5 ABC民营上市公司内部审计分析
本章以ABC民营上市公司的内部审计实践为案例,对其内部审计制度建设、管理架构、审计体系以及具体审计工作进行分析的基础上,对其内部审计工作进行评价,发现内部审计工作中存在的问题。
5.1 ABC民营上市公司基本情况
5.1.1 公司筒介及历史沿革
ABC民营上市公司(以下简称“ABC公司”)经某省某市工商行政管理局注册登记,主营业务是药品的研发、生产和销售。
ABC公司于1993年经当地公司经济体制改革委员会文批准,由3家公司共同发起并釆用定向募集方式设立的股份有限公司。经中国证券监督管理委员会核准,公司于1997年在上海证券交易所公开发行。
经过近二十年的发展,公司已形成了以医药为核心的产业基础,在细分领域占据了领导和领先地位,生物制品等领域也取得快速发展。同时,公司以优势制造业为基础,积极进行外延式扩张,布局医药上下游产业链,加大研发投入,充实销售队伍,拓展国际业务,保持了良好的增长势头。
5.1.2 经营情况
2013年是“十二五”承前启后的关键一年,ABC公司坚持“聚焦医药产业,做细分市场领导者”的发展战略,深入推进工商并举、研发创新、国际化业务、规范治理等各项工作,公司规模、市场地位和盈利能力稳步提升。
2013年公司实现营业收入60多亿元,较2012年同期增长,其中医药主业较上年同期增长31%多;实现近7亿多元的利润总额;基本每股收益0.8,较上年同期增长1%。
围绕着经营,公司经营层主要开展了以下几个方面的工作:
(1)进一步强化公司在各细分市场的竞争优势2013年,主要控股子公司A公司加强产品推广,提高竞争能力,继续保持行业领先地位;其他子公司有序推进营销队伍建设、新版GMP认证、药品招投标等各项工作,为公司本年业绩作出了重要贡献,也为公司的后续发展奠定了坚实基础。
(2)深化医药商业平台整合和精细化管理..2013年,公司进一步推进“立足某省,辖射全国”的商业平台建设,坚持以医院纯销业务为主,整合商业品牌,优化资金配置,规范业务流程,医药商业板块各子公司经营成绩显着。
⑶稳步推进各研发项目公司一贯重视产品研发储备工作,持续增加研发投入,广泛与各医学研究机构展开合作,快速推进新药研发进度。2013年,公司获得‘’国家级公司技术中心“认定,医药研究院在研生物制品一个一类新药获得II期临床批件,公司其他在研项目按计划进度稳步推进,整体研发水平不断提高。
(4)坚持实施国际化战略2013年,控股子公司B公司持续加强营销力度,全年实现了销售收入,并于与美国大型连锁零售商签订OTC产品订单,在市场开拓方面取得突破性进展;控股子公司C公司经受住非洲当地局势动荡的考验,销售规模和盈利能力稳步提升;控股子公司A公司、D公司加快推进海外药品注册、cGMP生产基地建设等工作;同时公司总部投资团队积极调研跨国并购、技术引进等项目,为海外市场拓展做好准备。
(5)建立多层次融资体系报告期内,公司非公开发行募集了资金,资产负债结构更趋稳健;成功发行短期融资券,最大程度降低财务成本;由过去单一传统的流动资金贷款向中长期固定资产贷款、并购贷款、外帀贷款等方式转变。整体而言,公司有效地拓宽了融资渠.
(6)持续深化公司治理,提升价值创造能力2013年,公司充分发挥管理服务职能,一方面以内部控制建设为抓手,通过控股子公司董事会建设、财务与投融资管理、战略规划管理、目标经营考核、内部审计等方式加强对公司及控股子公司的规范治理;另一方面寓管理于服务之中,通过建立资源共享平台,提高子公司工作效率,发挥总部的价值创造能力,着力塑造适于集团经营战略的治理模式。
5.2 ABC民营上市公司内部审计现状
ABC公司,在1997年上市之时,按照国家有关法律法规,设立了审计部,由财务总监分管。审计部围绕”服务中心实现有效监督、在服务中推进审计转型、在服务中体现审计价值“的发展目标,围绕公司发展战略,服务大局,积极构建具有自身特色的审计创新体系。
5.2.1 部门内部设置情况
ABC公司,下属子公司达20多家,分别从事着医药、环保、投资等不同行业,且在医药内部,又存在着化学药、生物制品、医药器械等不同领域。
在充分考虑到下属公司不同特性的基础上,按照部门内部人员结构,对部门内部组织上划分为商业组、工业组、新组,各组分别设立一位审计经理,统一向审计总监汇报。
—是,工业组。主要负责对医药工业公司、环保公司进行审计,包括经济责任审计、专项审计、常规审计和绩效考核;保持与相关的财务负责人的日常沟通和协调。
二是,商业组。主要负责对医药商业公司进行审计,包括经济责任审计、专项审计、常规审计和绩效考核;保持与相关的财务负责人的日常沟通和协调。
三是,新组。主要负责对2009年新并购入公司进行审计,具体包括投资公司、医药研发公司等等,并配合投资部开展并购审计。
5.2.2 人员现状
审计部共有审计人员6人,公司本级人数240人,占比2.5%,全部具有大学本科以上学历,其中研宄生学历3人,均获得了专业资格证书或从业资格证。具体的内部审计人员职位状况及证书如下表:【1】
5.2.3 审计职能
《ABC公司内部审计制度》明确了审计部负贵对公司内部各项经济活动进行监督、评价、保证和咨询工作。职责具体内容包括:
1.对所属公司的财务状况、财务成果进行审计。
2.对所属公司的财务收支,资金使用、成本费用、销售情况和财产安全进行审计。
3.对所属公司各地办事处的存货、价格、货款结算、资金回笼、费用幵支,售后服务安装以及操作流程等进行审计监督。
4.对所属公司高级管理人员经济责任进行审计。
5.对所属公司材料设备、工程招标过程和结果的合法、合理性进行监督。
6.对所属公司和各部门的经济合同的履行情况进行审计监督。
7.对所属公司生产性材料、设备、以及非生产经营性物品、设备设施的釆购进行审计监督。
5.2.4 审计制度建设
自成立之日之处,为了使内部审计工作有法可依、有章可循,审计部就根据《中华人民共和国审计法》、《审计署关于内部审计工作的规定》等有关内部审计工作的法律法规,建立健全各项内部审计制度,努力做到“程序规划化、规划流程化、流程标准化、标准制度化”。
结合公司的内部审计实际,制定了《ABC公司内部审计制度》,并根据时代变化,不断予以调整和修订。到现在,其主要内容包括:内部审计工作职责、内部审计工作地位和权限、审计工作程序等。
为提高审计工作效率,确保审计工作质量,审计部依照《ABC公司内部审计制度》,制定了一系列具体化、操作性强的审计工作操作细则,如《内部审计具体工作流程》、《审计部岗位设置和人员管理办法》、《经济责任审计办法》、《工程审计管理办法》。
5.2.5 2013年内部审计开展情况
2013年在发展战略正确指引下,在总部各职能部门及被审计单位的协同配合下,审计部以《审计法》等国家相关法律法规为依据,以全面审计、突出重点为原则,求实创新为动力,强化内控为重点,防范风险为导向,向纵深发展内部审计,不断树立科学化的审计理念,拓宽审计工作的领域和范围,改进审计方式方法,提升审计质量和水平,充分发挥内部审计的内向性监督和咨询服务功能以及”医士、谋士和卫士“的作用,为ABC公司保驾护航;在完善内控制度、改善公司管理,增加公司价值等方面,发挥了应有的作用。
截止年底共完成审计项目四十余项,其中离任审计近十项,财务审计二十余项,专项审计五项,圆满地完成了年度各项审计任务。
在办公室的墙面上赫然写着:ABC公司内审品牌离倒下只差一步了!时刻提醒每一位ABC公司审计人员保持审计的职业操守,打造ABC公司内审品牌。
(1)特色化是内审价值体现的根本①具有特色化良好的内审环境ABC公司内部审计工作开展较早,已有10多年的历史,这源于公司董事会和管理层具有长远性、战略性和全局性的发眼光,他们对加强公司内部控制,促进公司健康持续发展的理念,早已根深蒂固。
在积极地完成自己本职工作的同时,审计部不定期地向分管领导汇总最近工作状况,希望得到领导的重视和大力支持。相反,领导倍加关注审计工作,在资源调配,如人员调配、设备配置、培训等方面也予以充分的支持,并亲自过问审计工作中的重大问题和审计结果的反馈,在每年十次以上的审计专题会议做到全部参加,有时在时间容许的情况,亲自参与审计工作见面会、现场审计结束会。认真批阅审计报告,对审计工作及时、如实地提出具体要求。同时,总裁、财务总监经常以与审计人员共进晚餐或促膝座谈等形式与审计人员进行思想沟通与感情交流。
②幵展具有ABC公司特色的审计项目随着公司基础管理的不断改善,公司规模的不断扩大,收入的不断增长,审计监督关口不断向前转移,从过去的事后监督转为事中、事前审计。2011年先后幵展了近十家公司建设项目材料的采购比价审计。在比价审计工作过程中,严格遵守”审计八不准“纪律。作为采购小组成员之一,参与考察厂商、询价、议价,并负责搜集价格信息、汇总分析询比价资料、起草招标文件和采购合同等,配合相关公司完成了相关工作,总采购金额一千多万元。
第一,大宗物料釆购按标准的招投标流程执行,零星物料采购寻找三家以上厂商进行询比价;制作并使用供应商考察表、询价单、比价分析表、价格确认单等表单,统一厂商的报价口径,在相同品质的基础上比价格,为从源头上规避采购风险、提高采购质量及降低采购成本创造了条件。
第二,创新采购询比价方法,优化釆购方案,降低釆购成本。在某项目的配电箱采购中,绕过供应商,直接与主要元器件的生产商代表取得联系,深入了解各主要元器件的技术参数、使用性能等情况,先选择性价比高的知名品牌,再对该品牌中性价比高的具体产品系列进行优化,经二次询标、议标后,降低采购成本近五十万元。
第三,充分利用分析性复核法,客观、公正地评标及有针对性地议标,降低采购成本。在某项目的花岗岩采购中,白麻和灰麻是两大类主要产品,通过对各厂商的基础资料和报价进行分项对比分析及总体评价,发现规模较大的两家厂商对这两大类产品的报价各有优势(一家拥有白麻矿山,另一家拥有灰麻矿山),但钻孔、磨边等加工费用却高于市场价;依据分析的结果进行有针对性的询标、议标,将原材料、加工费、运费等成本项目分别降到了合理价位,共降低采购成本近四十万元,同时综合势力强的厂商也保证了采购物料的交货期。
第四,身体力行,参与实地测量,减少工程错误开支。在某项目工程部人手不足,代表工程部人员核实招合金门窗变更申请的真实性,为全面、准确地核实变更情况,不怕天气炎热、甚至爬上无楼梯的跃层部分,对所有涉及变更的三百多个门窗进行了实地测量,核减工程款近十万。还参与了室外暖通工程实际完成工程量的测量工作。
③强化成果运用,突破传统打造新机制ABC公司审计特别注重审计结果利用,要求每一个审计项目的离场会上形成《ABC公司现场审计工作跟踪落实表》,包括审计发现、审计建议与处理意见、整改责任部门及人员、整改时间等,连同审计报告上报管理团队。强化成果运用,是实现内部审计为组织增加价值的核心。审计意见和建议要“准、快、细”。所谓“准”,就是审计反映的问题要准确,解决“能用”的问题。所谓“快”,就是指审计反映的情况要快速,解决“管用”的问题。所谓“细”,就是指审计意见和建议要详细,解决“好用”的问题。
④创新方式方法,脚踏实地争取新发现针对目前公司存在“无法对营销进行控制”、“无法做战略抉择”、“无法对自己的营销能力进行有效评估”等现实问题。如与对手相比,公司到底是产品不行,还是品牌不力,还是渠道弱?很多公司很难了解到这些细节,所以,如果在市场上输了,根本不知道自己输在哪里。没有营销审计,很难细致了解自己,无法正确评估自己。在审计中,就大胆尝试将营销审计作为一项经常性的工作,在年度绩效审计的同时增加营销审计程序。
为更好的开展营销审计,提出审计人更要“接地气”的主导思想。深深的感觉到“脚下无泥,没有真实信息”,只是坐在办公室紧握鼠标是不会了解业务实质的,用再好的文字和数字也只是一个花架子而己,“接地气”是审计人从账内走向账外的一条重要途径,是拓展审计工作思维的一项重要举措,是提升审计工作水平的创新方式。只要弯下腰来,沉下心来,用心龄听渠道、客户的声音,才能真正了解一线人员的所思所想与所需所求,出具的审计报告才能更有底气、更有说服力,才能给管理者提供真实鲜活的营销状况。 全年共走访客户、暗访销售终端共计400家以上。经验告诉一个公司市场拓展的如何,暗访几家终端,拜访几家客户就可了如指掌。终端、客户就是公司销售的一面镜子,“是妖是人是鬼”,这面镜子看的清清楚楚。如根据审计走访反馈信息,对某公司的审计评价是:“某公司销售业绩较以前年度有大幅下降、亏损严重,管理团队和业务团队极不稳定,缺乏凝聚力和战斗力,市场基础摇摇欲坠。”公司总部收到审计反馈信息,第一时间调整该区域总经理。目前该市场己步入健康良性循环的发展轨道。积极开展市场营销审计,不仅可以为建立科学的现代公司制度创造有利条件,同时也是我国公司市场营销健康发展及提升品牌力的需要。营销审计工作的开展使荣获集团管理创新奖。
(2)科学化为内审插上朝翔的翅膀①注重自我修复,严格要求确保新成长一直以来坚持ABC公司内审科学化,这个表现在内部审计组织体系、人力资源中的职业资格认证、规划审计计划、现场审计工作的开展、收集各种各样的审计证据、发表独立的审计建议等等一系列工作上。要求每个审计项目必须按审计制度执行。为坚持审计科学化(专业化、规范化、标准化),在完善各种审计制度的基础上,在2013年完成了《ABC公司内审工作手册》的编纂。廉洁审计是底线,审计质量是生命线,文明审计是保障。
②实施远程控制,协同作战激发新活力为了持续保证并提高审计工作质量,增加了《审计日记管理办法》。以审计曰记为连结审计团队协作的纽带。审计日记是反映审计人员执行审计方案,并以当日的时间顺序反映审计人员对审计事项实施检查的全过程记录。ABC公司规定,审计人员须每天通过信息系统将审计日记以电子形式发给所有的审计人员,大家一一给予指导、探讨。提倡一个审计组在外,大家的心都会一直和他们在一起,遇到疑难问题大家集思广益,查到不能查为止,确保审计质量。该远程控制项目管理方式具有以下优点:有利于管理者全面分析和把握现有审计信息和外部审计环境,加强统一协调,合理调配力量,充分发挥现有审计资源的作用,迅速提高工作效率。
③治人治心至上,审计队伍焕发新面貌为进一步提高审计团队战斗力、凝聚力,更加注重审计文化建设工作。年初提出“审计部拒绝平庸”、“成长是对员工最好的奖励”。为解决审计任务重与审计力量薄弱的矛盾,不拘一格锤炼人才,加快对年轻人的培养步伐。全年共参加省审计厅组织的培训十余次,内部组织正式的审计知识培训十七次,审计读书会六次,与六家公司优秀内审人员和行业专家座谈交流取经。
定期开展了别开生面的“审计读书会”活动。通常安排观看影碟,诸如《有效沟通》、《公司的力量》、《大国的崛起》、《医者仁心》、《做对公司有用的员工》等;或者每人和大家一起分享自己读过的一本书;或者相互指出彼此存在的优缺点。从而拓宽视野,提升审计人员的宏观思维能力,主动找出自己进步的空间;还可以增进大家的感情,提升工作协作的默契度.
5.3 ABC公司内部审计存在的问题
十多年来,ABC公司内部审计工作虽然取得了一些成绩,在改善公司内部管理,促进公司目标的实现方面做了一些卓有成效的工作,但是也存在的问题。
5.3.1 内部审计的组织体系独立性欠缺
独立性是内部审计的本质,是内部审计发挥其重大作用的保障。
在ABC公司,财务总监负责整个公司的财务工作,分管财务部和审计部。在现阶段,审计部的审计重点主要是下属子公司的财务收支状况,涉及到财务总监分管的领域,造成“自己管自己”的现象。
在2013年,审计部对审计发现的普遍性问题进行归纳汇总,总数34个问题,其中财务方面的问题就有20个,占一半以上;问题整改率只是54%,其中未整改的问题,几乎百分之80以上就存在财务领域。认为由于这个内部审计的组织体系,是造成了审计整改率低的一个重要方面。
5.3.2 审计部的人力资源不足
人是公司最宝贵的资源。在ABC公司,面临着外部环境一公司规模不断扩大、内部审计业务越来越复杂的情况下,审计部在人力资源方面存在巨大压力和挑战。
(1)审计人员数量少ABC公司,下属20余个独立二级子公司,年销售收入超过50亿元,审计任务很繁重。2013年,审计部共完成审计项目四十余项,平均每月就有4个项目同时在开展,而与此对比,内部审计人员只有6人,人员明显不足。有时候1个人,在1个月同时要应付2个项目,时间明显不足;由于经常出差,审计人员每人每年平均出差天数达到200天。
(2)人员结构不合理,整体素质不高人员的素质通过审计从业年限和专业结构来反映。【2】
通过以上数据,可以看出:
一方面是内部审计人员的知识结构单一,专业基本偏重于财务领域。内部审计人员的教育背景趋同,基本集中在经济管理类。随着现在审计领域不断扩大,特别是深入到销售审计、基建审计,审计人员明显感觉到知识储备不足。
另外一个方面,是审计人员从事内部审计的年限基本都不长,几乎都集中在10年以下。审计是个综合性特别强的工作,对于人的判断力要求特别高,而人的判断力重要的一个来源就是丰富的工作经验,特别是审计工作经验。ABC公司的审计人员,在未从事内部审计之前,全部是从事于财务工作,对财务以外的领域没有涉及。
⑶审计人员职业发展通道不畅通,人员变动频繁一项内部数据显示,2012-2013年期间ABC公司总部下派到下属子公司担任高层的部门中,财务部有10人,而审计部只有1人,位居各个部门最后面。同时,由于审计部在编制上面,只设立1个部长的岗位,不另设副部长或者部长助理的岗位。
这样,审计人员向上发展的途径,无论是部门内升迁,或者是下派到子公司,都不是特别通畅。
由于职业发展受阻等原因,2012年-2013年,审计部新进员工5人、升迁1人、离职8人,人员流动性在总部各部门中位居前列。
(4)审计人员的绩效考核和激励机制不合理由于公司对内部审计工作不够重视,对审计部缺乏整体的规划和设计,且审计结果未能引起足够的重视,导致审计部业绩不明显,ABC公司至今未制订针对审计部全面的绩效考核制度;对审计人员在一些遏制浪费、发现舞弊等行为等一些好的工作成果从未予以奖励和激励。
5.3.3审计领域受限
由于领导对审计工作不够,且审计独立性不强等原因,审计部的审计领域主要是在财务领域,如2013年完成的审计项目中,不包括与财务相关的专项审计,财务审计就有二十余项,占一半以上的比例。
在财务审计中,审计重点仍为会计核算的准确与规范方面,未涉及到融资审计、成本审计、销售费用审计等财务深层方面。
5.3.4 审计手段落后
由于审计人员对计算机不太熟悉,且加之ABC公司未有统一的财务软件,审计部一直停留在现场查阅被审计单位原始会计整理的方面,停留在手工查账的基础上,不仅效率低,而且审计时间较长,严重影响了审计功能的发挥,影响被审计单位乃至管理层对审计工作的印象和态度。
5.3.5 审计整改落实率低
在2013年12月,审计部对审计发现问题进行整改落实的统计发现:问题整改率只是54%,大部分、关键性的问题未得到整改。比如在对某分公司进行审计中,发现在广告费及展柜费的管理存在巨大漏洞一是,大量现金支付,且对方无签收手续。2年间,我公司支付给2家广告公司的广告费50余万元,均由市场专员以现金方式给对方,对方未留下任何签收单据。
二是,假发票泛滥。审计对2家公司提供的70余万发票的真实性进行了核查,发现50余万元发票不真实,占比70%多。
三是,在广告商的选择环节,存在关联方、“皮包”公司。经核实,一家广告公司注册的办公地点不存在同时,与该公司老板进行谈话得知,他承接我公司业务后,分包给具有真实制作能力的制作商?,该老板是我单位一位员工的亲戚。
管理层经过讨论,决定对负有管理责任的经理给予谈话,在全公司内部进行不记名的通报;责令经理对相关责任人进行处理,对相关流程进行梳理,明确各类经手人员的职责。
由于处罚较轻,且决定不明确,导致本应该给到惩戒的案例未能达到审计初衷,被审计单位未用心、用力去整改。在审计整改统计过程中,被审计单位就就认为流程已经很好,不需要树立,而且认为到底树立哪些相关流程,最终,审计结果没有得到应有的重视,审计发现问题没有得到整改。
