所谓电子档案,也就是指具有一定保存价值同时已经归档的电子文件以及其他相关的资料和数据.现阶段在日常工作当中,电子档案的重要性和数量朝着不断增长的趋势发展,而伴随着我国信息技术的进一步发展,虽然档案管理工作当中的电子化水平出现了很大程度地提升,不过针对于具体的管理理念和手段等依然存在着众多的问题.强化电子档案管理,便是希望可以对电子档案进行更好、更充分地利用,提高组织内部档案管理的水平.
1 电子档案使用的途径
电子档案拥有很多传统档案所不具备的特点,例如查准率和查全率便是传统档案所无法取代的.不过在电子档案管理的过程中,应当充分利用电子档案的作用,发挥其优越性,提高档案管理的水平.现阶段对于电子档案的利用基本上包括下面几个途径:
1.1 提供拷贝
电子档案在使用的过程中,第一路径便是拷贝,也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态,保证其可以充分利用这个档案.档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中,可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容,再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理.而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下,可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件.
1.2 通信传输
通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题,同时能够省去很多的人力、物力和财力.通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输,实现电子档案的利用.电子档案在利用的过程中,经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用.
1.3 直接利用
直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询.可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案,能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持.
2 电子档案的重要性
对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲,电子档案依然是一个全新的事物,而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位,拥有很大的重要性.下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究.
2.1 电子档案可以节省人力、物力
通过大范围的使用电子档案,能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤,加快档案立卷归档的速度,为档案工作人员减轻了很大的工作负担,提高了档案归档整理的质量,有利于节省大量的人力物力,极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平.
2.2 电子档案可以提高档案服务水平
实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务,强化电子档案管理工作,实现电子化的档案管理,能够进一步提高档案的服务水平和质量.实施电子档案管理,能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中,利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选.
3 提高电子档案管理水平的建议和措施
电子档案的利用途径有很多种,并且也对于技术手段存在很大的依赖性,所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程.在强化电子档案管理工作的过程中,应当通过多个方面的有机协调,全面地开展电子档案管理工作,提高电子档案管理水平.
3.1 构建档案管理制度,加强电子档案安全性管理
想要充分发挥档案管理工作的作用,首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度,规范计算机条件下档案管理的相关步骤,进一步适应电子档案管理的要求;其次,在电子档案使用的过程中,存在着一定程度的安全性隐患,由于计算机技术的快速发展,网络技术也随着得到了巨大的发展,这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中,所以在实际工作当中,一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复,安排专业人员定期检查档案管理网络,保证网络的安全系数在一个合理的水平,进而保证电子档案管理工作的有效开展.
3.2 规范档案利用方式,防止不可挽回损失的发生
在档案使用的过程中,经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题,为了防止这些问题的再次发生,应当规范档案利用方式,要求在对电子档案进行利用之前,相关使用者需要得到档案主管的同意,才能够对电子档案进行查询和使用.另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度,通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作,对电子档案进行实时更新,保证电子档案信息的实效性.
3.3 加强档案工作人员的管理,提高档案保护意识
电子档案进一步提高了档案管理工作的信息化水平,因此便需要专业的人员来对技术设备进行操作.而档案管理工作者也应当具有全新的现代化知识,同时对时代背景具有一定的了解,在电子档案的管理过程中,档案工作者的素质和技能极大地影响到档案工作的质量和水平,应当对相关工作者进行专业的培训,建设一批具有高素质、高技能水平的专业档案管理人员,提高档案管理工作者对于档案的保护意识,防止档案出现丢失或者破损等相关问题.另外,为了能够满足现代化的发展趋势,档案工作者还应当具有对档案信息进行分析处理并提供比较高水平的档案查询服务的能力,进一步提高档案管理工作的水平和质量.
现阶段社会处于信息化时代的前期,相关网络技术的普遍应用让组织当中出现了比较多的电子档案.而电子档案在档案管理工作中又处于一个比较高的地位,拥有不可替代的重要性.为了进一步发挥电子档案的重要性和作用,相关工作人员应当从发展的角度分析问题,依据组织内部的实际情况,对电子档案实施全面而有效的管理,并加强电子档案管理人员的培训和建设,提高电子档案的管理水平,让电子档案更好地融入到档案管理工作的整体中,提高档案管理的工作质量.
参考文献
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