第五章 物资采购监督管理的检查阶段
对物资采购监督管理的检查应该把握 2 个原则，一是检查应具有全程性，就是对物资采购计划提出、物资采购实施、物资采购验收、物资采购结算各环节的监管工作是否监督到位进行全面检查。二是检查结果应具有导向性，就是能够有效反映物资采购监督管理工作中的成效和问题，为处理阶段提出针对性的整改建议，开展整改工作奠定基础。
5.1 对物资采购监管落实情况的检查
1.月度动态抽查。监察审计部根据当月自身工作量和物资采购工作量，随机抽取一定比例的单位进行实地检查，主要检查内容包括：监管实施细则是否符合工作的实际情况，方法措施是否科学合理，检查过程是否严格按照监管程序进行，监管人员是否按时到位、高效组织，监管工作记录是否完善，是否按照程序及时对监管结果进行存档。
2.季度工作自查。物资采购工作各环节的监督管理人员，应每季度报送监管工作自查总结，主要包括：一是述职情况，是否严格对标监管细则，独立自主的开展工作。总结监管工作中采取的方法，取得的成绩，出现的问题，形成的经验及下一步的工作重点。二是述廉情况。如：是否私下接触物资供应商，是否参加供应商组织的娱乐、体育健身活动及宴请，或要求其报销应由个人结算的相关票据或接受其馈赠等。与供应商有利害关系的，是否申请回避等。
3.半年群众评议。以半年为单位，邀请职工代表和公开承诺评议监督员，对物资采购监管人员进行评议。即，是否有高标准的职业道德；具有丰富实践经验和创新能力，全面高效履行岗位职责，成为公认的业务骨干；工作是否任劳任怨、一丝不苟，解决问题不推诿，敢挑重担，敢负责任，助力物资采购管理取得显着成绩；是否严格遵守各项规章制度和廉政纪律，珍惜手中形式的权力，确保廉洁从业。
4.年度总结评比。以年度为单位，对相关物资采购监督管理工作进行汇总梳理。对成功的经验和成绩突出的单位和监管人员进行表彰奖励，对工作开展不好的单位进行通报。通过典型引路，带动全体监管人员自觉树立工作的标杆和参照系，明确前进和努力的方向。对工作中发现的新问题、新挑战，认真分析原因，制定有效的措施，进行动态跟踪改进，使监管工作能够适应不断变化的物资采购管理新要求。
5.2 物资采购主要监管指标的变化情况
1.物资采购计划环节的指标变化
（1）非正常需求计划提出率的变化
从非正常需求计划提出率统计图（见图 5-1）中可以看出，非正常需求计划提出率在 2011 至 2013 年至今呈现逐年下降的趋势，说明对物资采购计划的总体监管是有一定效果的。但 2014 年非正常需求计划提出率出现了反弹。
分析发现，近年来，受国家宏观经济的影响，装机负荷的增长量大于电量需求的增长量，导致电量供大于求。因此，电网每年都会安排相应的机组停机备用时间。2011 年，公司开展计划内的机组小修，停机时间为 1 个月。2012年开展计划内的机组大修，停机时间为 3 个月。2013 年又一次开展计划内的机组大修，停机时间为 3 个月。按照公司的要求，这些计划内的检修计划已提前下达，为相关专业人员预留了充足的提交物资采购计划的时间，便于提前做好提计划的准备，即：A 级检修备品备件需用计划在开工前 6 个月完成。加工周期较长的国内备品备件和国外采购的备品备件，其需用计划还应适当提前。其余计划内各级检修备品备件需用计划在开工前 3 个月完成。各级计划内检修使用的材料及备品配件要具备检修提前 30 天开工的要求。
与上述年份不同，2014 年机组没有停机检修计划，电网 2 次临时性突然对公司机组下达停机指令。按照电厂的管理要求，要利用停机的时机对机组缺陷进行突击检修处理，由于停机的随机性和偶发性，且停机时间受到严格管控，客观上造成了时间紧、采购量大量急剧飙升的情况，使得 2014 年的非正常需求计划提出率出现了明显反弹。
（2）紧急采购率的指标变化
从紧急采购率统计图（见图 5-2）中可以看出，2011 年至 2014 年，紧急采购率在不断好转，下降幅度 38.57%,说明了计划监管人员切实履行职责。
一是严格了对物资紧急采购计划的审核监管，使大量不需要紧急采购的物资计划严格执行常规的采购程序。二是有效利用现有库存物资，从剔除了物资报废损失的库存物资情况统计表（见表 5-1）可以看出，库存物资呈逐年下降趋势，2014 年的物资库存较 2011 年相比减少了 1294 万元，下降幅度为 23%,说明通过采购计划的监管，有效促进了降库存工作的开展。三是有效助力了修旧利废工作的开展，降低了企业的生产运行成本。如瑞基电动执行器的采购计划提交至热工专业点检长后，点检长将购买计划改为了部分购买、部分修理的计划。因为处于机组大修期间，时间较充裕。在点检长的带领下，热工人员将库房暂存已损坏的瑞基电动执行器进行型号归类整理，在厂方工程师的技术指导下对执行器一个一个进行电动测试，找到每个电动执行器无法正常工作的原因，统计出执行器电机烧坏、换相电路板故障、智能显示面板故障等三种原因，从平时检修积攒下来的废旧品中拆卸好的电机、电路板等部分可用零器件，经过仔细的核对、拆解，详细分析各板件间的相互作用和电气联系，进行一一对应更换，经过上电试验，工作正常。经过 2 个工作日的修复，并上电试验，修复完毕 1 台 RJ-150 型、5 台 RJ-50 型、1 台 RJ-38 型、7 台 RJ-06 型共 14 台电动执行器。目前，一台瑞基电动执行器根据型号分类价值在 6 千元至 1.1 万元之间不等，利用废旧品中的可用部分，通过修理、更换等方法延长在役设备的使用寿命，减少备品备件的采购数量，仅此一项，就可以节省费用约 9 万余元。同时，2 个工作日的修复时间也大大短于采购、运输、验收所需要的 1 周时间，实现了一举数得。
2.物资采购实施环节的效果评估
（1）极值指标
从公开招标率统计图（见图 5-3）和少于 3 家邀标率统计图（见图 5-4）中可以看出，公开招标率由 2011 年的 72.56%升至 2014 年的 100%,上升幅度为27.44%,少于 3 家邀标率由 2011 年的 9.61%降至 0%,下降幅度为 9.61%,达到了极优值，十分不容易。
（2）其他指标
从招标率统计图（见图 5-5）和价格协议率统计图（见图 5-6）中看出，2014年与 2011 年相比，招标率的上升幅度为 31.64%,价格协议率的下降幅度为31.64%,招标率的上升幅度与价格协议率的下降幅度是相同的。通过加强监管，物资采购人员在工作中能够努力减少通过采用价格协议的方式采购物资，有助于采购工作的健康发展。
从公开招标发布时间不足率统计图（见图 5-7）中看出，2011 年到 2014 年下降幅度为 85.97%,公开招标发布时间不足率这一指标的优化，反映出对公开招标发布时间的管理更加严谨，越来越多的物资采购满足了公司关于招标发布时间的要求，但还有进一步提高的空间。
从少于 3 家投标率统计图（见图 5-8）中看出，少于 3 家投标率这一指标的优化，2011 年至 2014 年下降幅度为 19.79%,反映出原来部分物资的“卖方话语权”逐渐向“买方话语权”转换，给了企业物资采购更好、更充裕的选择，但还有进一步提升的裕度。
需要特别指出的是，最低价中标率从 2011 年到 2014 年期间呈现如最低价中标率统计图所示上下浮动的曲线。从最低价中标率统计图（见图 5-9）的波动曲线上看，2011 年至 2014 年上升幅度为 8.28%,4 年来，最低价中标率始终在 80%以上徘徊，说明 80%以上的订单都是最低价成交，为公司降低成本提供了保障。但也反映出，尽管加强了监管，但最低价中标率并未得到持续优化，此项指标的变化受多种因素的影响，与加强监管之间不能完全呈线性关系。
3.物资采购验收环节的指标变化
从到货及时率统计图（见图 5-10）和到货合格率统计图（见图 5-11）中可以看出，随着监管工作的深入，对供应商的管理日趋严格，到货物资验收效果的强化，使到货及时率和货合格率上都有了一定的提升，但还有进一步提高的空间。应出台更有力的供应商管理措施，鞭策供应商不断提高服务意识和服务水平，实现双赢。
4.物资采购结算环节的指标变化
从物资网与 D7I 订单一致率统计图（见图 5-12）和购料报销单与结算金额一致率统计图（见图 5-13）中可以看出，物资网与 D7I 订单一致率从 2011 年的 45.69%到 2014 年的 89.71%,提高了 44.02%,有了一个大幅度的提升。购料报销单与结算金额一致率连续 4 年保持 100%,说明财务管理比较规范严格，能够按照规章制度执行报销程序，保障了企业的资金安全和经营安全。
5.3 成功之处
从对 13 个监控点的分析来看，大部分指标都出现了不同程度的优化，3 个指标出现极值。监控数据是有公信力的，同时也具有说服力。透过数字的变化，可以看出，物资采购监督管理工作正在逐渐发挥着越来越重要的作用，监控指标的好转是一个积极的信号，说明 30 万元以下物资采购管理水平在稳步提升。
5.3.1 经营层面的效果
从物资网采购节约成本统计表（表 5-2），可以看出，通过实施有效监管，从 2011 年到 2014 年，物资网采购金额即 30 万元以下物资节约成本金额逐年递增，而这部分金额只是直接经济效益。
在间接经济效益方面，由于物资采购水平的提升，确保了设备的性能，从全年缺陷数量统计表（见表 5-3）可以看出，2011 年至 2014 年期间全年缺陷数不断下降，生产成本得到了有效控制，同时更多的人力可以从原来处理日常的大量缺陷中解放，投入开展管理、提高效率的创新中。
同时，电网对于企业更加信任和认可，2011 年至 2014 年期间，从机组全年利用小时统计表（见表 5-4）可以看出，机组全年利用小时稳步增长，对于发电企业来说，电量就是效益，这是发电企业的看家本领，可以创造实实在在的利润。
5.3.2 管理层面的效果
将原本无从下手、千头万绪、却又多处是监管盲区的 30 万以下物资采购监管工作进行合理分配，通过有效调动各方资源，理顺管理流程，形成了监察审计部全面负责，各职能部门专项监督、高效运转的监管体系。
通过按环节划分物资采购工作的全流程，坚持“找准、找全”的原则，有效识别出了物资采购的风险环节，结合各部门岗位的工作标准、工作特点、工作职责，明确了监控指标，这些精心选择的指标既注重实效，又全面客观，渗透到各个环节，确保不留空白点，做到该纳入监控范围的人员必须纳入，该纳入监控范围的行为全部纳入，该纳入监控范围的指标全部纳入，使物资采购计划、物资采购实施、物资采购验收、物资采购结算的全过程都置于监管之下，从而实现对物资采购监督管理的“全覆盖”,有效填补了管理中存在的漏洞，取得了良好的监督效果。
5.3.3 思想层面的效果
通过明确职责分工和廉政教育，使往物资采购人员逐步摆脱了多年来潜意识里形成的“物资采购监管是监察审计部一个部门的责任田”的错误思想，使廉洁从业的规定渗透到物资采购相关管理人员的思想、行为之中，让物资采购人员时时、处处感觉到监督的存在，感受到监督的效果，明确了这是保护，而不是对工作的阻碍，对监督更加重视，从而乐于被监督、主动接受监督，使物资采购工作健康发展，有力确保了公司的经营安全和员工的行为安全。
5.4 潜在风险
5.4.1 物资采购计划环节的潜在风险
1.在物资采购计划的监督中，最核心的三层监督即专业点检员判断劣化程度、点检长判断修复价值与可能性、首席专家判断计划合理性都是在部门内完成。由于部门本位主义的影响，可能会放松对采购计划的严格把关。
2.在对非正常需求计划提出率波动的分析中，可以看出，非正常需求计划提出率总体趋势是向好的，但受机组临时调停影响非常大。因此，如何与电网保持良好的互动沟通，尽量减少临时性停机或者尽可能提前获得电网停机信息从而最大限度的降低非正常需求计划提出率，变得至关重要。
5.4.2 物资采购实施环节的潜在风险
最低价中标率是一个相对复杂的指标，从 2011 至 2014 年最低价中标率统计图中可以看出 2013 年数据出现了波动，但并不能完全认为是监管水平的降低，同样，如果最低价中标率达到了 100%,也不能说明监管工作就一定没有问题。因为这个指标只反映了价格，并未体现质量。一些价格略高的物资，可能质量更好，性能更佳，耐用性更强，总体的性价比更优，更加符合采购的要求。但是物资采购人员可能为了出于为了避免因采购非最低价物资而进行澄清的目的，进而选择最低价采购，从长远来看，是不利于公司发展的。
5.4.3 物资采购验收环节的潜在风险
1.电厂属于技术密集型的企业，电力设备往往具有自动化、科技化程度高的特点。然而，电厂处于物资供应链的下游环节，受实际工作的限制，许多物资的生产工艺、生产流程，电力企业并不了解[40~41].一些物资入厂后，到货的质量检验成为难题，往往只能进行简单的检测，有些物资甚至只能通过肉眼观察和个人经验判断质量，而这样做的后果往往是，“只有用了才知道”,采购的物资往往在短期内满足生产、经营需求，但经过一段时间的使用，问题和隐患才开始逐渐暴露。因此在物资采购验收环节指标变化表中提到的到货合格率，只能反映出物资入厂后初步检验的情况，并不能完全客观、真实的反应物资质量的实际情况。
2.目前的供应商管理，物资验收监管人员只能“一事一议”的针对供应商向公司提出处理建议，由于没有出台相应的考核机制，对不良供应商的震慑力和管理力度不够强。
5.4.4 物资采购结算环节的潜在风险
到货物资结算是物资采购监管的最后一环。在这个环节中，尽管目前指标运行良好，但存在着信息安全的隐患。原因在于在操作过程中，为了便于统计，将财务报销系统和物资网用信息化手段分别引入接口对物资采购结算信息和采购金额信息进行采集，虽然降低了劳动强度，但同时产生了安全风险。财务报销系统中有公司大量的商业机密信息，一旦泄露，将产生严重的影响。
