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当前强化油田企业各级办公室作用的措施

来源:学术堂 作者:姚老师
发布于:2014-08-01 共4339字
论文摘要

  办公室作为油田企业各级领导的智囊团和参谋部,随着当前油田改革发展逐步向纵深推进,办公室工作所涉及的方面越来越广泛,地位和作用越来越重要,办文办会、信息调研、督查协调和服务接待等各项任务越来越繁重。如何在人手少、任务重的情况下进一步发挥办公室的作用,履行好承上启下、综合协调、调研督查、参谋助手和服务保障等各项工作职能,是当前摆在油田企业各级办公室人员面前的重要课题。

  一、要苦练内功,切实增强做好办公室工作的岗位能力

  办公室工作无小事。办公室人员在领导身边工作,负责文件处理,上传下达,处理内部事务,协调各方面的关系,处处涉及一些方针、政策,稍有偏差就会耽误工作,甚至造成一些不良的影响。工作是办公室人员素质的外在表现,素质是工作表现的内在根本。所以办公室人员应把每项工作都视为岗位职责的一种锻炼,严格按照制度和规则办事,勤学苦练,总结经验,逐步提高实际工作能力。

  (一)要勇于求真知。学习是提高素质、加强能力、提升水平的重要手段。它并不仅仅是个人的事,而是办公室人员目前的一项紧迫任务。办公室人员出现能力匮乏、本领恐慌的重要原因之一就是放松了学习,忽视自身的修养锻炼。因此,各级办公室人员务必要在能力上有一种危机感,自觉把学习作为一种人生态度、当成一种政治责任、养成一种生活习惯、视为一种工作方式、当作一种必不可少的精神追求。要愿学、勤学,还要真学、深学,更要善学、博学,不断增长知识、增加智慧、增强本领。要切实把学习视为履职尽责的第一前提,少一些浮华、多一些本钱,少一些喧嚣、多一些墨香,少一些应酬、多一些文化。要坚持向书本学、向实践学、向身边同志学,不断增强自身理论功力。

  向自己学,敢于剖析自我、查找不足,善于传承创新、反思提高;要向他人学,相互借鉴、互通有无,取长补短、共同提高;要向实践学,学有所指、学有所依,学有所得、学有所用,只有这样才能遇到情况处变不惊、工作面前有章有法、困难面前能谋善断,为干好本职工作打下良好的基础。

  (二)要善于养静气。养静气就是要求办公室人员要低调务实,戒浮气、去躁气,能够静心求知、静心谋事、静心处事,做到“心宁智生,智生事成”。目前个别办公室人员工作浮在面上沉不下心,干事被动应付静不下气,眼里盯着私利,心里缺少实情,这对办公室的整体工作有百害而无一利。“心静天地广,心安理数明”。各级办公室工作人员一定要克服心浮气躁,多养点静气、淡薄些名利,多蓄些冷静、杜绝些盲目,以静养心、以心促思、以思求干,防止出现总结工作浮夸、思考问题肤浅、工作作风浮躁等问题,以坐得住、稳得住、沉得住的平静心态努力提升履职能力。要勇于实践,在理论联系实际、求真务实上做文章。以持之以恒的精神,强化岗位意识和奉献意识,敢于自我加压、勇挑重担,善于换位思考、为领导减压,把每项工作都作为磨炼自己的机会,做到站起来能讲,坐下来能写,对上能参谋,对下能指导,在实践中不断提高自身综合能力。

  (三)要敢于负责任。由于办公室工作的特殊性,办公室人员在工作中会出现一些不可避免的困难和挫折,如果不能正确对待这些问题,稍遇挫折就逃避回避,势必会影响自己的工作积极性和工作质量,甚至造成更大的失误。“冰冻三尺非一日之寒”。要想提高自己胜任本职工作的能力,需要我们经过大量艰苦细致的工作来培养一丝不苟的精神,需要我们接受无数次的批评与考验来磨炼百折不挠的意志,需要我们经历无数次挫折乃至失败来锤炼驾驭全局的能力。因此,办公室人员要善思考,学会从不同的角度、不同的层面观察和分析问题。就问题论问题不重要,重要的是引发对问题的思考。要善于思考,由表及里、洞悉原因,认清本质、找准症结,凝练观点、升华认识,进而谋定解决问题、推进工作的思路和举措。只有这样才能在工作中负责、在问题中前行、在思考中提高,苦练内功,夯实基础,愈挫愈奋,不断提高办公室工作的能力和水平。

  二、要统筹兼顾,充分体现办公室工作的服务功能

  办公室工作点多、线长、面广,突发性、应急性事务较多,领导临时交办的工作更需要及时完成,常常处于被动状态,特别是在工作头绪多的情况下更容易出现纰漏,给办公室工作带来不可估量的影响和损失。所以办公室人员应善于“弹钢琴”,十个指头都要动起来,做到超前谋划,统筹兼顾,防止顾此失彼。

  (一)要善于谋划。办公室事务随机性、复杂性和被动性较强,如果只是按部就班地等工作任务压到肩上了再被动开展,就不利于任务的完成,特别是在头绪多、任务重的情况下,更容易造成工作忙乱散乱的局面。办公室人员要利用与领导接触多的有利条件,多动脑筋,注意观察,逐渐摸索工作规律。要运用科学手段,对发展中出现的新情况、新趋势准确地预测、分析和判断,提前做好各种预案,发挥工作的主动性和预见性,超前谋划,超前准备。要坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一,在随机中把握有序,在被动中争取主动,以超前的意识赢得工作的主动权。

  (二)要重点明确。办公室人员不仅要做好一般事务性工作,更重要的是要积极为领导提供准确的决策依据和及时有效的信息,在当好领导的参谋和助手上显硬功。工作中要分清轻重缓急,做到抓住重点,兼顾一般,否则就会出现“眉毛胡子一把抓“”丢了西瓜捡芝麻”的局面。要想弹奏出美妙的乐章,就要突出词曲的主旋律。所以办公室人员应该认清自己所担任的角色,在准确把握上级政策和吃透领导意图上下功夫,真正弄清办公室工作的内涵,正确定位自我,凡事不以自我为中心,转变指导思想和思维方式,把影响全局的中心工作,领导关注的重要事情,群众关心的热点问题,作为重点工作来抓,把讲政治、顾大局作为一切工作的出发点和归宿,使办公室成为企业发展的一股积极的推动力量。

  (三)要强化协调。办公室工作千头万绪、纷繁复杂,不付出超量的劳动,肯定做不好。但有些工作仅靠勤勤恳恳、埋头苦干是不够的,不是办公室单打独斗就能独立完成的,需要党政各部门进行密切配合。这就要求办公室人员要善于化解压力,努力掌握协调艺术,积极协调各方面的关系,调动机关、基层各方面的力量,区分“左右手”,合理分工,明确任务、时限和责任,对中心工作全力以赴重要协调,对各业务科室的工作,讲求实效主动协调,对基层反映的问题,认真对待及时协调。要不断提高政治意识,增强协调的主动性,处理好三个方面的关系,即:重点和一般、对上负责与对下负责、中心工作和日常工作的关系,从而提高工作效率,避免扯皮和重复,真正发挥办公室的协调职能,优质高效及时的完成任务。

  (四)要抓好落实。狠抓落实是促进办公室工作顺利开展的根本保障。执行落实不仅是工作方法和工作作风问题,而且是衡量一个办公室人员懂不懂政治、讲不讲政治的重要标志。因此,办公室人员要在思想上重视抓落实,始终能够保持奋发有为的精神状态,对工作尽心竭力、决不懈怠;要在工作上善于抓落实,用“细劲”把容易粗疏的工作做扎实,用“狠劲”把容易松散的工作把严密,用“韧劲”把容易反复的工作做彻底。要努力养成立说立行的作风,坚持先干后说、多干少说、干成再说,干就要“会干”“真干”“大干”“苦干”,努力做到知行统一、雷厉风行;要弘扬严谨细致的作风,切实把大事做好、把小事做细,放开手脚干事创业,齐心协力推动工作。

  三、要敢于创新,努力提高办公室工作的整体质量

  社会在进步,时代在发展,办公室工作面临许多新课题,这是良好的机遇,更是严峻的挑战。“逆水行舟用力撑,一篙松劲退千寻”。办公室人员应该不断在创新中谋发展、在发展中求突破,做到既不丢掉“老祖宗”,又不为传统思想所左右。要围绕中心工作,紧贴领导思路,增强服务意识,讲求服务实效,注重在创新上下功夫,大胆探索新形势下做好办公室工作的有效途径。

  (一)要创新工作思路。办公室人员如果用老眼光看待新问题,就不能创造性地开展工作,发挥不出参谋助手的作用。要彻底摆脱传统思想框架的束缚,敢于创新、敢于突破、敢为人先,首先在工作思路要实现新转变,在日常工作上形成新思路,在破解难点上推出新举措。办公室人员要敢于打破常规,既要有面对定论敢说“不”的胆识,又要有经验面前敢否定的勇气,还要有困难面前敢挺进的魄力,变保守为开拓、变滞后为超前、变被动为主动,牢固树立“创新无处不在、创新人人可为”的思想,在创新中思进、在思进中前行,进而用新思路、新机制、新举措、新方法指导和推进办公室工作。

  要将工作重心和主要精力放在如何为领导决策提供帮助上来,变经验性、习惯性思维为创新性、立体性思维。面对新情况、新问题,要敢于突破常规和经验的种种束缚,全方位、多角度思考,拓宽工作思路,努力把握事物的内在联系,找出事物潜在的规律,积极创新,勇于开拓,为领导当好参谋和助手。

  (二)要创新工作方法。有的办公室人员不善于创新,工作方法单一,导致工作拖沓,效率低下。

  所以办公室人员不能固步自封,要主动与同事沟通交流,向领导学习请教,不断总结新经验,探索新规律,创造出灵活多样、行之有效的工作方法,把工作干活。要把握好原则性和灵活性的关系,通过创新工作方法既要把事情办好,让领导和部门满意,又要让组织群众满意,努力做到想干事、能干事,又会干事、干真事,更要干成事、不出事。沟通协调就是创新办公室工作的有效途径。加强沟通协调能够化解矛盾、增进理解、强化共识、增强凝聚、开拓思路、推进工作。因此,沟通协调必须成为各级办公室人员的必修课、常修课,通过不断强化与部门、单位和干部职工的沟通协调,实现办公室工作由被动型服务向主动型服务、由事务型服务向智慧型服务、由参与型服务向参谋型服务的转变,开创办公室工作新局面。

  (三)要创新工作标准。在油田不断发展变化的新形势,创新工作标准,提高工作效率,成为办公室工作创新的一项重要内容。随着油田各级领导文化层次和工作水平的提高,对办公室工作也提出了更高的标准要求。有的办公室人员跟不上发展变化的形势需要,办文办事仍套用原来的标准,工作质量不高,影响了办公室的“窗口”形象。因此,创新标准、提高效率日益成为办公室工作创新的重要任务。要坚持“办文一字不差、办会一处不漏、办事一丝不苟”的标准和要求,按照“手续齐全立刻办、手续不全指导办、重要事项加急办、特殊事项跟踪办”的工作指导思想,拓展限时服务、上门服务、跟踪服务、加班服务等服务内容,公开服务项目、依据、条件、程序、时限和纪律。

  要根据新任务、新要求,确立新目标,制定新标准,力争各项工作上台阶上水平。要建立科学规范的工作制度和办事程序,不断提高办公室人员的整体素质,使办公室工作步入制度化、规范化、科学化的管理轨道,真正做到为企业的持续稳定和谐发展保驾护航。

  参考文献:
  [1]王建华.办公室人员要强化六种能力[J].领导科学,2005(15).
  [2]杜亮.新形势下如何做好办公室工作[J].科技信息,2011(18).
  [3]李进.做好文秘工作的思考[J].企业家天地,2010(6).

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