摘要：行政秘书作为学院领导的参谋和助手, 是联系学院与职能部门、学院领导与师生之间的桥梁和纽带, 其岗位职责是协助学院领导做好日常行政工作, 根据其岗位职责和工作内容, 行政秘书服务于学院领导、师生和职能部门, 因此行政秘书的角色定位是服务者。只有正确把握好行政秘书的角色定位, 才能更好地开展学院各项工作。
关键词：行政秘书; 岗位职责; 角色定位; 服务;
行政秘书是高校行政管理中的重要组成部分, 因其工作特殊性, 行政秘书与职能部门、学院领导和师生之间都有着密不可分的关系。行政秘书既是学院领导的参谋和助手, 又是联系学院与职能部门、学院领导与师生之间的桥梁, 担负着承上启下、沟通内外和联系左右的重要作用, 承载着衔接和纽带的关系。然而不论在哪种关系和作用中, 行政秘书都扮演着服务者的角色。在新型大学的建设过程中, 只有厘清行政秘书的角色定位, 才能更好地做好高校行政管理工作, 进一步促进学院教学、科研等工作的顺利开展。
一、行政秘书的岗位职责
学院行政秘书的岗位职责主要是协助学院领导做好日常行政工作, 保障学院各项工作的顺利进行。行政秘书只有明确自己的岗位职责, 才能更好地做好本职工作。行政秘书的工作是最基础、最繁琐复杂的工作, 工作范围比较广, 大致可以分为以下几个方面:
1. 会务工作。
会务工作主要是指行政秘书负责学院例会、公务接待及大型专业活动的安排布置工作, 这是行政秘书的重要职责之一。具体表现为:要提前做好会前服务准备工作, 与相关职能部门沟通预约会务场地, 置办宣传横幅、席卡、海报等材料, 通知参会人员时间和地点, 提前去会务场地布置现场, 调试音响设备, 大型活动要进行彩排, 保证会务流程不出现任何差错;在会务过程中做好协调沟通环节, 及时处理各项突发事件。当出现突发事件时, 要保持冷静, 尽量缩小事件影响, 做好会议记录和图像收集;会后做好整理收尾工作, 整理备份会务材料, 吸取会议经验教训, 全面做好会务总结、档案归类工作。
2. 文书工作。
根据学院领导的安排, 负责草拟学院年度工作计划或总结、工作实施方案、申请报告等重要文件。这要求行政秘书具备一定的写作功底, 能够清晰恰当的草拟出文件材料, 具体表现为“草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件;草拟重要会议文稿和重要文件;草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。”[1]这需要行政秘书在全面熟悉政策制度、行政管理知识和工作流程, 了解学校、学院实际情况的基础上, 熟悉文书写作格式和各种办公软件, 擅于归纳整合, 站在一定的高度草拟各类文字材料, 对行政秘书的文字写作、综合能力要求较高。
3. 管理工作。
管理工作具体表现为人事管理、资产管理和科研管理等工作。人事管理主要负责协助学院领导做好教职工的职称申报、培训进修、考核考勤等工作, 将职称申报的工作流程和注意事项通知到相关教职工, 做好教职工的英语、网络、暑期等各种培训安排, 报送培训需求计划, 及时提交考勤考核情况。资产管理是负责院部办公设备的申报、分发、维护维修、处置等, 综合考虑教师需求和院部办公设备的配备情况, 及时填报每年度的物资采购项目预算, 做好学院办公用品的领用登记工作, 按需所发, 做到不浪费, 按时盘点, 以便能及时补充办公用品, 满足学院教职工的工作需要。科研管理是负责学院科研工作的统计、申请科研材料的上报、奖励等, 做好每学期学术讲座计划及相关报道和照片的报送, 提醒教职工各类课题的申报时间和程序, 审核学院科研成果的登记等。
4. 招生工作。
行政秘书作为招生联络员, 与学校招办之间保持良好的联系, 及时传达招办关于招生工作的相关文件和通知精神, 确保信息畅通。主要负责招生宣传册、视频的制作, 制定详细的招生工作方案, 认真学习、传达学校招生工作精神, 站在讲政治的高度, 充分认识招生工作的重要性。通过多途径、多方式宣传学院的教学成果和学生专业风采, 展示办学特色、优势项目和优秀毕业生等图文材料, 让社会、家长、学生全面了解学院和专业情况。在招生过程中, 协调招生咨询会及各招生点的教师、志愿者安排情况, 进而有效促进学院招生规模不断扩大, 招生工作顺利开展。
除此之外, 行政秘书还要做好数据采集、文件收发、经费报销及学院交给的临时任务等事宜, 虽然工作的难度系数不高, 但因各项工作都涉及到方方面面比较多, 既有与职能部门和学院师生的沟通交流, 又有各项数据信息的汇总和梳理, 需要行政秘书工作十分细致, 具有极大的耐心和条理性。
二、行政秘书的角色定位———服务者
根据行政秘书的岗位职责和工作内容, 可以把行政秘书的角色定位为服务者, “从分工内容来看, 都是根据高校行政工作的需要而确定的, 为院系行政管理层服务, 为师生员工服务, 为高校发展服务。”[2]由此可见, 行政秘书是为学院领导、师生以及职能部门服务的。只有正确把握好行政秘书的角色定位, 才能更好地提升行政秘书的角色意思, 顺利推进学院各项行政工作的开展。
第一, 行政秘书服务于学院领导。行政秘书直接服务于学院领导, 一方面是为学院领导出谋划策, 是学院领导的参谋和助手, 向领导提供一些具有建设性意见的工作策略, 另一方面是执行领导的决策, 按照领导要求执行具体的工作方案, 有效推进学院工作的顺利开展。行政秘书主要工作是接受学院领导和办公主任的指挥, 要善于领会领导的意图, 厘清工作思路, 井然有序地开展各项工作。不管是日常的常规工作还是一些突发、临时性的工作, 行政秘书在开展各项工作之前, 一般要先找领导汇报, 征求领导的意见和建议, 根据领导的要求制定具体的工作方法和步骤。在实施过程中, 听从领导的安排, 按照领导的要求开展, 遇到紧急或特殊情况, 及时向领导汇报。当领导征询意见时, 根据事情的实际情况提供可供领导参考的意见。在工作结束后, 向领导如实反馈工作开展情况及遇到的问题。在工作开展过程中既为领导出谋划策, 又按照领导的意图执行决策, 保证领导在整项工作开展中始终站在全局的角度把握事情脉络, 全面清晰了解事情的发展原委。
第二, 行政秘书服务于学院师生。行政秘书作为学院领导和师生之间的桥梁, 起到上传下达的作用, 为学院领导与师生之间的沟通起到衔接作用。行政秘书及时收集教师和学生相应的诉求信息和意见建议, 并将其进行整理和归纳传达给领导, 因此行政秘书也服务于学院师生。首先, 行政秘书服务于学生。虽然行政秘书的工作性质是为学院领导服务, 工作过程中不与学生直接接触, 看似与学生无关, 但其最终目的还是为学生服务。这是因为行政秘书服务于学院领导, 学院领导的各项决策工作亦是为了学生的发展, 而行政秘书是执行决策的具体人员。另外学校里的各项规章制度都是通过行政秘书传达到学院中, 再由辅导员或班主任转告学生。其次, 行政秘书除了服务于学生外, 还为学院教职工服务, 行政秘书的很多工作都是负责教职工的工作或个人利益相关的保障工作, 比如通知教职工参加学校培训、职称申报材料上报、及时申请科研课题, 以及为教职工配备办公用品等, 都是行政秘书的工作内容, 为教职工解决后顾之忧。
第三, 行政秘书服务于职能部门。行政秘书除了做好对内沟通学院领导和师生关系外, 还要成为对外联系学院与学校职能部门的纽带, 与校内其他部门进行沟通对接是行政秘书的重要工作之一。学院作为一个独立的部门, 与学校职能部门之间有着千丝万缕的关系, 学院工作的顺利开展离不开职能部门的支持, 职能部门工作的开展也离不开学院的配合。行政秘书服务于职能部门主要是指行政秘书作为学院与职能部门之间的沟通桥梁, 及时将双方之间的信息或诉求传递给对方, 在促进学院与职能部门的沟通与协调过程中, 行政秘书发挥了至关重要的作用。当职能部门需要学院配合协助统计学院相关信息, 行政秘书负责联络汇总学院各项信息, 进行信息初审后, 及时反馈给职能部门, 方便职能部门收集信息。另外, 行政秘书作为中间联系人, 负责将职能部门的一些规定或规章制度传达到学院中, 同时行政秘书也会征集学院师生对各职能部门的意见和建议, 并转达给职能部门, 促进职能部门调整工作方式适应学院师生的需求, 为学院与职能部门之间更好地协作提供便利。
三、如何提升高校行政秘书的角色意识
第一, 增强行政秘书的服务意识。“高校行政秘书首要的角色意识是服务意识。这是由该职位的工作职责、工作内容和工作性质共同决定的。”[3]从行政秘书的岗位职责和角色定位来看, 行政秘书工作的前提是增强服务意识。行政秘书是学院行政管理人员, 在学院管理工作中发挥着重要作用, 因此行政秘书要确立自己的角色定位, 把服务意识贯彻工作过程始终, 端正工作态度, 以服务学院领导、师生和职能部门为工作理念和行为准则, 始终贯彻“服务第一”的原则, 树立“以人为本”的现代服务思想, 切实发挥上传下达、左右沟通和内外联系的作用, 认真履行好自己的工作职责。“首先是思想上, 要有更强的服务意识, 杜绝工作推诿现象, 工作时要始终保持积极的情绪, 保证良好的服务态度, 对领导和老师要尊重、支持, 接待学生要热情、耐心。”[4]行政秘书要以服务者的严格标准来规范自己, 转变自己的服务态度, 以扎实工作为准则, 恪守行政秘书的行为规范和准则, 坚持高标准、严要求, 严格约束、调整自己的行为, 以此来控制、指导自己的工作, 努力提高服务质量和效率, 为师生提供优质、高效的服务, 树立起工作的权威。在工作中不怕麻烦, 经常向学院领导汇报请示, 与同事密切配合、相互支持, 做好主动补位, 保证整体工作按时保质地完成。
第二, 提高行政秘书的工作能力。行政秘书工作复杂、繁琐, 涉及面较广, 要想提升行政秘书的角色意识, 需要提高行政秘书的分析判断、综合协调、创新管理能力和语言文字表达等能力。过硬的工作能力是做好行政秘书工作的保障。首先, 行政秘书要对即将开展的工作提前做好准备, 根据领导、师生或职能部门的服务需要做出预见性判断, 细致考虑怎样把工作做得更好, 有计划性地去安排。其次, 行政秘书要善于与各方面沟通, 具备多方综合协调能力, 保证与对接方信息畅通, 沟通有效, 促使工作井然有序进行, 努力营造出和谐融洽的工作环境。具备较强的综合协调能力, 是行政秘书必备的基本功。综合协调工作是一种“软协调”, 绝不能以行政命令的方式开展, 行政秘书在协调各方面工作关系时, 要讲究工作方法、策略技巧和沟通艺术, 既要达到完成工作的目的又不能造成负面影响。另外, 虽然行政秘书工作大多是基础事务性工作, 但并不能忽略其中的开拓创新性和现代管理能力。“随着办公自动化的日益普及, 秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新新手段, 促进管理工作的信息化、现代化, 在工作中要以新视觉来视察问题、新观念来思考问题、新方法来处理问题, 只要这样行动才会有新举措, 管理才会有新效果。”[5]除此外, 行政秘书还要负责学院工作计划、总结或方案的草拟工作, 只有具备良好的语言文字表达能力, 才能条理清晰地草拟各项计划或方案, 为领导提供好思路和好方法。文书草拟工作是一项复杂的的创造性脑力劳动, 决不是轻而易举、一蹴而就的事情, 坚持一切从实际出发的原则, 抱着对工作高度负责的精神去对待文书草拟工作。
第三, 做好职业发展规划。行政秘书工作具有重复性和事务性, 职业发展规划对其尤为重要。如果行政秘书在工作中没有制定明确的职业发展规划。容易导致工作后劲发展不足, 缺乏恒心和进取之心, 进而导致对工作产生认知偏差, 产生否定自己的价值、职业认同感低等问题。行政秘书做好职业发展规划, 首先要有职业认同感, 在工作中寻找价值。正确认识行政秘书工作的重要性和意义, 认同自己的岗位职责而产生责任感, 同时也努力自己思考怎样更好的完成工作, 提高自己的专业素质, 从而增加职业自豪感和价值感。其次要制定短期、中期目标和长期发展规划, 逐步完成短期、中期目标有利于树立长期规划完成的信心, 长期规划的制定也有利于有序推进短期、中期目标的实现, 通过不断完成短期目标推动整体工作的发展。“确定职业目标是高校行政秘书职业规划的关键之步。职业目标包括短期目标、中期目标和长期目标。短期目标一般为一年内完成的, 中期目标期限为三至五年内完成的, 长期目标是五年以上的, 甚至是人生目标。”[6]当然目标的制定一定要切合自身的各方面条件, 要实事求是, 通过不断克服困难, 提升业务水平逐渐实现。最后要进行职业总结, 定期进行工作回顾。回顾工作既是对自己过去工作的检讨, 也是对今后工作的促进, 真正实现本职工作有计划、有落实。在回顾工作的过程中要及时梳理工作方式方法, 总结经验教训, 摸索实践, 明确工作程序和方向, 在具体的工作中形成清晰的工作思路, 不断反思工作过程中的成败, 提升个人的综合素质, 保证各项行政工作有序进行。
在新型大学的建设过程中, 既离不开承担着教学与科研任务的教师, 同时也离不开在服务岗位上的行政管理人员, 行政秘书是高校行政管理中不可缺少的重要部分。随着高校职能定位越来越精准, 对行政秘书的岗位工作也提出了更高的标准和要求, 这就要求行政秘书在工作中认清自己的角色定位, 真正发挥岗位功效。行政秘书是沟通上下、联系左右、对接内外的桥梁与纽带, 从其工作内容和性质上可看出, 高校行政秘书的角色定位归根结底是服务者。行政秘书在服务学院领导、师生和职能部门的工作过程中, 要摆正自己的角色, 不断提升服务意识, 提高自己综合协调、语言文字表达等工作能力。在制定职业发展规划的过程中, 寻找工作价值, 增强工作责任感, 从而不断增加对行政秘书工作的职业认同感。
参考文献
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[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察, 2008, 10:135.
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[5]李雪.浅析高校行政秘书角色定位[J].教育界:高等教育研究 (下) , 2014, 5:19.
[6]陈静.高校行政秘书如何做好职业规划[J].文教资料, 2011, 16:178.
[7]王强强.浅谈高校教学秘书如何应对新形势新挑战[J].高教学刊, 2016 (08) :181-182.
