固定资产管理是任何一个单位管理中都涉及的问题。随着我国经济实力的不断增强，国家对行政事业单位的保障力度不断加大，使得科研院所事业单位的国有资产规模也在不断扩大。目前，在国有资产管理中普遍存在一些问题：一是单位资产“家底不清”；二是单位各部门之间资产信息不畅，使资产购置预算缺乏科学依据。对专业图书馆而言，文献资料作为一项重要的国有资产，其资产清查统计工作具有复杂性和特殊性。文章结合专业图书馆资产清查工作的实践，探讨了如何做好馆藏文献资产清查工作的组织和管理工作。
1、组织准备阶段的工作
1.1、学习领会上级文件精神
资产清查作为一项重要的基础管理工作，是规范国有资产管理，防止国有资产流失，促进国有资产合理有效使用，适应对国有资产建立财务监管制度的关键环节。文献资料资产清查工作既有利于对国有资产的监管，又有利于推动图书馆数字化建设和馆藏文献资源的整合与有效利用。理清了文献资料资产清查工作的目标，认识到清查图书馆馆藏文献数量，了解掌握馆藏文献的分布情况，是促进文献信息资源管理实现数字化、规范化、科学化，提高文献资源的利用率，为广大科技工作者提供更优质文献信息服务的重要举措。
1.2、充分认识资产清查工作的必要性
1.2.1、全面摸清“家底”
长期以来，研究所图书馆文献资源缺少精确的馆藏量统计数据。根据上级有关国有资产管理的文件精神，研究所领导决定通过资产清查，摸清图书资料的实际数量、分布状况、质量情况。现有的图书馆文献资源数据仍是静态的和账面化的，资产的变动不能准确、及时反映，家底不清，存在账面和实际不符的问题，一些年代久远的、利用率几乎为零的文献一直挂账未作剔旧处理。还有一些新进的资产，没有及时入账。由于馆藏文献资产存在购进、借阅、破损、丢失等情况，对于文献类型庞杂、数量庞大的馆藏文献，容易造成账面和实际数量不符。
但是，由于从事图书资产管理工作人员少，无法经常性和制度性的清查，产生了许多资产长期游离于有效监管范围之外，管理出现混乱。通过资产清查，可以摸清现有资产状况，找出图书馆管理上的“漏洞”和“真空”，防止国有资产流失，高效、合理地组织资产运行。
1.2.2、有助于建立国有资产监管机制
文献资料作为固定资产是国有资产的一部分，是专业图书馆为科学研究服务的物质基础。它包括：纸质文献（图书、期刊）、电子文献（数据库、光盘）等等其他文献。通过资产清查，可以获取馆藏文献的原始数据，这是建立资产监管体系的基础性工作。建立和完善资产管理与预算管理，资产管理与财务管理相结合的运行机制，实现对国有资产在安全性、完整性、配置合理性与使用有效性的综合评价，达到摸清“家底”、规范管理、盘活资产、提高资产使用效率的目的，进一步加强我所图书馆资产管理工作，切实提高资产管理水平，实现对国有资产的动态监管。
1.3、科学计划是资产清查工作的基础
对于这么大的系统工程，工作人员数量少、时间紧、任务量大，为了保证此项工作科学有效地进行，忙而不乱，科学的计划是关键。单位领导非常重视此项工作，下拨了专项经费，以保障资产清查工作的全面实施。指定一名图书馆骨干工作人员根据本馆的具体情况负责编写详细的资产清查工作计划，从具体的工作细节安排，到制定文献数据库建设的标准化、规范化的细则，直至该项目结束，报告的撰写，都要职责明确。实行量化工作制，有计划、分门别类，先易后难，先核查后建库，完成一个文献类型的建库工作，就核查该部分文献的数据库，逐条仔细核查，发现错误，及时修改，真正做到科学有序，责任到人。
2、专业图书馆文献资产清查工作特点
中国地震局工程力学研究所图书馆馆藏文献经过近60年的发展，形成较大的馆藏规模，其资产清查工作具有如下特点：
2.1、文献种类多
馆藏中有中文图书、外文图书、中文过刊、外文过刊、特刊；有正式出版物、非正式出版物、以及内部交流的各种资料、课题研究总结报告、研究生学位论文等等。
2.2、文献标价形式多样
馆藏文献的多样化，使得各种文献的标价也呈现出多样化、复杂化，有的文献有价、有的无价，标价有人民币、美元、日元、卢布、港元、台币等等，人民币标价又分旧的人民币面值和现代面值。因资产清查工作要求建库中无价的要估价，因此无价文献参照当时年代进行估计，外币和旧面值的人民币需要折算成现代面值的人民币。
2.3、馆藏文献使用多种分类法
专业图书馆建馆时间长，经过半个多世纪的文献积累，馆藏文献的管理方法具有不同时期的历史烙印。
比如，图书分类编目曾分别使用了人大法、科图法、中图法等。多样性的分类法造成馆藏文献在管理上的复杂性。
2.4、时间紧、工作量大、要求高
在不影响对读者服务质量的前提下，此次资产清查工作中，要求将所有馆藏文献全部进行建库上网，需要进行建库的馆藏文献有十余万册。为了保证数据库标准化、规范化，建库在金盘系统下进行。由于图书馆工作人员较少，在短期内完成如此巨大的工作量有一定难度，需要聘用临时工作人员进行此项工作，他们不熟悉金盘系统的操作使用方法，因此给馆藏文献的标准化、规范化数据库建设带来了很大的压力和挑战。
3、落实工作计划的措施
图书资料资产清查工作时间紧、涉及面广、工作量大、要求高。在图书资料资产清查和数据库建设中，为了确保资产清查工作取得实效，采取了以下组织与管理措施：
3.1、资产清查工作的组织协调措施。
在图书馆资产清查工作和数据库建设过程中，图书馆日常的读者服务工作不能减少，服务质量不能降低，而文献资源数据库建设和资产清查具有工作量大、问题多而复杂、技术性强、质量标准高等特点，因此组织协调工作非常关键。图书馆成立了资产清查和图书资料数据库建设的组织协调系统，对资产清查工作进行动员布置，制定工作计划，采取得力措施，协调资金经费、设备配置，规范技术标准，保证工作进度，确保人员安排和工作质量，确定资产清查责任人员，协调解决资产清查工作中遇到的各种问题：如部分文献存在价格缺失问题；外文文献还要根据当年的汇率推算进行价格评估等等。保证资产清查任务和数据库建设的按时完成。
3.2、图书、期刊剔旧工作措施
专业图书馆主要以特定领域和范围的图书资料为资源基础，以专业用户为主要服务对象。所藏文献都是按照本单位专业研究领域的需求，经过数十年积累而成的。馆藏文献专业特色突出、系统完整、文献数量多，代表学科发展的新成果、新动向，外文书刊文献占比重较大，具有显着的专业性优势。因为研究所的科学研究方向和研究领域经过多次调整，有一些馆藏文献需要做剔旧处理。具体做法是：邀请所内专家仔细地、有选择性地剔旧一批年代久远、利用率几乎为零的图书、期刊，同时抄录剔旧书、刊的详细信息（包括书刊名、年代、价格、册数等），所有剔旧书、刊信息均留存电脑中。
3.3、临时工作人员技术培训措施
馆藏文献数据库建设与资产清查结果的质量，对今后图书资料资源的检索、开发、整合、利用将产生深远的影响。鉴于此，制定和执行统一的着录标准是实现高质量数据库建设的保障，为此，图书馆加强了对参加数据库建设人员的培训力度，在熟练使用金盘系统的基础上，对参加建库的所有人员，上岗前普遍进行了技术标准操作培训。由于一些工作人员缺少图书分类编目知识和数据库建设经验，采取由固定人员随时指导、详细讲解图书馆自动化管理系统的录入要求，不放过每一处细节，帮助解决建库人员遇到的种种问题的办法，从而规范、高效地完成了建库任务。
所以，严格的技术培训确保了文献资源数据库建设和资产清查工作在规范化、标准化上的高度统一。
3.4、有序建库措施
由于研究所图书馆建馆时间长，文献资源采用了多种分类法，再加上有些非正规出版物管理不规范，给资产清查和数据库建设带来了很大的困难，为此，这次资产清查与建库工作根据实际情况，经过全面考量，为保证数据库质量，在进行回溯建库时，采取了分门别类、先易后难的办法，即先中文后外文，先图书后期刊，层层推进，边着录建库，边检查，边纠错改误，完成一类核查一类，使资产清查工作科学有序地顺利完成。
4、结语
专业图书馆资产清查这一工作意义重大，功在当代，利在千秋，既推动了图书馆文献资源数字化管理进程，为科研人员查阅、检索文献信息提供了极大地便利，又使图书馆在建馆60年来首次查明了馆藏文献资源的数量、价格、分布情况，做到资产账、文献目录和实际藏书相符。建立了图书资料资产管理和财务管理相结合的运行机制，实现对国有资产的动态监督。
通过资产清查工作，建立了一个开放的、现代化、数字化的图书馆，最大限度地满足了读者对文献信息的需求，对提高图书馆的服务能力和管理水平，充分发挥文献资源的经济效益和社会效益，更好地服务于科研工作和科技人员有着深远的影响。
