档案之所以有凭证价值,是由其形成过程及其结果的内容和形式特点决定的.档案客观地记录了以往的历史情况,保留着真切的历史标记,是令人信服的历史证据.
基于原始性的档案的凭证作用指的是其能为某种需求提供真实可信证据的作用,档案的凭证价值也已通过档案法律法规、其他法律法规予以明确.
随着电子文件、电子档案在各行各业的大量产生和广泛应用,对于电子档案的凭证价值一直处在不断研究中.在当今,技术的发展、认知的深入、法律法规的完善,都为电子档案凭证价值在理论层面、法律层面、技术层面的研究提供了有力的支持.
本文着重分析与电子档案凭证价值有关的法律法规,并提出在我国保障电子档案凭证价值高于一般证据凭证价值的实现途径.
一、档案凭证价值的法律规定
(一)档案具有凭证价值
关于证据的法律规定,经过修改并于2013年1月1日正式实施的《中华人民共和国刑事诉讼法》和《中华人民共和国民事诉讼法》都有相关的规定.
《刑事诉讼法》第四十八条第二款规定,证据包括:
(1)物证;(2)书证;(3)证人证言;(4)被害人陈述;(5)犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解;(6)鉴定意见;(7)勘验、检查、辨认、侦查实验等笔录;(8)视听资料、电子数据.《民事诉讼法》第六十三条规定,证据包括:(1)当事人的陈述;(2)书证;(3)物证;(4)视听资料;(5)电子数据;(6)证人证言;(7)鉴定意见;(8)勘验笔录.
从证据的类型中可以看到,纸质档案、实物档案和声像档案等作为书证、物证和视听资料,均可以作为证据,具有凭证价值.同时,在证据的规定中,首次提出电子数据的概念,这是电子数据第一次得以独立于视听资料之外,而成为独立的证据类型写进法律.
档案数字资源[2]主要包括电子档案和档案数字化副本,均属于电子数据,可以作为证据,具有凭证价值.
(二)档案具有高于一般证据效力的凭证价值
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第77条规定了人民法院就数个证据对同一事实的证明力,可以依照下列原则认定:
1.国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证;2.物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或经过公证、登记的书证的证明力一般大于其他证据;3.原始证据的证明力一般大于传来证据;4.直接证据的证明力一般大于间接证据;5.利益相关人的证言的证明力一般小于其他证人证言.
根据上述规定,可以明确看到,档案具有高于一般证据的凭证价值.其中(1)国家机关、社会团体依职权制作的公文书证,是处于文件生命周期前端、正在运行的文件,与档案有着内在联系和衔接;(2)则明确了档案的证据价值高于其他证据.
二、电子档案高于一般证据的凭证效力的实现障碍
电子档案作为档案的一种,也应该具有高于其他证据的证据效力.从电子文件、电子档案出现,即有很多专家学者对其从多个角度进行研究,但是由于对电子档案原件属性、凭证价值的理解和研究不够深入透彻,造成在认识上的差异,导致在明确电子档案具有高于其他证据的凭证效力问题上存在多方面的障碍.
(一)观念上的障碍
在计算机和网络技术未广泛使用和普及的时期,人们对电子档案的认识和研究存在着误区和盲区.认为电子档案具有非人工识读、对系统的依赖、信息与载体可分离、信息可变性等特点,存在电子档案是不固定的存储载体、不特定的字迹签署等问题,造成了电子档案容易被修改且不留痕迹,因而对电子档案的"原件"的界定和属性不能明确,认为电子档案只能是副本,并且认为电子档案在长期保存过程中存在真实性不确定的问题.
(二)档案学理论上的障碍
在档案学理论中,对档案本质属性的研究虽有不尽相同的观点,但大致集中在:档案的本质属性是原始性和记录性的有机统一[3].原始性指由特定形成者在当时直接使用的原始文件转化而来,不是事后编写或搜集的,因此具有原始性;同时档案又是反映机构、组织和个人所从事的社会实践的历史记录,具有很强的历史记录性.档案的原始性决定了档案的凭证价值.档案作为一种原始材料,其物质载体上留有真切的历史标记、痕迹.
这种理论观点在档案界长期占据统治地位,特别强调档案物质载体的原始性、留有历史痕迹这一关键特点.这种观点在以纸质为档案载体的时期毋庸置疑,但是在信息时代,档案载体出现了本质性的突破,打破了档案学理论的固有规则.
信息化时代,电子档案没有"物质载体的原始性"这一特点,很多研究者即凭此而认为电子档案不符合档案学理论中档案的基本属性,因此不具备"原件"属性.有些单位在实践中为了遵循原始性的要求,在归档电子文件时甚至将产生电子文件的计算机和硬盘等电子文件形成和保存的环境一起归档,认为如果拷贝到其他介质中就不再具有原始性了.这一基于纸质载体的档案理论,已对确认电子档案的凭证价值且高于一般证据的凭证价值造成了理论上的障碍.
(三)技术上的障碍
很多技术如数字签名技术、加密技术等应用于电子档案的生成、使用和管理,以保障电子档案的安全和可靠.但是这些技术只能保证电子档案某一方面、某一层面的安全性,不能对电子档案的原始性从根本上予以确认.因此,尚需新的技术应用于电子档案的全生命周期,确保电子档案的原始性和凭证作用,以实现电子档案高于一般证据的凭证价值.
(四)法律上的障碍
我国及世界其他国家、国际组织关于电子档案的原件属性、证据力的法律法规规定,都是经历了一个逐步认识、明确的过程.
在我国,1999年3月15日通过的《合同法》对"书面形式"作了扩大解释,使之涵盖了数据电文,从而给数据电文作为书证营造了良好的法律环境.2004年全国人大常委会制定了《中华人民共和国电子签名法》,对电子签名、数据电文作了详细规定与说明.2013年1月1日正式实施的《中华人民共和国刑事诉讼法》和《中华人民共和国民事诉讼法》首次提出电子数据作为独立的证据类型.
但是,在相关法律确立电子数据作为证据类型的同时,档案的法律法规还没有对电子档案的法律定义、本质属性以及对于档案数字资源的属性进行规范,未能跟上技术、认知与社会的发展,落后于其他法律法规,造成明确档案数字资源法律凭证作用的难度,更造成了实现电子档案高于一般证据的凭证效力的法律障碍.
对于电子档案的定义,目前大多是描述性的定义.将电子文件、电子档案定义描述为通过计算机系统应用、管理等形成的文本、图像、影像、声音、其他类型的数据记录.这类定义没有揭示出电子档案本质属性,也缺乏对电子档案以及档案数字资源从法律规范层面上的定义的研究.
另外,纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字化副本[4],改变了档案的原始形态、物质载体形式,在目前的法律背景下,这类数字化的档案数字副本的凭证作用无法得到确认.
三、电子档案凭证价值
高于一般证据价值的实现途径电子档案作为证据的凭证力,也就是说电子档案是具有一般证据效力还是具有高于一般证据效力的关键在于:是否可以通过技术保障,确保电子档案真实、完整、可用和安全,并促进档案学理论的发展确认电子档案的原件属性;是否通过《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》予以明确电子档案其所为档案原件的性质、档案数字资源的性质,进而使得电子档案获得高于一般证据价值的凭证价值.
(一)用电子档案身份证技术突破原有观念
1.电子档案身份证技术确保电子档案的凭证价值
随着技术的发展,人们对电子档案的认识,经历了电子档案只能是副本、电子档案原件与副本并无不同、原生电子文件归档形成的电子档案即为原件的认知过程.在电子文件生成归档和电子档案保存、管理、利用的全过程中,一系列的技术保障,如元数据、管理信息数据的封装,特别是电子档案身份证技术的应用,保证了电子档案生成、储存、传递的可靠性,信息的完整性.
电子档案在管理过程中最核心的要求就是确保其真实、完整、可用和安全,核心内容是保护其凭证价值.以往保证电子档案真实性的技术主要依靠数字签名、加密技术等实现.2011年北京市档案局承担的北京市科技计划项目"基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用"[5]
课题,研发电子档案身份证技术,重点攻关内容就是保护电子档案凭证价值的技术研发,这项技术当时在国际档案界还是一个空白.电子档案身份证[6](电子档案凭证),即通过特定的计算方法,将电子档案的核心构成要素进行特征抽取而形成的一个具有语义属性的凭证代码,用于唯一标识电子档案,并能验证电子档案真实、完整、可用、安全和唯一身份的证件.在分析电子档案元数据和设置一定的语义规则基础上,通过一定的算法生成电子档案凭证数列,利用数字签名技术,以数字形式存在于电子档案的结构之中,表明档案移交单位对该电子档案中包含的内容信息的认可,在电子档案的管理活动过程中其值是固定不变的.
电子档案身份证就是证明一份电子档案身份的真凭实据,它是一种能够保证电子档案唯一性、原始性和真实性的身份证件,也是电子档案作为司法证明的重要依据.
2.电子档案身份证的主要特点
(1)电子档案身份证具有更多的语义性不仅能够快速定位与发现电子档案身份证的唯一编号,同时还能够标识档案本身的语义元数据及其由档案移交单位签发的数字签名,它具有更多的语义性.
(2)电子档案身份证同时具有凭证性验证作用电子档案身份证不仅具有唯一标识定位作用,还具有凭证性验证作用.电子档案身份证里包含了电子档案自身的元数据内容,同时它与电子档案本身封装到一起.一旦电子档案内容出现非授权篡改,重新生成的身份证与原始身份证产生差异,在校验过程中则会引起其电子身份的验证失败,因此电子档案身份证具有凭证性验证作用,能更好地实施安全保障.
3.突破了档案学理论关于原始性的界定
虽然电子档案不具有固定的存储载体、特定的字迹,表现出易修改和不留痕迹的表面特点,但是,以电子档案身份证技术为代表的新的信息技术手段,突破了原有的档案学理论对档案原件原始性的含义界定,并且提供了有力的技术支撑.
原有的档案学理论不能确定电子档案的原始性,主要是认为电子档案内容和形式的原始性不能作为统一的整体出现.电子档案身份证技术这一新技术的出现与不断成熟,有效地解决了在电子档案生成、保存、管理、利用过程中的原始性问题.
对于电子档案而言,档案原始性的关键,已从载体的原始性发展为强调信息的原始性,物质载体已不再是档案原始性的必要条件.
电子档案身份证,配合元数据封装、管理信息封装等技术,使得电子档案在生成之后,各种人为后期对于电子档案任何信息的修改痕迹均能够被识别,即:电子档案原件与电子档案副本、复制件、各种版本均是有区别的,是可识别的,保证了电子档案信息的原始不可更改,因此从根本上解决人们观念中对电子档案是否为原件不能确定、以及电子档案真实性的问题.
基于此,可以明确看出,以电子档案身份证技术为代表的新技术,突破了原有档案学理论局限,确认了电子档案的原始性、原件属性,因而保证了电子档案的凭证价值.
(二)法律保障实现电子档案凭证价值高于一般证据
1.完善《中华人民共和国档案法》中的档案定义,保障电子档案高于一般证据的凭证价值
要明确电子档案的档案属性和原件地位.
《中华人民共和国档案法》第二条规定:"本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录."电子档案虽然在记录方式、物质载体等方面与传统形式的档案存在诸多区别,但在档案的形成者、形成方式、具有保存价值等特点,符合《中华人民共和国档案法》对于档案的界定.鉴于此,电子档案显然包涵在《中华人民共和国档案法》第二条所定义的档案概念之内.
相对于信息技术的飞速发展和人们认知的完善,目前的《中华人民共和国档案法》规定中,关于"档案"的界定有所欠缺,对信息技术发展与应用的理解落后于现实实际,尚需补充完善、更加明确.
随着技术上对电子档案收集、保管、存储、利用等的真实性保障越来越可靠,就更加突出的需要档案方面的法律法规对电子档案的凭证价值予以明确.在新一轮《中华人民共和国档案法》修改中,要能够体现信息技术在档案工作中的应用,还要体现前瞻与预见,对于电子档案及相关内容要界定明确,有未来的发展空间,要通过修改《中华人民共和国档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》对电子档案的凭证价值予以保障.
在相关法律对电子数据等作为证据的规定越来越明晰的基础之上,《中华人民共和国档案法》明确电子档案的属性,在引用其他法律法规时,可以使电子档案高于一般证据的凭证价值得以实现.
2.在《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》中明确对档案数字化副本法律效力的保障
1990年10月24日国务院批准、1990年11月19日国家档案局第 1 号令发布的《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》,1999年5月5日国务院批准修订,1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布.
《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》第二十一条规定:各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件.档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力.
在这条规定中,在明确缩微胶片具有凭证价值的同时,还提出"其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力",这在当时的条件下,为缩微品的法律效力确定了依据.
但从当前的社会发展形势看,此项规定落后于技术与认知的发展,但也为档案数字化副本的法律效力留有入口.
制作数字化的档案数字副本,按照《纸质档案数字化技术规范》等工作流程,加上档案馆机构的权威性以及相关技术的保障,已可以使数字化的档案数字副本具有与原件同等的凭证价值,因此迫切需要修改《〈中国人民共和国档案法〉实施办法》,明确档案数字化副本与档案原件同等的法律效力,进而实现档案数字化副本高于一般证据的凭证价值.
参考文献:
[1] 冯惠玲,张辑哲《档案学概论》[M].北京:中国人民大学出版社,2006(5)第二版
[2] 陶水龙,基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012(1)
[3] 黄霄羽,档案的本质属性必须是原始性和记录性的统一[J].北京档案,1993(8)
[4]陶水龙,基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012(1)
[5] 北京市科技计划课题"基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用"(课题编号:Z111100075011001)
[6 ]陶水龙,薛四新,田雷,张桂刚,李超.异构系统中电子档案凭证性保障的整体构思[J].档案学研究,2012(5)
[7]中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31-2005
