到各机构对应账户第四、各级机构应严格遵守银行账户使用范围的有关规定,未经总公司批准,严禁收入账户、支出账户、费用账户之间的各种往来。
第五、总公司财务部核定各级机构的资金限额,通过资金限额管理,有效降低分散和沉积的资金。
第六、公司的保费资金由总公司投资管理部按照《保险法》的有关规定统一运用,严禁各分公司、中心支公司和支公司擅自在当地银行开展定期存款业务和其他各种形式的资金运用业务。
(2)资金集中管理工作流程构建
1)银行账户集中管理流程
①银行账户开立标准第一、各级机构应按规定开立基本账户和收入账户。
基本账户:为费用账户,该账户主要用于总公司资金下拨、需用银行转账支票支付的税金、社保公积金、以及其他特殊性支出。借方只允许发生总公司下划的资金及该账户利息收入或经批准转入的资金,不允许存在任何收入性款项。
收入账户:用于归集保费收入、利息收入、营业外收入、其他收入等资金。
该账户借方登记各项收入,贷方只允许发生上划资金、银行结算费用。
个别机构根据业务需要,经总公司批准可开设银行代理保险收入一般户(银保账户),用于归集银行代理业务的代理保费收入。该账户借方仅限于存入该银行代理的保费收入及利息,贷方仅可发生上划总公司的资金及银行结算费用,不得发生其他业务。
第二、投资账户只能由总公司幵立,并总公司财务部统一管理。
第三、为保证资金划拨的及时性和资金的安全性,各机构银行账户原则上应在总公司指定的商业银行开设,特殊情况下如需在其他商业银行开立账户,须报总公司财务部批准后,方可开立。
②银行账户开户及销户流程原则:各级机构进行账户的开立、变更和注销,应遵守事前申报、事后报备的原则。
账户开立流程:各机构新开立银行存款账户,须上报总公司财务部审批。同时填报《银行账户开户申请表》,经总公司财务部审核批准后方可开户。各机构开户后,须按批准用途严格管理,并将账户情况及时上报总公司财务部备查。各机构的开户申请,经总公司批准后三个月内没有开户的,则该批复自动失效;仍需开户的,须重新申请。
账户变更流程:各机构银行账户信息发生变更时,应及时填写《银行账户变更报备表》,上报总公司财务部。
账户注销流程:各机构注销账户,必须做好账户清理工作,确保没有未达账项的情况下,方可销户。销户时需上报总公司财务部审批。同时填报《银行账户销户申请表》。
③银行贱户的管理职责二级机构财务部设立资金管理岗,严格遵守公司资金管理制度,对银行存款账户进行管理,三级机构财务综合岗只需配合二级机构资金管理岗完成银行账户开户及销户管理,以及其他需现场办理的事项。
二级机构财务部资金管理岗应按月编制各账户银行存款余额调节表,并在每月月初5日前向总公司财务部上报电子版银行存款余额调节表,上报数字必须真实、准确、完整。
2)资金集中收取流程
①保费收取流程通过收费流程再造,持续推进财务流程标准化、系统自动化,持续创新。
第一、EPOS机收费流程(含电销业务):第一代POSE和第二代EPOSE比较如表1所示。
各级机构通过EPOSE机刷卡收取保费,与传统的无线POS相比,该终端实现了银联与安邦产险系统间的实时信息交互,用户缴费费时,输入缴款通知单号,确认金额后刷卡支付,刷卡成功信息自动更新安邦产险系统中相关业务单据状态,从而实现自动对单及自动制证保费直接进入总公司集中收入户。
EPOS刷卡缴费流程如图3所示。
第二、非EPOS机收费流程。
当客户通过转账支票或网上银行等方式缴纳保费时,保费进入各级机构保费收入账户,各级机构收付人员根据银行到账回执,在收付费系统内进行人工收费确认。
②保费归集流程。
各机构收入账户采取“零余额”控制,实施银行每日定时自动划收所有资金至总公司,各机构不得自行与银行取消自动划收功能,不得自该账户划转资金至支出户,不得擅自挪用收入账户资金。
3)资金集中支付流程。
①总公司集中支付内容。
各级机构发生的各类支出由总公司统一完成资金支付工作,包括业务类支出、非业务类支出和资产购置等资本性支出,需和预算动支科目保持一致。资金集中支付的前提是通过网银支付方式的非现金支付。赔款、销售费用、客户增值、展业费用、日常费用、固定费用、人力成本、税金业务类支出:包括赔款支出、直接理赔费用、预付赔款、退保费、业务手续费、共保赔款、共保费用等各项支出(税款除外);非业务类支出:包括人力成本(含员工薪酬、职工福利费、工会经费、职工教育经费、社保和公积金等,按照总公司规定纳入人力成本口径项目)、间接理赔费用、日常行政管理费用和房租、物业费、销售费用等支出;资产购置等资本性支出:包括购置固定资产、无形资产、低值易耗品等各类资产。
②总公司集中支付操作流程。
第一、赔款集中支付流程
赔款集中支付实行日结算,赔款支付信息由理赔部在收付系统中录入,支付审核采用总分公司两级审核,由总公司业务资金组和分公司理赔会计,按权限审核,审核通过后由总公司集中支付。
为保证支付时效,采用非见卷易保系统内审核(审核己决案件资料的完整性、发票的真伪、核损金额的准确性),5000元以下的小额案件无需财务审核中间审核,资金组每隔1小时提取数据报盘支付,确保客户在两小时内收到赔款;5000元以上,12万元以下案件全部由二级机构理赔会计集中审核,易保审核通过后,在收付系统做赔款实付操作即进入待支付,12万元以上案件仍需总公司业务资金组审核,两级审核通过之后进入待报盘,由总公司资金组在CBS系统报盘支付。支付成功后,CBS系统会向收付系统反馈支付成功信息,收付系统依据CBS系统支付状态信息,自动生成赔款结算凭证,并将凭证自动转入ORACLE系统。
所有赔款支付成功后信息平台发送短息给客户及理赔人员,理赔人员也可在收付系统中査询资金支付状态。
资金支付失败处理:总公司资金组在支付次日推送《资金支付失败清单》给分公司财务部门资金管理岗,分公司财务部资金管理岗清分赔款清单推送理赔会计,理赔会计需下发相关理赔人员,对于收款信息不正确而导致无法正常支付的,CBS系统会自动反馈收付系统,理赔部门根据反馈信息修改后重新提交支付。
对于CBS系统自身问题或与银行接口出现的问题造成支付失败,需总公司资金组在资金系统内,点击“支付”按钮,再次进行支付。
第二、手续费集中支付流程
手续费支付实行日结算,实现手续费系统自动跟单,总公司集中支付。
分公司核保部在销售系统中维护个人代理人或者中介机构对应的资金支付信息,待核保通过后,收付系统手动生成手续费结算凭证,总公司财务部薪资组在收付费系统手动审批后,系统自动生成资金支付指令发送至CBS系统,总公司财务部资金组报盘支付。支付成功后,CBS系统会向收付系统反馈支付成功信息,收付系统依据CBS系统的支付状态信息,自动生成手续费结算凭证,并转入ORACLE系统。
若出现系统计提错误需补结,由分公司结算管理岗负责收集补结清单及初审,分公司财务经理负责确认签字,提交总公司薪金组,IT系统维护后正常流程支付。
资金支付失败处理(相关流程同赔款支付流程)。
第三、薪酬支付流程
薪酬支付实行月结算,总公司人事部在HR系统中录入人员及薪资信息,点击“上级审核”,由系统自动提交至相关审批人进行审核;审批通过后,由总公司资金组CBS系统支付,支付完成后,编制ADI模板导入ORACLE系统,生成薪酬相关凭证。
第四、费用集中支付流程
费用支付实行日结算,为提高审批时效,缩短审批链,二、三级机构直接通过预算动支系统提交费用报销单,总公司费用组集中审批,总公司资金组集中支付。实行费用报销集中审批流程,费用报销管理与预算管理、资金管理有机结合,能够有效控制风险,加强了过程管理,保证了财务数据的真实性。
经办人将原始报销单据进行分类粘贴,完成费用报销审批流程后,在预算动支系统中,分别完成“影像扫描”、“摘要录入”和“支付信息”的节点操作,提交报销申请(系统控制:先申请预算,后动支报销,无预算无法提交报销),由总公司费用组审批后,费用报销系统将资金支付信息传至CBS系统,由总公司资金组,点击“支付”按钮完成资金集中支付工作。支付成功后,预算动支系统后台即触发指令向ORACLE系统传输信息,ORACLE系统将自动生成费用报销凭证。
分公司费用报销流程,如图4所示。
分公司人员的费用报销单,纸质报销单原件必须在单据审核通过第二天交到分公司费用报销管理岗,费用报销管理岗进行复核,并根据总公司推送的费用待支付清单进行核对,复核无误后,按照各地监管要求完成补签字。由分公司财务部负责费用报销凭证的整理、打印、装订及归档工作。
三级机构费用报销流程,如图5所示。
三、四级机构人员的费用报销单,纸质报销单原件必须在单据审核通过第二天交到三级机构财务综合岗复核(在复核单据上签字);并根据总公司推送的费用待支付清单进行核对,复核无误后,按照各地监管要求完成补签字;在预算动支中的报销单据审核通过后,必须在5个工作日内邮寄到分公司财务部,分公司费用报销管理岗复核补签字;并由分公司财务部负责费用报销凭证的整理、打印、装订及归档工作。
2、会计集中核算管理工作流程
(1)会计集中核算管理的原则
第一、会计集中核算的原则:标准化、自动化、一体化、集约化的构建原则。标准化原则是前提,根据会计准则,制定公司实际适用和使用的各种业务的核算规则、制度和操作流程;自动化的信息平台是实现公司集中核算体系的必要手段。
第二、以会计工作规范化为基础,以系统改造为核心,将各种业务核算规则前置到系统中,实现系统自动制证,构建会计集中核算管理流程,实施总公司会计核算集中、总公司报表管理集中、分公司会计档案集中等,降低核算成本,实现财务信息的高度集中和共享。
(2)会计集中核算管理流程构建
1)已实现系统自动制证的会计集中核算工作流程核算规则前置到系统,核心是系统改造。①收付系统-保费收入-集中收入的收款实现系统自动制证;理赔支出-集中付款和退票实现系统自动制证?,手续费支出-集中付款、退票、手续费退回实现系统自动制证;②预算动支系统:
营业费用报销、零星收入、预算动支往来款实现系统自动制证。
A、预算动支系统报销确认营业费用的流程如图6所示:
B、零星收入业务核算流程如图7所示:
C、预算动支系统往来款核算流程-通过预算动支系统往来款模块核算的科目有:其他应收款/押金、其他应收款/诉讼费、其他应收款/保证金、其他应收款/员工借款、其他应付款/应付内部员工款。
③CBS系统:集中付款、退票实现系统自动制证;④固定资产核算固定资产的新增、转移、报废实现固定资产管理系统和ORACLE系统的自动对接,即是指实物固定资产的所有日常管理业务与财务系统进行全面对接。如图9所示:
实物系统验收入库,对应财务系统资产新增操作;实物系统资产领用、转移、退还、调拨,对应财务系统资产转移操作;实物系统资产报废,对应财务系统资产报废操作。
相关财务系统所需信息,直接在实物固定资产系统进行添加。然后,通过数据接口传送到财务系统中,进行财务核算处理。财务系统不再手工进行相关固定资产核算处理的操作。
2)手工制证的会计集中核算工作流程①营业费用核算流程手工凭证确认营业费用的情况,需要集中核算会计根据银行回单及发票确认相应的营业费用,手工确认的营业费用仅限包括银行结算费、工本费、自动扣缴的电话、燃油费、收回多报销费用等机构银行账户自行支付的营业费用。
营业费用中的燃油费用、电话费等如果是分公司代三级、四级机构缴纳的,需通过公司间分摊到三级、四级机构(可以通过ADI模版处理)。
②零星收入业务核算流程由于特殊情况机构无法在动支零星模块提交的零星收入,集中核算会计在落实具体原因后,可以根据银行回单等相关附件在ORACLE系统中手工录入。
往来款业务分为三部分内容:动支系统往来款(自动制证)、业务系统的往来款和手工挂账的往来款。
业务系统的往来款主要是“其他应付款/无单收款”:主要核算投保人多支付的保费,需要在业务系统做无单收款及后续的退无单收款。
手工挂账的往来款主要包括:“其他应收款/其他”、“其他应付款/其他”、“其他应付款/安邦集团公司”和“其他应付款/新产险”,其中“其他应付款/安邦产险”月末金额合计应该是零;“其他应收款/其他”和“其他应付款/其他”需要根据手工台账及时更新和清理。
④工资支付核算流程如图10所示:
每月工资发放完毕,集中支付组将回盘以邮件形式发给人力资源部薪酬岗,薪酬岗核对后制作《工资表-提供财务》;总公司薪酬核算岗将审核无误的《工资表-提供财务》制作工资的计提和发放的ORACLE系统ADI导入模板,导入ORACLE系统;集中核算会计人员进入ORACLE系统审核凭证,审核完毕后过账;总公司集中支付组按人力薪酬岗提供的机构工资支付金额通过ORACLE网银接口模块导入机构账套中。
⑤社保及公积金支付核算流程如图11所示:
人力薪酬岗在预算动支系统编制社保公积金预算并在预算动支系统提交申请支付;预算动支系统申请支付成功后,机构将社保(公积金)清单报给集中核算会计;集中核算会计根据机构提供的社保(公积金)清单,编制ADI模板导入ORACLE系统;对社保缴纳凭证进行复核及过账。
⑥在建工程核算流程在支付在建工程项目款时,集中核算会计根据机构财务提供的合同复印件、收据或发票,审核动支系统凭证计入在建工程科目会计凭证。
在建工程项目完工达到预定可使用状态后,集中核算会计根据机构财务人员提供的工程验收记录、工程结算单(梭工结算单),项目交付使用财产清单、需要检测安全性的项目(配电设备、消防设施等)还必须取得相关主管部门的检查认定报告等资料,将该科目中各项目的总金额转入对应会计科目,进行资本化(转入在建工程科目)或费用化处理。
⑦税金核算流程原则:当月计提,次月缴纳。
具体流程详见“税务集中管理工作流程”。
⑧其他需手工制证的流程银行手续费支出(机构财务将扣款回单发给集中核算会计入账);机构大部分银行账户余额为0或余额较少,不足扣账户管理费或网银U盾费用,需机构财务人员现金垫付情况,此种费用核算应按照公司权责发生制原则入账;因员工劳资纠结扣划款或者支付款;客户多缴纳保费(不需要申请退款的)、变卖报纸、废品等收到的款项;收到社保局报销给员工的生育保险,根据各地规定,如不必全部支付给员工,则将多余部分冲销职工工资;法院强制扣划款,让法务及时催促理赔查出赔案,在业务系统处理后冲销挂账;待摊费用、预提费用、长期待摊费用;收回的团车退保手续费、预算外手续费、客户增值(油卡等)等直接入账“其他应付款/代收款/代收款”,摘要标注“管理费”,由总公司统一上收;追回多报销费用,冲销动支凭证计入的会计科目;外部监管部门处罚;月结挂账时,由于动支系统导入的总账费用和资金往来不符,造成中转不为零时,需手工挂账处理;由于收付系统中,实收或实付操作金额与资金往来不符,造成中转不为零时,需要手工挂账处理;如果有需要给三、四级机构分摊的费用,需要通过公司间往来进行手工账务处理;离职员工交回的已缴纳社保,按人力提供的交回社保清单及收款单填制冲销社保凭证,同时将资金上划总公司;总公司发的公司间。
⑨收付系统确认流程手续费的确认:根据动支系统支付成功的渠道手续费清单在收付系统中点支付手续费,自动生成凭证。
手工申请退保的确认:根据支付成功的退保清单在收付系统中进行退保费确认,自动生成凭证。
支票确认:客户保费查询到账后,在收付系统确认,上报总部授权系统自动生成凭证。
(3)对外报表集中管理工作流程1)报表开发工作流程①基本内容分公司财务人员收集机构对外报表需求,由总公司集中核算报表人员向IT提交开发需求,实现机构所有对外报送报表均可从报表系统直接提取。
②具体工作流程第一步,分公司财务部负责收集全辖对外报表需求,在提供报表报送通知等资料同时,填写《新增报表需求模板》,通过邮件上报总公司集中核算人员。
第二步,总公司集中核算人员分析细化报表需求,完成报表模板的指标定义,完善填写《新增报表需求模板》,对于特殊报表项目可填写《新增报表指标需求模板》,将详细需求归集到报表组,每月15日左右集中提交rr报表开发组。
第三步,IT完成报表幵发后,反馈《报表测试确认表》到总部报表组,由报表组分发给对应集中核算人员进行初步测试。
第四步,总部集中核算人员在5个工作日内完成初步测试,根据测试结果进行处理:A、对于测试中发现的问题,填写《报表测试确认表》中的测试记录表,直接反馈给幵发人员进行修改。B、对于测试认为没有问题的报表,邮件发给分公司报表人员进行复测。
第五步,分公司报表人员对报表进行复测,根据复测结果,填写《报表测试确认表》反馈给对应的总部集中核算人员,由集中核算人员反馈给报表幵发人员。
第六步,经过复测已经符合报表需求的报表,由集中核算人员最终确认并将确认结果填写《报表测试确认表》,由总部报表组汇总记录,确认报表幵发完成。
2)报表报送工作流程①基本内容机构所有对外报表均由总部集中核算人员提供,机构报表人员只负责报表的复核和报送工作。
②具体工作流程第一步,总部集中核算人员根据机构对外报表清单,在规定报送日期前完成对外报表提供:A、已完成系统开发的报表,直接从报表系统中提取,B、未开发完成的报表,按照原有的取数渠道提取填写。
第二步,集中核算人员将完成的报表通过邮件发送给机构报表报送人员。
第三步,机构报表报送人员对报表数据进行复核,将确认结果反馈集中核算人员。
第四步,机构报送报送人员反馈需要修改的报表,集中核算人员确认并记录修改事项,将修改后的报表再发送机构报送人员。同时,如果修改的报表是系统已开发报表,则需根据修改记录提交报表系统调整需求。
第五步,机构报表报送人员复核无误的报表,报送形式为电子表格或网上申报的,由机构报表报送人员直接对外报送;报送形式为需要加盖公章的纸质报表的,由集中核算人员向印章室申请用印,印章室直接将报表快递给机构进行报送。
(4)财务档案集中管理工作流程财务档案管理实施分公司层面的集中,总公司负责统一制定业务类、非业务类凭证的装订、管理规则,二级机构负责全省财务档案统一整理装订,三级机构财务人员只参与财务档案原始附件的收集,并做好四级和二级机构原始附件的交接工作。分公司通过劳务外包形式完成凭证装订工作,公司设置财务档案管理岗进行财务档案管理。
1)三级机构财务按照财务凭证单据分类管理收集原始凭证单据,比如业务凭证邮寄时用不同颜色档案袋来分装保单类、理赔类、动支类、银行回单及非业务类的凭证,并把系统顺序号写在原始单据上以便分公司进行匹配,档案袋上标明机构、账套、邮寄档案时间段等,定期邮递分公司财务档案管理岗员收集。
2)财务档案管理岗负责整理、打印所有凭证,匹配原始票据与记账凭证;3)集中后的凭证装订工作具体由劳务外包人员完成,外包人员的日常工作由分公司财务档案管理岗员工进行监督指导,装订好的凭证由财务档案管理岗员工负责审核,最后由财务经理验收。
4)分公司财务档案管理岗需定期将会计档案移交到分公司档案管理员,分公司档案管理员按照总公司《档案管理办法》,负责全省财务档案的收集、整理、移交、借阅等工作,并于次年3月将全省档案押运总公司档案管理部集中管理。
各分支机构档案借阅需通过档案信息管理系统申请,经分公司审批同意后,由总公司档案管理部负责电子档案和实物档案借阅工作。
3、预算集中管理工作流程
为了贯彻实施全面预算管理,强化对公司经营管理活动的计划、组织、协调和控制,优化资源配置,提高经营效益,提高预算管理水平,预算管理实施总公司层面的集中。分公司本级及下级机构财务人员应积极配合总公司做好预算的执行、分析以及其它预算管理工作,为总公司预算编制、分析及考核提供相关基础数据,对日常的预算执行情况进行控制,主要负责人对预算执行结果承担责任。
(1)预算组织预算组织:预算管理委员会和预算执行小组。预算管理委员会是预算领导机构,预算执行小组是预算的执行机构。
预算组织如图12所示
(2)预算编制及审批1)预算编制的主体:总公司,各二级机构、总公司各部门,三、四级机构和二级机构各部门。
2)预算编制的内容及要求全面预算编制的内容及要求如表2所示:
3)预算编制的方法:采用“自上而下”和“自下而上”相结合的方法编制。
4)预算编制的思路:
①保费收入根据保险市场的经营情况和公司战略发展规划,在考虑保费收入整体规模、市场占有率、保费收入增长率、计划达成率的基础上编制保费收入预算。
②再保险以公司再保险相关规定和要求进行编制。
③未到期责任准备金和综合赔付率未到期责任准备金:按会计准则、监管及公司内部管理规则等相关要求严格编制。综合赔付率:以公司经营指标为前提,综合考虑业务品质,承保、理赔管理水平,公司历史综合赔付率、当地市场综合赔付率情况,编制公司综合赔付率。
④变动费用以综合成本率为基础,结合当地保险市场费率水平,加大费用投入产出比,有效控制综合费用率,实行差异化的费用配置政策,分车型、分险种按销售政策比例编制变动费用率,促进优质业务快速发展。
⑤固定费用
A、日常经营管理费用根据公司规模、经营情况、效益水平、工作规划并考虑地区系数,釆用定额预算方式,实行预算的绝对控制;对于税金、地方政府收费、同业公会及行业协会会费等不可控科目实行据实列支,预算动支系统不控制,预算编制时按照上年水平编制。
B、开办费和财产使用费按照分支机构筹建手册标准编制。
C、人力成本人力资源部按照人力成本测算模型及相关要求编制。
⑥综合成本率及承保利润综合成本率及承保利润的确定,需综合考虑分公司业务结构、保费增长率、分公司成立时间、历史盈利水平、当地产险市场盈亏情况等因素。
⑦投资收益根据存量可运用资金及保费规模预测可运用资金规模,编制平均可运用资金规模及投资收益率。
⑧其他预算“一事一议”专项申请4)预算编制及审批的流程:
第一、准备阶段:总公司制定预算编制的方案,审议、审定公司年度预算的总体目标,分析预算的执行情况,与各分支机构、各部门充分沟通,修订年度预算编制标准,系统支持、操作手册等。
第二、编制阶段:根椐预算编制手册,各分公司、各部门在分析外部发展环境因素和自身实力的基础上,确定预算期间的经营目标,编制保费收入计划、人力发展计划,同时,依据年度经营目标,分公司和各部门相应制定工作计划和预算。
第三、预算审核、沟通阶段分公司预算执行小组将汇总、审批后的预算初稿上报总公司,总公司预算管理委员根据分公司的保费收入及人力发展计划,并结合机构当地实际情况,确定各机构预算额度,经总公司预算管理委员会同意并下发。
第四、预算审核下发阶段总公司预算管理委员会对预算终稿进行审核批准,正式下发各分公司,分公司据此执行预算。
(3)预算控制
1)预算控制模型:
对费用、资产、低值耗品预算实施系统控制,控制级别分为建议控制与绝对控制。建议控制:如出现超预算动支时,系统出现提示。绝对控制:如出现超预算动支时,系统禁止动支。
各项费用支出应严格在预算额度内支出,如有超预算项目需上报总公司预算管理委员会审批同意后方可追加调整预算。
2)预算执行分析。
预算控制主体是各执行机构,需对预算的执行情况进行全面分析,以确保年度预算目标的实现;须将全面预算层层分解落实到部门和下级机构及其他预算控制主体,形成全方位的预算执行责任体系,实施有效的过程控制。各执行机构应定期编制预算执行差异报告,及时对预算执行结果进行监控并分析差异。
3)预算追加和调整。
年度预算正式下达后,原则上不调整,如遇重大政策变动、不可抗力因素等特殊情况,需申请调整的,各分公司向总公司财务部OA签报申请,经由总公司预算管理委员会审批同意后,由总公司财务部下达,并在预算动支系统追加和调整预算。
(4)预算考核。
预算工作考核纳入绩效考核,预算考核的目的是为了贯彻执行预算管理制度,明确各级机构及部门的权责利关系,保证预算管理工作的顺利进行,最终达到监督业务计划执行效果的目的。总公司财务部配合人力资源部完成预算考核工作,通过下级公司向上级公司报送预算报表、预算执行情况分析报告,上级公司对报表、报告进行分析评价的方式进行。考核的内容主要是各预算项目的执行情况,对考核的结果在提交公司预算管理委员会的批准后给以必要的奖惩,落实考核结果。
4、有价单证集中管理工作流程
有价单证集中管理实施分公司层面的集中,按照有价单证管理“统一征订、集中发放”的原则,分公司财务单证岗统一时间在业务系统进行征订,由总公司统一印刷统一结算,总公司集中核发相应单证需求。总公司监督、管理、指导分公司单证工作;分公司负责管理本级及下级机构的有价单证集中管理工作。分公司财务部单证管理岗负责财务单证工作,取消三级机构财务单证管理员岗位,分公司单证管理岗直接对各级机构出单业务负责人(业务负责人一般指出单领用人所在的业务部门负责人,如出单主管或出单员)进行有价单证集中管理,实现分公司有价单证集中管理的前提是单证系统实现自动回销功能。
(1)分公司有价单证集中管理工作流程
1)对总公司下发的单证进行全省集中入库,统一管理。
2)分公司收到单证后应对其印刷质量、数量和流水号进行验收、核对,并根据系统中总公司配送的单证与实物单证核对,无误后进行配送确认操作。
3)根据系统中所辖机构的征订情况,进行单证配送出库。
4)定期要求各机构对空白单证进行回销。
5)定期进行单证盘点,做到账实相符,如不符时要查明原因,并及时予以纠正。
6)定期对回销单证收集、归档。
(2)三级及以下机构有价单证管理工作流程
1)按照分公司要求,三级及以下机构出单业务负责人定期做好有价单证系统需求计划。
2)出单业务负责人根据分公司核准的申报计划数做单证入库,做好各类单证实物验收入库工作。验收无误后,在单证管理系统内进行入库确认操作。
3)出单业务负责人应将领回的单证妥善保管,在库房整齐存放。
4)出单业务负责人根据系统中各单证使用部门的申领情况,进行单证下发。
5)业务部门出单岗根据系统中下发的单证与实物单证核对,无误后进行领用确认,已使用单证系统自动回销。
6)定期对回销单证收集、系统归档及实物归档。对远程出单点发放的单证,由业务管理部门向单证管理员提交销号表,办理销号手续。
7)定期进行单证盘点,做到账实相符,如不符时要查明原因,并及时予以纠正。
5、税务集中管理工作流程
税务的集中管理实施总公司、分公司层面的集中,总公司监督、管理、指导分公司税务工作;分公司负责管理本级及下级机构的税务集中管理工作。
公司涉及的税种可以分为两类,按照税种的分类设计工作流程。
A类:日常营业类税费——定期发生,可以直接从ORACLE等系统中计提的与主营业务相关的税费,主要包括:营业税、城建税、教育费附加、代理人佣金相关税费和代扣代缴车船税等。(个人所得税与主营业务无关,但纳入A类税费由系统统一计提。)B类:日常非营业类税费,与主营业务无直接关系的税金,主要包括:房产税、土地使用税、印花税、强制征收的地方性专项税费等。需要机构提交“非日常税金申请表”和“税费支付申请表”的电子版和签字版扫描件。
(1)税金计提:
1)曰常税金(A类)每月由总公司统一在财务系统计提;B类分公司税务管理岗在每月28日需将本机构B类税金《非日常税费申请表》电子版和签字版扫描件通过邮件形式发送给总公司税务管理员;企业所得税按照“省级分公司季度预缴,总公司年度汇算清缴”的原则执行。分公司税务管理岗依据总公司下发的企业所得税季度预缴分配表,向当地国税管理机关进行税款缴纳;省级分公司以下机构不进行企业所得税的计提、申报和缴纳;总公司在年度结束后,委托税务师事务所完成企业所得税审计后,向总部所在地国税局进行年度申报缴纳。
（2)分公司税务管理岗及机构财务管理岗需实时掌握地方税务的政策和发文,及时报备总部,机构如有计提比例调整或新增营业类税费请及时将《与收入相关税费系统自动计提模板》上报总公司税务管理员,由其进行税率、起征点税金等信息的系统维护和更新,以保证计提营业税金的正确性。
注:非日常税金在缴纳时一并计提(2)税金申请及缴纳:
分公司税务管理岗月初根据总公司下拨的税金核对表,对本月应申请税金进行分税种核对,反馈全省税金总额度发送总公司税务专员;并根据额度汇总全省税金申请表电子版及签字版,申请表确定当月税金的缴纳金额及申请下拨日期、批次,三级机构财务综合岗密切关注税金下拨日期,到账后及时缴纳税金。
(3)税金制证
机构财务综合岗及时缴纳税款后,将税票扫描件、回单及税金制证模板发送给分公司财务部;分公司财务部税务管理岗汇总全省税金制证模板报送集中核算会计,集中核算会计制作税金ADI并发给总公司税务管理岗,由其在月初导入;非日常税金和总公司不统一计提的税金申请成功缴纳,税务制证时必须在是否需补计提下选“是”,要注意同时做计提和缴纳的账务处理。
(4)数据报送。
税务对外、对内数据的报送(包括总部下发表格及税务制证),此项工作由总公司集中核算人员填报;(5)税务手续费返还的办理。
分公司定期向机构反馈数据,由机构追踪;代收代缴车船税和个税等税务定期返还。
(6)代理人税金管理。
代理人手续费工作,税务方面涉及税率和起征点的维护,手续费报表和计税明细的核对,也需要分公司税务管理岗实时掌握地方税务的政策和发文,及时报备总部,对系统设置进行维护;(7)税务的外部监管:
由机构配合当地税务监管,分公司提供相关数据,但需及时掌握检査的背景、目的、范围和要求,提前做好准备工作。
(四)财务系统构建
1、构建的目标
(1)集团化财务平台系统。产、寿、健康险等不同主题公司提交的各项数据和信息处理,可以在统一的财务平台上进行处理。(数据分幵单独保存即可,操作界面可以在统一界面下显示)。
(2)以预算动支系统为基础进行合并。将现有其他系统并入预算动支系统,以预算动支系统为基础搭建财务工作平台。
(3)合并系统分为直接嵌入和单点登录两种方式。直接嵌入方式全面性的实现数据完全自动交换,单点登录能将部分数据进行交换。
(4)统一工作平台。将各系统需要审批的信息统一在一个审批界面中,可以通过不同的数据编号进行区别,可以在一个界面中完成所有工作。
(5)数据及信息“一键式”完成。设定个性化报表,将各种财务数据融合到一起,一键式不再需要财务人员在各系统中进行多次查找、拼凑。
(6)以“客户为中心”,从客户需求出发,以工作流程为基础,实现财务系统与业务系统信息的一致性。
2、构建的架构图
如图13所示:
3、财务系统模块构建
(1)审批平台1)消息中心。(主要用于公布通知通告和财务工作通知)①通知通告。
主要用于公布关于财务工作的标准及通知等,全体员工都可以看到。
②财务工作通知。
主要用于总部对机构安排财务类工作,可以逐渐取代电子邮件类的通知,只有财务人员可以看到;阅毕后通知自动转到知识库中备查,总部定期跑报表监督财务人员接收工作通知的时间。
③知识库。包含公司通知通告、财务系列规章制度、已经阅读的工作通知,便于进行知识性查询。集团化财务平台系统。产、寿、健康险等不同主题公司提交的各项数据和信息处理,可以在统一的财务平台上进行处理。(数据分开单独保存即可,操作界面可以在统一界面下显示)④问题库。主要用于机构向总部提出问题,由总部相关人员规定时间答复,并将共性问题建立案例库。逐步取代邮件提问。
2)审批操作。
①将不同单据类型需要审批的信息统一放在同一个待审批界面,点击后进入不同审批界面进行审批,无需多审批界面切换。
字母B开头报销单据字母T幵头 退票单据字母J开头借款(其他应收款单据) 字母H开头 还款单据字母F开头其他应付款单据字母Y开头 预算单据字母Q开头提问问题单据②审批链的维护,可以根据不同单据类型,单独设计审批流程,易于维护。
(2)预算动支系统1)预算节点。此节点提供预算编制、预算转移、预算查询、预算追加等功能。
2)报销节点。此节点提供日常员工报销、报销单据状态查询等功能。
3)往来款节点。此节点提供对应收账款、其他应收款、其他应付款,收、支、佘额管理、帐龄管理、催收等管理。
4)制证节点。此节点提供财务凭证自动生成和手工调整的功能。
5)合同管理节点。此节点提供合同录入、支付信息管理等功能。
6)税务管理节点。此节点提供税金计提、税金申请、税收返还管理、税务检查、罚款公关等申请、审批功能。
(3)薪金系统1)业务员佣金。主要进行业务员佣金的计算及账务处理等功能。
2)员工薪酬发放。主要进行员工薪酬的发放及账务处理。
(4)理赔模块1)成本控制节点。财务对配件价格及工时费进行财务成本控制处理。
2)真实性回访节点。真实性回访的信息反馈。
3)实地查勘节点。实地查勘情况的信息反馈。
4)卷宗审核节点。对理赔案卷进行审核,分为机构审核、总部审核、抽查审核。
5)委托其他及法院节点。在待支付对象为法院和其他的,需要总公司进行复审。
(5)核心业务系统核心业务系统(单点登录):收付节点、退保节点、单证节点。
1)收付节点。保费收取、手续费实付、理赔实付,系统自动生成收付凭证并导入ORACLE系统。具体操作参照“资金集中管理工作流程”。
2)退保节点。退保操作,系统自动生成退保凭证并导入ORACLE系统。
3)单证节点。单证管理系统,具体操作参照“单证集中管理工作流程”。
(6)跨银行现金管理平台CBS系统在跨银行现金管理平台CBS系统中实现资金的账户管理、资金支付、资金的归集和下拨、资金报表分析等,与各业务系统和财务系统对接,实现数据的实时集中及资金支付的自动制证。
(7)ORACLE 系统营业费用、固定费用、业务收入、工资薪金、税金等核算。
(8)报表系统内外报表的查询及提取。
