内容摘要：在现代社会的不断发展进步的背景之下，我国的办公自动化设备也在不断地更新发展。它已经从最开始的简单式工作辅助产品，发展演变成现如今的大型复杂式的协同工作产品，为秘书的日常工作带来了极大的便利，创造形成了一种新的工作环境与氛围。从另外一个方面来说，它又给秘书人员做好保密工作增加了一定的难度，这些难度主要体现在技术问题、人为问题、制度问题上。这些问题可以从学习改良技术、加强培训员工、调整管理制度这三个方面进行解决。在现代的办公自动化环境下，即便是在处理保密工作时遇到了各式各类的问题，秘书人员也应当积极地面对问题，并想出解决问题的办法与对策，努力地去做好秘书的保密工作。
关键词：办公自动化 秘书 保密工作 问题 对策
Discussion on the Problems and Countermeasures of Secretary Confidentiality under Office Automated Environment
Abstract: Under the background of the development of modern society, office automated isin constant updates in our country. Office automated equipment has developed to the largecomplex collaborative work products from the very simple working assistant products at the verybeginning, which brings much convenience for the daily work of the secretary and creates newworking environment and atmosphere. Meanwhile, it brings much difficulty for theconfidentiality of secretary. The difficulty lies in technology, human problems, system problem.These problems can be improved from learning technology, strengthen training staff, adjustmanagement system these three aspects to solve. Under the modern office automatedenvironment, secretary should face the problems actively, finds out the methods andcountermeasures for the solutions and do well in the secretary confidentiality in dealing with thevarious questions of confidentiality works.
Key Words：Office Automation；Secretary; Confidentiality; Questions; Countermeasures
目 录
一、引言
二、办公自动化环境下秘书保密工作的特点
（一）更加封闭性
（二）依靠群众性
（三）相对安全性
三、办公自动化环境下秘书保密工作遇到的问题
（一）技术问题
1.软件硬件因素
2.病毒入侵因素
3.自然灾害因素
（二）人为问题
1.员工思想品质因素
2.员工沟通表达因素
3.员工办公能力因素
（三）制度问题
1.制度管理不健全
2.投资力度不强大
3.信息保管不落实
四、办公自动化环境下秘书保密工作的改进方法
（一）学习改良技术
1.建防火墙
2.杀毒加密
3.注重备份
（二）加强培训员工
1.加强思想品质教育
2.教其口头保密方法
3.提高管理机密能力
（三）调整管理制度
1.建立健全保密制度
2.加大保密投资力度
3.落实信息管理措施
五、结语
参考文献
一、引言
在现在日新月异的社会发展背景下，办公自动化设备也在不断地更新发展，这对秘书的保密工作产生了重大的影响。“办公室的重要职能之一就是保密工作，而保密工作同时也是秘书工作的重要内容。”在我国的各个企业单位中，秘书工作人员几乎每天都遇到一些与机密相关的工作事情，因此秘书做好保密工作是十分必要的事情。办公自动化设备主要是用来处理秘书工作中信息的收集、处理、存档等工作，其大大地加快了秘书工作人员的办事速度，并且在一定程度上提高了员工的做事效率。与此同时，它又为秘书人员做好保密工作增加了一定的难度，办公自动化的多种设备使得泄露机密信息的可能性增大。办公自动化在为秘书人员带来轻松的同时，也对秘书提出了更高更具体的要求，它不断地促进自身的发展与进步，加强保密意识，以此来积极地面对办公自动化环境下的保密工作。
我国的办公自动化设备是从八十年代末期开始学习发达国家而引进来的一项技术，它为秘书的日常工作带来了极大的便利，创造形成了一种新的工作环境与氛围。办公自动化设备为秘书节省了大量的时间，可以更好地为领导做更多的事情，完成领导的工作任务。“要提高政府、企业的现代化管理水平和工作效率，文秘人员必须建立一个套以计算机网络为基础、结合了科学管理思想和行为科学的办公自动化体系，以促进办公活动的规划化和制度化。”在现代社会中，办公自动化已经成为秘书工作不可或缺的使用工具，是秘书做好每一项工作的关键。办公自动化在对秘书工作有着重要的积极性影响的同时，也在一定的程度上影响着秘书工作的难度，尤其是秘书的保密工作。“保密工作是秘书工作的重要组成部分，保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。”由此可见，在现代的办公自动化环境下，秘书即便是在处理保密工作时遇到了各式各类的问题，也应当积极地面对问题，并想出解决问题的办法与对策，做好保密工作。
二、办公自动化环境下秘书保密工作的特点
“随着新技术的不断发展，改变了传统的办公方式，极大地促进了办公自动化系统的发展，无纸化办公正悄然兴起，其省时、便捷等优势已逐渐成为人们的新宠。”在这样的办公环境背景之下，秘书的保密工作也有着一定的特征。
（一）更加封闭性
“保密工作维护着国家和社会的利益，因此，知密的人员只能控制在一定范围之内，亦即将秘密封闭在一定的圈子之内，至于对圈子之外的人，则具有排他性。”在以前的办公环境下，秘书的保密工作就具有着一定的排他性，这就是保密工作的一种封闭性的表现方式。由此可见，在现当代的办公自动化的环境下，机器设备发展越来越繁盛，网络技术传播越来越广泛，这样的社会环境就会使得组织的机密信息收藏的更加封闭。这样的办公环境下，也就更加得适合秘书做好保密工作，电子设备的充分使用使得组织机密信息保存地更加完善。
（二）依靠群众性
企业或者组织想要保管好各自的机密信息，这就一定要依靠着人民群众的力量，走群众路线。无论是在古代的手工化时代下，还是在现当代的办公自动化环境里，想要做好保密工作，这不仅仅要依靠着秘书的保密职能与义务，与此同时，也要依靠各个单位部门的员工以及其他的社会群众。一方面，组织需要不断地提高秘书工作人员的综合素养，并且采用综合性的人才来充实组织的工作团队。尤其是在办公自动化的环境下，组织更加需要对秘书工作人员的素质有新的更高的规定，不仅要求秘书的政治素质高，而且对秘书的计算机等设备的操作能力也需要有较高的要求。只有依靠着这样全方面发展的秘书，才可以更好的做好保密工作。另外一方面，组织做好保密工作，还需要依赖组织内部的其他员工，这些群众与组织的工作紧密相关，加强做好这些群众的保密思想教育也是极其重要的。因此，在办公自动化的环境下，做好秘书的保密工作具有一定的依靠群众性。
（三）相对安全性
在现如今的办公自动化环境下，秘书大多是依靠这些计算机等设备来完成工作，然而在运用这些设备时，有可能是导致机密信息的泄露情况发生。计算机泄露机密的渠道有：“电磁波辐射泄密、计算机网络系统泄密、计算机存储介质泄密。”另外，除了这些办公自动化设备可能导致的泄露机密信息之外，还存在着办公室人员泄露机密信息的问题。“安全与保密是办公自动化正常运行的基本要求，因此安全与保密问题是建设办公自动化系统必须要重视的。”针对录音机、摄像机等等一系列的办公设备，在其能够保存保管机密信息的同时，也都会存在着一定的安全隐患问题。因此，在办公自动化环境下的秘书保密工作存在着相对的安全性，只有提高这些设备使用的安全性，才能够创造一个安全可靠的网络工作环境。
三、办公自动化环境下秘书保密工作遇到的问题
在传统式的办公环境下，秘书工作人员是在一定的规章制度条件的制约下，依靠着人工手工完成了大量的秘书工作。但是在现如今的办公自动化的环境下，秘书工作人员充分使用了计算机等互联网工具，使得办公更加的便利简洁。然而在办公自动化环境下，秘书工作中的保密工作还存在着一系列的问题。
（一）技术问题
办公自动化的环境下，对于计算机等互联网工具的使用情况中，其中最硬性的问题即是技术问题。
1.软件硬件因素
软件和硬件是计算机配置的基本设置，是办公自动化环境下保密信息安全与否的关键因素。“软件因素：系统软件、应用软件的可靠性，容错与纠错能力，系统遭受袭击或破坏后的恢复能力是影响保密信息的安全；硬件因素：计算机设备、网络线路、存贮介质等物理设施的质量严重影响保密信息在传输、存储过程中的安全。”在办公自动化环境下，保管好设备中的软件和硬件设置，是秘书做好保密工作的重要保障，是确保各类等级的机密和重要信息不被泄露的关键步骤。
“1991年上半年，荷兰电脑专家利用了当地的电话线，接上了美国国际电脑网，轻而易举地进入了美国肯尼迪太空中心、太平洋舰队司令部、劳伦斯尔摩国家实验室和斯坦福大学的电脑系统，窃取了大量秘密，时间长达六个月。”这就是对办公基本设备没有做好保密的措施，导致军事等机密的泄露的情况。
2.病毒入侵因素
观看计算机病毒发展的历史，我们不难发现计算机病毒能够以各类的形式与方法，感染办公室设备中的各类机密或非机密的文件。并且这些病毒破坏的速度非常的快，难以防备，这给办公室中的秘书信息的保密工作带来了巨大的难题和烦恼。在办公自动化环境下，病毒可以依附在正常的文件下进行传播，这些都会严重的影响着信息保密工作的运行。只有消除了计算机病毒，才会使得秘书的保密工作正常的操作。
然而随着现代社会的不断发展以及办公自动化设备的不断应用，使用网络的用户也越来越多，所以网络信息安全的风险也越来越大，秘书对信息保密工作的管理也越来越难了。在秘书日常的每一份工作中，只要是在使用办公自动化系列设备的情况之下，都有可能会被外来的病毒侵入，使得办公室的机密信息得不到安全的保护。有的病毒软件会随着u盘等设备插入电脑中，甚至还会使得办公室的一系列自动化设备瘫痪或者中毒等等，因此，这就增加了做好保密工作的难度。
3.自然灾害因素
现代社会中，经常有一些自然性的灾害发生，比如有地震、火灾、水灾等等。这些灾害往往无法控制，并且会对办公自动化设备有着严重的破坏性，对通讯的线路或存贮的重要信息的安全都会造成不可估量的影响。因此，自然灾害因素也是秘书保密工作问题中需要面对的一个重要因素，它也可以对办公室的机密文件造成严重的损坏。
在现如今的环境下，大多数自然灾害的力量是我们无法控制的，并且它们的破坏力也是极大的。不同种类的自然灾害对办公自动化设备的影响程度也是不一样的，但是其结果都是会损坏了秘书所需要保护的机密信息文件等等。因此，在无法控制这些自然灾害的基础上，秘书就应当勇敢地去面对这些问题，积极地去想一些解决问题的办法，尽其最大的力量去做好秘书的保密工作。
（二）人为问题
“办公自动化的应用不仅仅是因新的机器运行才带来的便捷，更多的是通过人的操控来达到效率的转变。”因此，办公室秘书工作人员也是保密工作的主要因素之一。
1.员工思想品质因素
信息保密是秘书人员最基本的素质，但是无论在什么地方，总有一些秘书不遵守职业道德，为了一己私利而去出卖自身所在的单位，道德品质低下。另外，在一个企业中，不仅需要秘书人员做好保密工作，还需要其他各部门员工的积极合作与配合。如果只是依靠企业中一两个部门的工作安排，那是不可能在现如今的办公自动化环境下，去做好保密工作的。只有单位中各个部门的员工们努力配合彼此的工作，自觉地遵守我国的法律法规，不做那些道德败坏的事情，国家才会更有秩序，企业单位才会更好的发展进步。
然而，人是多变的，又有着各种各样的想法，任何一项技术都是无法决定着人的行为的。
无论是在现代还是在古代，都会有秘书因为缺乏基本的保密意识，而泄露出机密信息的案例发生。在南宋宁宗嘉定年间，朝廷中有位负责写制诰的中书舍人余嵘，虽官居要职，但他却不擅长撰写制诰，然而却每次都能够完成中书省所需要的制诰草拟工作，原因是他一直让其表侄应镛帮他完成任务。应镛学识渊博，是宋宁宗庆元年间的进士，他可以熟练地撰写朝廷的制诰，于是就为自己表叔的工作帮了忙。虽然应镛明白这样的做法是不正确的，但又由于彼此有着亲戚关系不好拒绝，只能将这件事情答应下来。这样时间一长，叔侄之间的来往，成了当时中书省日常工作中的一个惯例。这个案例表明余嵘作为中书舍人，虽然肩负着保管国家机密信息的职责，但是却没有做好这一工作，明显的缺乏保密意识；另外，其侄子应镛应该拒绝余嵘，而不是替他完成工作，这也是缺乏保密意识的一种现象。因此，员工的思想品质也是保密工作做好与否的一项重要因素。
2.员工沟通表达因素
秘书人员在日常的工作中就应该谨言慎行，尤其是接触了一些机密的信息之后，更应当如此，严格注重自身的言行。“秘书长期接触领导，知道机密事情较多，因此总有一些人想从他们口中套出一些‘信息’。”有些秘书常常便会被别人套走了组织的机密信息，从而酿成了大祸。有的秘书在与他人沟通时，经常会不注意自己的言语，从而使得别人能够从秘书讲话的漏洞中抓住一些东西，对机密信息的保管不利。甚至于有的秘书在与自己交心的朋友知己沟通时，完全可以毫无顾忌地讲出组织的任何事情，这极其地不利于机密信息的保管，其结果很可能是害人又害己。
有的秘书人员是会因为一己私利而故意地去泄露机密，但是有些秘书却是因为自身的沟通能力而无意间泄露了组织的机密信息。秘书在讲话时，如果不注意周围的环境，就会被别人听走组织的机密，别人便可以利用这一点来对组织造成破坏。有的秘书会因为无法拒绝别人的询问，而透露出机密，这也是沟通表达能力不足的一种变现。因此，员工的沟通表达因素也是秘书做好保密工作的影响因素之一。
3.员工办公能力因素
秘书的工作内容大部分都是一些比较零碎的事情，虽然现如今可以通过办公自动化的设备，来降低秘书工作中的出错率，但是仍然会有员工因为一些其他的原因，使得这些工作还是存在着一定的问题，使得机密信息可能会保存不当。虽然看起来秘书每天所做的事情，都是一些小事情，但是如果没有细心检查工作，出现的小问题也可能是会对企业造成巨大的损失。“某研究所的技术人员出差经过北京，知道该单位的卡车将从北京返回单位，就将自己的衣物和保密册托人带回去，但是到了目的地之后，保密册却不见了，里面还记载着我国军事机密，至今下落不明。”正是由于这位员工的一时大意，将机密托人保管，才会有保密册丢失这一事件的发生，若是被敌人有心偷走，那后果只会更加的严重。
在以前，办公室堆满的文件都需要秘书手工地去保管与存档，有年代比较久的文件，还需要重新输入文件内容再打印出来；但是在现在办公自动化的环境下，秘书保管文件只需要磁盘刻录进去就可以保存了，但是这也会造成其他的问题。如果有秘书因为个人能力问题，忘记刻录之后的处理事项或者不明白一些复杂机器的运作等等原因，就会使得机密文件得不到很好的保存，也会使得秘密泄露出去，对企业不利。
（三）制度问题
在部分企业中，对于秘书保密工作的规定，仍然存在着一些制度上的问题。“现有制度不能覆盖业务工作的全过程，某些重要的工作环节出现管理空白。”
1.制度管理不健全
在时代的不断变迁下，办公自动化的设备基础也是在不断的更新发展，在这样的发展环境之下，便不断地出现了新的技术、新的设备。这样的环境下便需要一个新的管理制度和模式，然而，部分企业就并没有随着技术的改变而改变制度管理模式。自然而然，在社会发展与变革的期间，就会有部分企业在某些工作环节中出现制度管理不健全的现状，甚至于其会有很长一段时间的空缺。这种情况下，它就会造成企业内部的工作发展与秘书保密工作不协调，这样就会使得保密工作不能很好的进行。
同时，有的企业会太过于注重传统的管理制度模式，不会轻易地去尝试新的管理制度，使得与现在社会的办公自动化工作环境有所出入。另外，有些企业的保密工作的规章制度，制定的过于空洞，即没有具体的执行操作步骤，这也是秘书保密工作中一项不可忽视的问题。“上海某金笔厂生产的钢笔抛光机，操作方便，结构简单，同时钢笔套光泽自然，暗中带亮，这项技术在世界上处于领先地位。某外国公司知道后，以技术合作为理由，派人到工厂参观，但是他们却从不同角度对抛光机进行了录像，使得机密技术曝光。”这也是该公司制度管理不健全的一种表现，如果其建立了合理的保密制度，不允许别人进行录像，那它独特的制作手法也不会泄露出去了，可见管理制度建立好的重要性。
2.投资力度不强大
企业中的机密信息安全与否，与企业对于办公自动化设备的投资力度大小有着紧密的联系。企业相关部门投资力度小了，那计算机等设备就会存在着不安全的性质，这样的话，有些部门的重要机密信息就可能会被泄露出去。“1980年，在我国与美国签订杂交水稻技术转让合同时，美国通过其情报资料中心查询到我国56篇相关的资料期刊，使得我国蒙受了巨大的经济损失。”从这一案例中，可以看出我国对这些文献缺少一定的保护，对这类保密的期刊杂志缺少一定的资金投入，才使得这些重要信息的泄露。
随着时代的发展，计算机网络的应用越来越广泛，这就意味着有越来越多的信息是可以被共享的，这就表明办公自动化环境下，机密信息的存贮越来越不安全了。由此可以发现，对办公自动化设备的投资力度不大，那机密信息就得不到很好的保存，秘书的保密工作因此也不会做的很完善。
3.信息保管不落实
有一些企业单位部门仍然只注重一些纸质类的秘密档案信息的管理，对那些档案管理得极其细致认真。可是在现如今的办公自动化的环境下，某些单位部门对电子式的秘密信息的传输，却缺乏合理性的保管措施。其次，甚至于有些部门只关注那些纸质类的、原始性的档案秘密信息，对于那些复印出来的文件档案却没有采取适当的措施进行保管，使得秘书对于部门的保密工作更加地难以做好。
“据报道，日本某乙公司知道了某甲公司正在研制一种检测仪，就从甲公司的两名清洁工人手中购买了其公司的垃圾，并且从这些废纸当中收集了相关的数据信息，于是两家几乎同时推出了这一新产品，使得甲公司损失惨重。”这就是对纸质类的机密信息保管不当而造成的严重后果，纸质类信息泄露产生的影响如此严重，同时，电子式的机密信息泄露也会更加的严重。
四、办公自动化环境下秘书保密工作的改进方法
针对上述一些办公自动化环境下秘书保密工作存在的问题，提出以下解决问题的对策与方法。企业部门应该着重于采取这些措施来改善办公自动化工作的环境，为秘书做好保密工作提供更好的工作策略。
（一）学习改良技术
为了更好的适应社会发展，秘书应当不断的学习新的知识，把自身培养成综合性的人才，并需要把知识运用到实际的工作中去，为工作岗位尽职尽力。
1.建防火墙
秘书工作人员除了需要掌握最基本的办公自动化的基础操作，同时，秘书也应该更多的学习和掌握在保密工作中所需要的，对机密信息保密的知识与技能。创建防火墙这一技术，它是主要用来确定哪些链接可以允许外部的访问，哪些链接只是允许内部系统的访问，它可以实现外部与内部之间的安全保护作用。这可以初步而具体地区分开内外部的链接访问，这样可以保护好企业的资料信息，可以不让部门的机密信息随意的流露在外人的眼前。
与此同时，办公室在初步购买办公自动化设备时，就应该对这些设备进行专业的检查，防止被“有心人”植入病毒等等。只有在完好无损的计算机等设备中，建立坚固的防火墙技术，这才会便于秘书更好的做好机密信息的保密工作。
2.杀毒加密
“办公自动化的环境下，文件档案的传播渠道日益增多，窃密手段也日益现代化，各种信息载体都可能成为‘黑客’攻击的对象，烦不胜防。”因此，安装杀毒软件是十分重要的事情，这样才可以有效及时地消灭掉外来入侵的病毒。与此同时，秘书需要对部门的机密文件信息进行加密处理，这样便于更好的保守住机密文件。此外，在现如今时代更新发展如此迅速的大环境下，对于那些逐步被淘汰的计算机设备，我们应该合理地进行处理。对于有用处的零件，我们可以留下使用更换；对于没有用的零件，我们也不可以低价出售，而是应该直接砸掉、销毁掉。因为有些数据是有可能会被恢复的，因此出售对我们保存机密信息是有一定的风险的。
对于一些存档在计算机中的、需要设置密码的机密信息，秘书应该设置足够长度的密码，尽量增加密码破解的难度，这样才可能更好的保存好部门的机密信息。同时，秘书也应该加强对删去的数据做好加密的技术处理工作。另外，对于检测密码的程序也应该采取加密、编译的措施，在有外人入侵时，应该在设备中有自动提醒之类的防范措施。
3.注重备份
部门的机密信息在保管不当的情况下，就可能会被“黑客”入侵，或者在遇到一些目前无法掌控的自然灾害时，这些信息便可能会被损坏，这就要求着秘书在平时的日常工作中，就要注重做好各类信息的备份工作，以防信息泄露之后被销毁而无法找回。与此同时，秘书在工作要求下，为他人复制文件的时候，应当逐个逐件地去复制文件资料，以防文档内的全部资料被复制出去，或者直接被剪切给别人，从而造成自身的电脑当中文件全部丢失的现象。
在现如今的办公自动化设备不断发展完善的情况之下，重要性的电子信息在存档时，应当用磁盘或者光盘拷贝、刻录下来。对于固态硬盘，需要时刻进行备份；对于机械硬盘，则可以一周备份一次，这样可以有效防止信息的遗漏丢失。因此，秘书在任何工作状态下，都应该及时的做好平时的资料和机密信息的备份工作，这样才可能更好地做好保密工作。
（二）加强培训员工
员工对于处理办公室内相关事情的态度与做法，是决定秘书工作人员能否做好保密工作的关键。企业部门不断地加强员工的保密意识，进而能够不断地提高他们的职业素质，更好地做好保密工作。
1.加强思想品质教育
保密工作是秘书工作中一项重要的工作内容，秘书人员应当自觉地去做好各项保密工作。“秘书人员的素质高，坚定、自觉就能保住机密，否则就会被收买、动摇，即使有多么好的保密措施，也会泄密。”由此可见，企业相关部门对秘书工作人员的思想品质需要加强教育工作的管理，以防有些秘书会自私地去泄露企业的机密信息。“在民办教师转正时期，一位在县政府工作的秘书收到了一位老同学兼民办教师的来信，他是想问自己是否被批准了，后来这位秘书稍人带去了一只空的玻璃瓶。原来这是守口如瓶的意思，这就算委婉地拒绝了回答老同学的问题。”这位秘书就是自身有着良好的思想品质观念，没有碍于老同学的情面而泄露信息，会做到了保守住机密的信息，可见加强秘书人员品质的重要。
在对秘书人员的思想品质教育方面，企业相关部门的负责人员需要注重从不同的观点观念切入，强化秘书的保密意识，教其更好地做好保密工作。秘书在办公时需要有一定的警惕性，在处理任何机密的信息时都应当防备着周围的人和环境。另外，秘书需要学习了解掌握一定的法律规章制度，要有法律观念意识，不可做任何违背《保密法》的事情。最重要的是，秘书必须要加强自身的职业道德素养，坚决地保守住企业的机密信息，树立为企业、为工作服务的精神。
2.教其口头保密方法
为了不被“有心人”探测到一些机密的信息，秘书人员最基本的是应当在在任何同事、家人或外人的面前讨论组织内部的信息，做到守口如瓶、不多嘴。但是这也并不是意味着秘书就要什么话都不说，这样就可能会影响到与对方的交流，这也可能会对彼此工作上交谈造成一定的影响。由此可见，这就要求着秘书在工作时，要有一定的交流沟通的能力，与此同时，秘书也还要保守得住秘密才可以。“这就要求秘书人员根据对方的问话方式、时机、语言等特点，做到有问必答、答而又术。”在遇到直接正面问机密信息的人时，秘书应当用委婉拒绝的方法去回答对方，或者回答他其他的内容来转移注意力，总之不可以说出机密信息即可。在遇到侧面试探来问机密信息的人时，秘书应该提高警惕，回答时要避实就虚，或者以一种幽默的讲话方式来回应，以此来对付想探听机密的人。
“有一位同志想弄清楚自己下一步的工作安排，就去找当秘书的老战友，刚进门就听到这样一句话：‘噢, 今天来, 又要刺探点什么情报啊？’此话一激，这位同志的自球心受到振撼，立刻说：‘你也太警觉了，我可不是为这个而来。’”这便是以一种幽默诙谐的讲话语调来刺激对方的自尊心，这样对方会为了维护自己的尊严就不会再继续问下去，否则关于工作安排这样的信息问题，就会让秘书很难回答。当然，这样以开玩笑的形式来拒绝对方的问题，也是要看对方是什么样的人、经不经得起玩笑而决定的。当然这样的讲话方式不能够是嘲笑的语气，否则会破坏彼此的情感。因此，秘书想要保守住机密信息，不仅要掌握各种语言表达的沟通方式，还要注意因人而异。不同的人拥有不同的性格，由此可见，秘书应熟练地掌握住沟通的方法，更好地保守住机密信息，为组织做好服务工作。
3.提高管理机密能力
秘书人员在工作时，总会因为各式各样的原因而对企业的机密信息保管不当，这就要求着秘书人员需要不断地提升自身的办事能力，提高自己对于机密信息的管理能力。
在办公自动化的环境下，秘书工作人员需要学会合理充分地利用好电子化设备来保管机密信息。这就使得秘书人员要学会计算机的基础运用以及与保密相关的操作，从而适应社会技术发展，加强机密信息管理的科学化、合理化。
“一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广，接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺，就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力。”因此，秘书人员需要通过多做事情来磨练自己，提升自己的能力，在小事情中积累经验，做好每一件事情。与此同时，在现在的办公自动化环境下，不仅员工是企业机密信息管理的关键，机器设备也是。由此可见，企业相关部门不仅要强化秘书工作人员的管理能力，还要注重加强对机器设备的管理工作。
（三）调整管理制度
部门需要随着时代的变迁而不断对自己的管理方式有所调整与改进，这是顺应时代发展的做法与需求。通过调整秘书保密工作的相关规章制度，有利于促进企业的进步，为企业发展锦上添花。
1.建立健全保密制度
依据各个企业部门的区别，制定相对应的秘书保密工作的管理制度。秘书需要有专业的职业素养，对保密性质的文件要有相当熟练的保管方法。另外，办公室可以通过使用办公自动化的设备来运用先进的计算机编程语言，这不仅可以提高秘书工作人员的办事效率，更加可以确保办公室机密的安全性，对企业的保密工作有一定的帮助。
与此同时，企业相关部门还需要制定具体可行的岗位责任制，即不同的岗位需要尽到不同的职责，更好的做好保密工作，为企业谋发展，这些制度的确立对保密工作有着重要的积极性影响。例如众所周知的美国可口可乐公司，虽然大家知道了它大部分的配料，但是其关键配料却是相当的机密的，据说知道其完整配方的才不到十人。这就是美国可口可乐公司在健全并实行了相关的保密制度的基础上，才可以一直立于饮料行业的高位。
2.加大保密投资力度
在办公自动化环境下，加强对保密工作的投资管理力度，这样才会更好的做好秘书的保密工作。加大对保密工作的资金投入管理，这一做法是与以前传统的保管机密文件橱框的做法是不一样的。“没有足够的经费作保障，就不能切实提高保密工作的质量。”传统的文件保管做法，只需要对机密文件采取合适的措施，进行保管存档；但是对于在现在的办公自动化环境下，那些电子式的机密文件，则不仅仅需要这些基本的条件，它还需要更大的资金投入来形成更好的管理设备体系。另外，企业也需要加大对秘书工作人员的工资待遇投入，这样才可以留住员工，避免人才的流失。
现代的社会中，企业单位即便资金投入力度不大，其也应该将机密信息保管的网址与其他的企业公众性的网址分开来，不能有任何地衔接处。与此同时，为了更好做好秘书的保密工作，就需要企业相关部门重点安装地一些阻止病毒、黑客侵扰的软件，这些软件就需要大量资金投入。因此，加大保密投资力度，是做好秘书保密工作的一项重要的措施。
3.落实信息管理措施
在办公自动化的环境下，很多信息都会经过各种程序的传递，但是针对机密性质的信息，就需要秘书做好防护工作。假设有些企业的员工在办公时，对自己的家属子女没有采取防备措施，使得单位机密信息有所泄露，这些都会是机密信息没有得到良好的保管，从而造成的不良影响。这就使得秘书在工作时，需要对自身所掌握的机密信息有所警惕。
在实际的工作环境中，充分地利用好现在的办公自动化设备，去确切地落实、做好每一个机密信息的保密工作，这比制定完善的制度更加的重要。规章制度确实也是需要建立的，与此同时，落实好机密信息的保管更加的重要。
五、结语
秘书是组织发展进步中的十分重要的职位，做好保密工作也是秘书重要的工作内容之一。“随着社会的进步和科技的发展，计算机等一些自动化办公设备已普遍办公室，由于计算机的储量大，因此，往往机密非常集中，若泄露损失就非常大，这就要求注意计算机的管理和使用。”由此可见，在现当代的办公自动化环境下，影响秘书做好保密工作的因素有许多，作为秘书，我们就应当对这些问题提出解决方法，更好地保护好办公室的机密信息。
在办公自动化的环境下，秘书工作人员在处理保密相关的工作时，充分利用了办公自动化的设备与机器，这不仅提高了秘书办事的工作效率、保证了秘书工作的质量，还加强了组织内部机密信息的保管，与此同时，也促进组织档案与机密信息的一体化与制度化，为秘书做好保密工作提供了许多的便利条件。“提高系统的安全保密性的良好途径应是安全保密技术和行政、法律措施并重，同时，还应科学地解决资源共享的时效性与用于的好友性。”由此可见，只有解决好办公自动化环境下的一系列保密问题，秘书才可以很好的保守住组织的机密信息与档案。办公自动化始终只是机器，需要秘书人员去使用来可以做好保密工作，同时，这些设备又对秘书的综合能力以及协调水平提出了一定的要求，促进彼此的共同发展进步。办公自动化设备在办公室的各项事务的处理越来越广，它可以处理各种重复的事务，提高了办事效率的同时，也提升了秘书工作人员的办事能力与水准，使得秘书可以更好地做好保密工作，为组织领导提供科学可靠的决策意见。
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