第 5 章 政兴公司工程项目物资采购风险控制管理保障措施
5.1 采购业务流程重组
按照采购方式的不同，物资采购管理流程可以分为招标采购、非招标采购、电子采购等子流程。每一个采购子流程采购方案制定、审批、价格控制管理方式均不同。
政兴公司工程项目非招标采购、电子采购处理较快，基本上是制定方案后在一时间段内完成采购、验收，基本流程比较合理成熟，不需要重新设计，本文重点探讨的是对采购方案、采购价格制定审批、招标采购流程的设计优化。
第一，重新设计、改进采购方案的制定审批。当前政兴公司工程项目采购主要是纸面审批，在未来，需要逐渐取消纸面审批流程，并减少了主管、科长等基层审批环节，同时需要简化处室、公司领导的审核环节，一切审批由采购部完成。新的审批流程可以将执行职能与管理职能、技术职能与商务职责分离。采购方案与采购价格属于商务业务，由采购部门的领导审批并承担相应责任，承担技术审批和管理职能的专业处室不参与采购的决策与执行职能。这样可以避免原流程职责错位、交叉、责任权利共同分担的问题，在某种程度上共同责任就是各部门都可以推脱责任。其次，还可以在不降低风险控制效果的前提下提高效率。减少重复设置的控制环节，虽然对加强内部控制带来一定影响，但可以大幅提高流程运转效率，实现了效果、效率兼顾的目标。
第二，重新设计招标子流程。物资采购方案编排、选商、询价、招标、定标、定价等职能之间没有相容性，如果以上由一个业务员承担，那么难免出现业务员操纵供应商的现象，会对公司利益带来较大的风险。因此，需要对这些不相容的职能进行分离，按照互相制约的目标进行分离，在物资采购工作中，将分离编制招标方案、组织招标、评定招标等职能，使这些职能分开。在机构设置上则需要成立对应的招标部门，由专人负责招标和定价的组织与决策，业务员只负责编制招标方案、选商、询价，可以有效防止风险。
第三，适当简化部分物资的采购流程。为降低风险，对价格变动较大的物资、设备，可以不按严格时间进行订购，灵活调整订货周期。而价格需求都较为稳定的设备，可以适当延长订购周期，例如按年度订购。其次，针对小型设备、工具、配件等设备物件，可以需要考虑建立物资供应超市，在物资供应超市中，物品按品种分高、中、低三个档次，每年对供应商招一次标，同时对价格调整一次。在物资超市中，市场价格变化幅度大且变化较快的物资，价格根据当前情况进行调整。超市中的物资不应标明供应商，只标注品牌、编号、价格等。此外，由公司领导审批物资超市中设备的使用计划，生产、建设部门可以直接到超市挑选，由库存管理中心进行统一结算，公司的管理、职能部门对此类物品的使用计划不再单独审批，由物资管理部门核定对应的费用额度，并且根据使用情况进行考核奖惩，从而将采购控制转变为费用控制，不仅可以提高供应速度，而且可以建立成本概念，节约资金。
5.2 做好物资采购信息沟通
资料表明，企业管理层在沟通工作上会花费 70%的时间。常见的沟通方式包括谈判、开会、谈话、报告等。同时，企业大部分问题也是沟通障碍导致。在采购工作中，无论是执行差、工作效率低、管理失控等，归根结底还是沟通因素引起。因此，采购管理中，提高沟通水平至关重要。在采购管理中，需要做好如下两方面的信息沟通工作。
第一，与采购部门、采购人员建立良好的沟通，在采购部门内部形成良性的机制。
首先，采购管理者需要意识到沟通的重要性。沟通是管理的基础，良好的沟通不仅可以建立和谐的人际关系，还可以顺利完成采购任务，完成工作绩效，沟通不良则会导致质量、服务下降，采购成本增加。其次，在采购部门内建立良性的沟通机制。引入正式沟通、非正式沟通的机制，同时还应让沟通机制纳入轨道化、制度化，使信息交流更顺畅、更快速，达到高效高能的目的。此外，从公司高层开始重视沟通，以良好的心态与采购员工沟通。公司高层与采购员工沟通需要将自己放在与员工同等的位置，开诚布公、推心置腹，消除沟通障碍，尊重并赏识采购员工，与采购员工在工作中分享经验、知识，共同学习。
第二，与供应商、制造商建立良好的沟通。首先，进行高效、简单的沟通。与供应商沟通需要言简意赅，清晰表达己方需求，了解以下三条即可：供应商的实力，包括价格、质量、交易方式、交货期限及售后服务等；己方对产品、材料、设备的需求，应严格、仔细，面面俱到；双方合作的诚意与规章制度。做到如上几点，需要在沟通前做好准备工作，搞清楚本公司的需求，对若干家同类产品供应商情况详细调研，做好需求分析，并且为自己提供选择余地。其次，确保沟通的充分、有效。确保供应商准确无误的理解采购内容，包括型号、数量、质量要求、供货进度等等，与供应商、制造商沟通一定要充分并形成文字记录，在协商时，要善于引导供应商积极配合，并形成双方确认的书面记录，降低主观认识错误，同时也详细划分责任义务。
总之，需要在采购风险控制全过程中，都离不开有效的信息沟通。
5.3 完善监督机制
在政兴公司工程项目采购监督机制上，需要对监督力量进行统筹，建立覆盖全面的监督网络，形成内部监督合力，提高廉洁风险的防范能力。
第一，推行物资采购业务公开。在设备物资采购业务公开中，在内容上需要突出诸如采购方式、采购渠道、供应商、型号规格、价格数量、质量检测结果等物资采购的过程、结果信息；在公开的方式上，要通过集中审计、采购汇报会、厂家咨询会、定期公开、网络公开等方式进行；同时需要根据业务公开的内容、权限设置公开范围与各级公开权限，明确各层级的授权公开内容，形成立体式、多层次的公开格局。政兴公司工程项目物资采购部门应该组织专门力量，加强对业务公开工作实施与检查监督，确保公开信息的真实性以及业务公开工作的顺利进行。如网上巡视发现问题，应该及时调查，严格加以处理，对假公开、不公开、暗箱操作等情况，追究违规人员责任。
第二，加强物资采购的效能监察，提高物资采购工作的效率。在设备采购工作中，要围绕后勤项目专用材料、基建设施等重点设备展开效能监察。重点抓好计划审计、市场准入、招标投标、价格管理、合同制定与签订、质量监督、资金预算、入库验收等关键环节的监督检查。在实际工作中，需要充分发挥“ERP”系统与物资采购价格、招标、供应商管理等网络资源、技术手段的作用，加强网上在线监察。在招标过程中，进一步强化物资采购招标环节的保密、技术监控，对招标过程进行全程录像，或者安装屏蔽设备等措施，确保招标的透明性。并且提高物资采购资金利用的监督力度，对职工群体重点关注的设备物资、市场价格变化较大的物资、占采购金额比例较大的设备，通过网上巡视、公布市场价格等措施，确保采购设备的价格合理。
第三，加强纪检监察监督。政兴公司工程项目内部的纪检监察部门要加强监控物资采购供应链上关键廉洁风险点。针对物资采购供应链上的风险点，例如供应商选择、预算制定、价格与质量管理、资金结算等各环节，确定每个重点岗位上的责任、义务。
加强绩效考核，制定防范措施，明确各级领导风险控制的责任，对不同风险点建立风险级别，并且按照不同周期分别检查，确保物资采购供应全过程都在阳光、透明下进行。同时要建立健全信访举报工作，提高信访监督力度，畅通信访渠道。在实际工作中，纪检监察部门要切实发挥指挥与组织协调作用，做好检查监督工作的目标确定、跟踪调研、问题整改，进一步堵塞管理漏洞，规范采购行为。
