国内外图书馆领域项目管理的理论与实践研究(3)

　　案例 3:美国堪萨斯大学图书馆。
　　
　　2003 年，堪萨斯大学图书馆面向全校师生开展了参考咨询服务，最初每周进行 16 个小时的参考咨询，这项服务一开始就在师生中获得了极大的反响。2004 年初，每周提供 32 个小时的参考咨询，但这仍旧不能满足广大师生的需求，此时图书馆提供这项服务的人员已经是满负荷工作，且这项工作从一开始就是无报酬的志愿服务。为了解决出现的问题，堪萨斯大学图书馆采取了两项措施：第一，与堪萨斯州的其他大学图书馆合作建立联合参考咨询；第二，让图书馆勤工助学的熟悉图书馆工作的学生参与到参考咨询的服务之中。
　　
　　2004 年，堪萨斯大学与堪萨斯州立大学建立了联合参考咨询。随着参与者的增加和参考咨询服务数量的不断增加，出现了各种各样的问题。面对不断增加的需求和出现的问题，这项活动的发起人---堪萨斯大学，决定利用项目管理的方法来管理这项工作，项目管理方法及相关服务软件的应用，使这项参考咨询服务在堪萨斯州取得了成功。2005 年初，恩波利州立大学与卫奇塔州立大学也参与其中，共同向读者开展更高层次的参考咨询服务[42].
　　
　　2.2 国内实践。
　　
　　国内图书馆界项目管理实践跟随国外的步伐，项目管理在国内图书馆界主要运用在数字图书馆建设、回溯建库、图书馆搬迁、信息咨询、读者活动等工作中。
　　
　　在数字图书馆建设方面，郑惠伶介绍了中国人民大学图书馆运用项目管理方法加强和完善了数字图书馆的建设和管理[43].郑林峰介绍了项目管理方法在图书馆数字资源建设中的应用[44].郭璇在分析项目管理问题的实质与作用之后，结合高校数字图书馆项目管理的实例，通过列举运用帕累托分析确定项目管理方法与步骤，指出进行帕累托分析时应注意的要点[45].
　　
　　在回溯建库方面，毕静以曲阜师范大学过刊数据库回溯建库工作为例，认为项目管理应用于图书馆能保证质量，节约成本，提高工作效率；有利于调动员工的积极性，推动图书馆管理体制的改革[46].张春梅介绍了复旦大学图书馆利用回溯外包的手段及采用项目管理的方式对全馆的民国期刊进行回溯整理的经验[47].
　　
　　在读者活动方面，张宛艳介绍了南阳师院图书馆在基于中原文化传承与创新的阅读推广活动中，探索和研究项目管理的运作模式[48].曾志文介绍了项目管理在广西壮族自治区“八桂讲坛”中的运用[49].谭春锦认为公共图书馆在读者活动中引入项目管理使得活动目标明确、分工合理，有助于提高工作效率，避免拖延[50].
　　
　　在图书馆搬迁方面，丁一红介绍了项目管理方法在南通职业大学图书馆举馆搬迁中的运用，她认为由于成功采用了项目管理的方法对项目的进度、费用及搬迁效果进行控制，达到了很好的效益[51].
　　
　　除此之外，还有一些文献从较为宏观的层面探讨了图书馆运用项目管理的可行性和优点。吴翠红认为，在图书馆中应用项目管理，能够让馆员清晰工作目标、明确工作范围、责任分明，提高管理效率，避免相互扯皮推诿[52].任贵华以镇江高等专科学校图书馆为例，分析了项目管理在高校图书馆中的应用、出现的问题及对高校图书馆工作的影响[53].
　　
　　从以上的案例中不难发现，项目管理对于图书馆管理及图书馆服务质量的提升是显而易见的。由于项目管理能够帮助图书馆应对突发事件、避免拖延和浪费时间与资源，因而项目管理在一定意义上为图书馆工作带来了安全感。文献调研发现，同处于珠三角地区的顺德职业技术学院图书馆、东莞图书馆和佛山市图书馆在组织层面都开展了项目管理，触及到图书馆项目管理过程、评估和“职能-项目”复合管理等深层次问题。但三者之间又有明显的区别，下文将从具体的实践过程对这三个图书馆所开展的项目管理作一介绍和区分。
　　
　　案例 4:顺德职业技术学院图书馆。
　　
　　顺德职业技术学院图书馆在项目管理的实践中，提出了图书馆“职能-项目”复合管理模式的构想，并尝试实施。该馆 2009 年引入项目管理理念，先后成立了三个跨部门的项目小组：特藏建设小组、专业馆员服务小组和社会服务小组。2011~2013 年，又相继成立了阅读推广小组、读者培训小组、期刊数据整理小组及读书月活动小组等。这些小组与该馆四个职能部门（采编部、流通部、参考咨询部及技术部）分工协作，共同完成了“全面提升图书馆服务质量”的阶段性发展目标。该馆成立的若干项目小组与四个职能部门形成了矩阵组织架构。张彦静在 《图书馆“职能-项目”复合管理模式构建》 一文中介绍了顺德职业技术学院图书馆实施“职能-项目”复合管理模式取得了成效[54].
　　
　　案例 5:东莞图书馆。
　　
　　东莞图书馆项目管理工作自 2006 年起步，面向全体员工，通过个人申报、馆内立项的形式开展业务建设和业务研究。东莞图书馆项目管理工作涵盖了与该馆工作有关的各级项目，包括国家项目、部级项目、省级项目和馆级项目及合作项目、相关项目。
　　
　　2006 年，该馆项目管理与业务工作紧密结合；2007 年，伴随“管理年”的主题活动，项目管理的理念逐渐得到强化；2008 年结合该馆“规范年”主题活动，规范项目申报、立项、过程管理与结项等环节，修改和完善了 《东莞图书馆项目管理办法》；2009 年结合该馆“研究年”的主题活动和东莞市图书馆之城建设的战略方针，在全市启动了面向总分馆体系的“图书馆之城”研究项目；2010 年，项目开始邀请业内专家进行项目评审和“传帮带”的辅导；2011 年，为满足全市图书馆事业发展的需求，“图书馆之城”建设研究项目更名为东莞市图书馆公共服务体系建设研究项目；2012 年，项目管理工作主要围绕中国图书馆年会等重点工作开展；2013年，是该馆项目管理工作总结思考和尝试变化创新发展的一年，项目申报和结项时间稍作调整，利用 QQ 平台等加强了项目中期过程管理。廖小梅在 《东莞图书馆项目管理实践与绩效》 一文中，详细介绍了东莞图书馆项目管理取得的成绩[55].
　　
　　案例 6:佛山市图书馆。
　　
　　2011 年佛山市图书馆正式提出了“项目立馆”的办馆理念，在内部管理中引入项目管理的模式，分三个阶段进行“项目立馆”的探索和推进。2011 年是探索实施阶段，通过一个典型项目工作实验性地引入项目管理模式，在此基础上试探性地小范围推进；2012 年在总结经验的基础上在全馆范围内有限推广；2013 年，全面推进“项目立馆”.
　　
　　2011 年 1 月，佛山市图书馆组建由业务骨干组成的“项目立馆”课题小组，从理论上探讨图书馆开展基于项目的管理“（项目立馆”）的必要性与可行性、图书馆项目的特点和种类、图书馆项目团队组织结构及责权利益、图书馆项目实施步骤与办法、管理层对项目的支持、图书馆项目成果的推广应用等一系列课题，撰写了 《项目立馆---图书馆发展新思路》。先后推出了 《佛山市图书馆项目实施步骤》《佛山市图书馆项目文档模板》《佛山市图书馆项目实施答疑》《佛山市图书馆项目等级说明》《佛山市图书馆项目申报办法》等一系列项目管理实施文件。佛山市图书馆项目管理实践的学术研究成果也比较丰富，曲晓玮[56]、洪文梅[57]、刘沫[58]、刘淑萍[59]、屈义华[60]等人先后发表的文章在国内图书馆界引起了较大的反响。这些理论和实践成为“项目立馆”顺利实施的保障。
　　
　　同为公共图书馆的佛山市图书馆和东莞图书馆，在图书馆经营战略、组织机构、项目管理过程和实践效果上各具特色。比较佛山市图书馆和东莞图书馆实施项目管理的共性，主要集中在两个方面：第一，都是在没有外界压力的情况下自觉采用项目管理的方式，自觉改善管理提高效率；第二，都采用敏捷项目管理方法，这是由公共图书馆的特点来决定的。传统项目管理过程正规，要求的文档数量多，而对于小型项目来讲成本过高，因此敏捷项目管理应运而生。但佛山市图书馆、东莞图书馆和顺德职业技术学院图书馆开展的项目管理，也有着明显的区别：第一，佛山市图书馆的项目管理是全面推行，是“项目管理”战略指导下的制度化推行。佛山市图书馆将“项目立馆”作为图书馆战略，先后制定了一系列为项目化管理服务的规章制度、建立佛山市图书馆项目管理系统作为项目管理的信息化平台[61],将项目管理作为佛山市图书馆的常态化管理手段。从 2011 年佛山市图书馆“项目立馆”试水初期到现如今“项目立馆”在佛山市图书馆落地生根，佛山市图书馆就把项目管理作为本馆建设与发展的重要手段，把项目运作作为本馆管理的核心，深入到业务发展的方方面面。第二，佛山市图书馆把项目管理与绩效考核相结合，综合考核有效激励。佛山市图书馆的项目与运作不是分别考核，而是融为一体，项目总分是员工年终考核成绩的重要组成部分。第三，佛山市图书馆的项目管理来源于企业项目管理，但绝不是企业项目管理方法的简单复制。佛山市图书馆实施“项目立馆”,从组织结构、管理方式入手大胆创新，从应对变化走向了挑战变化、引领变化，是对企业项目管理方式的移植和改进。综上来看，三家馆在图书馆经营战略、组织机构、项目管理过程和实践效果上各具特色，但佛山市图书馆走得更远。