农民专业合作社是在农村家庭承包经营基础上，同类农产品的生产经营者或者同类农业生产经营服务的提供者、利用者，自愿联合、民主管理的互助性经济组织。农民专业合作社档案是农民专业合作社在日常管理、生产经营和服务工作中形成的不同形式和载体的历史记录。开展农民专业合作社档案工作，必将为农业增效、农民增收、农村发展提供服务。
一、开展农民专业合作社档案工作 , 是农民专业合作社发展的需要
合作社档案是合作社生产管理、经营管理的重要组成部分，也是提高农业效益、增加农民收入、维护成员切身利益的一项重要基础性工作。档案行政管理部门在专业合作社进行建档试点的基础上，要逐步在所辖区域内推开农民专业合作社建档工作。建档工作的基本要求是：要把合作社发展过程中形成的有保存价值的文件材料收集齐全完整，整理归档，妥善保管，及时提供利用。要有档案实体、有人员管理、有查档目录、有专柜存放、有管理制度。条件好的合作社要配备电脑及电子管理系统，建立档案数据库，实行计算机管理。
档案行政管理部门与相关行业主管部门要结合合作社档案工作的特点和实际，依法加强业务监督指导，帮助制定完善各项档案管理制度。通过举办业务培训、现场指导、开展参观交流等形式，帮助合作社档案人员学习掌握档案业务知识和实际操作技能，提高胜任本职工作的能力。以此推进农民专业合作社档案工作不断走向规范和完善。
二、开展农民专业合作社档案工作，是农民增收致富的需要
首先，合作社的建立，改变了一家一户的小农经营模式，发挥了合作社在组织化、产业化、标准化的载体作用，有效地整合了各方面资源。这些市场资源作用的有效发挥，必须建立在对农户实行规范化管理的基础上，必须全面掌握农户的基本情况，包括农户姓名、年龄，种植种类、种植面积，播种、施肥、打药、采摘的时间、次数、数量等，这就需要依靠对原始档案的建立、收集、整理和利用。
其次，合作社建立了农产品基地生产档案，记录生产过程中各种种子、农药、肥料等使用的详细情况，对农产品产前、产中、产后实行全程控制，加强对安全农产品产地、农产品生产经营品种进行检查，保证让老百姓吃上安全放心的农副产品。种植合作社及时组织成员参与农业部门举办的测土配方施肥知识培训，通过利用档案让社员了解土壤的N、P、K及其他微量元素的构成，为科学种植打好基础。
第三，合作社带头人通过对档案资料的统计分析，实行统一采购生产资料，降低生产成本。通过开展统一订单销售，为社员销售提供了方便，节约了销售费用和交易费用。通过统一技术生产服务，减少了动植物疾病的发生，提高了种植养殖的经济效益。以通榆县开通镇新民合作社为例，仅 2013年通过利用档案就为社员降低了10%的生产成本。
三、开展农民专业合作社档案工作，是维护合作社及社员权益的需要
合作社成立后，在《合作社章程》中明确规定，由合作社成员大会负责审批财务预、决算情况，由监督理事会负责日常经营活动及财务收支情况，每年定期向成员大会报告工作，维护合作社成员的合法权益。由于合作社建立健全了会计档案，对合作社范围内的生产经营服务活动，进行全过程的会计核算和会计监督，进一步规范了农民专业合作社的运行方式和经营机制，确保财务管理规范、公开、透明，做到了管理人员职责清楚，入社成员心里明白。建立会计档案，能够有效地掌控好产品的销售量和销售额，为下一步在股金分红及利润返还方面提供依据，让合作社的成员得到实实在在的实惠。
四、开展农民专业合作社档案工作，是社会主义新农村建设的需要
经过多年发展，农民专业合作社的组织化经营，改变了一家一户的生产经营方式，可以把农村的闲散人员组织起来集中进行生产，这在一定程度上可以改变农村人员因农闲无所事事而滋生赌博等不良习俗的状况。农民专业合作社可以解决一些公益性问题，减少个人之间矛盾纠纷发生的可能。
农民专业合作社可以通过扩大生产经营范围，吸纳更多的闲散劳动力，解决就业问题。还可以通过组织农民学习、交流先进的理念和技术，提高农民的文化素养和思想道德水准，摒弃封建的、落后的、迷信的思想意识。同时在经营合作中人们的自我约束意识、团结合作意识、诚信经营意识也得到了增强。
做好农民专业合作社档案工作，有利于塑造农民形象，有助于农民充分合作，有益于农民实现生活富裕的目标。同时也有助于农村的民主管理，能够更好地为全面推进社会主义新农村建设提供服务。
