摘要：环境监测档案是具有巨大利用价值的资料, 对其进行网络化管理是大势所趋, 本文就环境监测档案工作的现状和问题进行了阐述, 并提出了档案网络化管理的相关措施。
关键词：环境监测; 档案管理; 网络化;
随着人民对生态环境日益重视, 环境监测工程也越来越多, 在检测过程中产生了很多的监测档案, 这些档案资料是非常有价值的, 可以为环境管理和经济建设提供科学依据, 因此, 需要加快档案管理网络化建设, 提高档案信息利用效率。本文就当前环境监测档案管理中存在的问题予以介绍, 并提出了档案网络化管理的相关措施。
1 环境监测档案管理工作现状及存在的问题
1.1 对环境监测档案管理不够重视
环境监测档案在环境监测、环境研究、信息积累方面有重要作用, 是环境档案工作的一部分, 环境监测归档资料主要有:监测技术档案资料、监测工作资料、仪器设备资料、安全管理资料和行政方面的资料等。在我国基层环境监测站普遍存在对档案管理工作不够重视缺乏档案意识的现象。一些监测站只重视业务工作, 领导对档案工作不够重视, 没有确立档案工作长远的发展方向和建设目标, 单位的工作计划也未纳入档案管理工作, 档案管理的硬件、软件设施落后, 阻碍了档案工作信息化的开展。
1.2 档案信息化工作发展不平衡
在经济发达地区的监测站, 监测工作做的好, 管理档案水平也较高, 一般都已实现档案的网络化管理。在经济欠发达地区由于受到人力、物力、财力的影响, 管理档案水平低, 很多监测站虽然已实现电脑办公, 但档案工作的网络化、数字化建设还未开展。由于档案信息化工作专业性强, 各环境监测站档案管理人员专业素质不一, 有些甚至没有经过专业的培训, 严重影响了档案管理的质量, 不能满足档案信息化建设的需求。
1.3 档案服务意识弱, 利用率低
档案管理人员只重视案卷管理质量, 轻视对档案进行开发利用, 很少对档案信息进行深层次的开发, 另外开发方式方法也比较单一, 深层次开发时效性不强, 需要加大对档案编研工作的开发利用。
2 档案网络化管理措施
2.1 自动化办公建设、档案数字化管理
实现对档案进行网络化管理的基础是建设自动化办公、档案数字化管理。各环境监测单位应将建设自动化办公和数字化管理纳入单位发展规划, 加大对硬件、软件的资金投入、技术支持, 确保档案网络化顺利建设实施。首先要将传统的档案资料进行数字化, 利用扫描仪将纸质档案、多媒体档案、照片等金星扫描, 建立分类档案数据库。利用单位局域网实现档案资料的网上查询、检索、传输等工作。数字化工作要确保流程规范、字段完整、格式统一, 其次要建立单位文件处理枢纽的自动化办公系统, 档案管理人员要积极参与自动化办公建设, 了解系统设计原理, 熟练使用。在利用办公自动化系统进行资料的存档时, 要规范档案录入信息, 如对档案的标引、排列、分类等进行有序化处理。将自动化办公软件中的文件检索、归档与档案管理软件进行链接, 实现网络化管理, 这大大提高了管理档案工作效率, 促进了档案管理工作有效、持续的开展。
2.2 加强档案管理的安全保密工作
安全和保密工作是档案管理的关键。为了做好这项工作, 档案管理人员要有安全意识, 要加强网络安全知识的学习。采取必要的身份认证手段使未认证用户无法进入系统, 通过身份认证、布设监控系统、文件加密处理等方式, 对使用者加以区分, 划分各自的权限, 避免非授权用户窃取相关信息, 对相关信息进行篡改、删除等。通过内部安全系统、日志登记技术定期对网上作业进行审计、监控, 通过病毒防范系统保护网络环境。另外还要做好档案的备份工作, 对重要档案除了保存电子档案, 还有保存纸质档案, 方便以后查阅。
2.3 加强宣传、培训、监督管理工作
环境监测单位要开展档案网络化宣传工作, 提高领导、员工的网络化意识, 增强全体员工的档案安全意识。在日常工作中要提高档案数字化管理效率, 注重档案电子化管理质量, 要不定期开展相关检查, 针对问题做出相应整改措施, 提高各部门对档案网络化管理的认知。
除了对档案网络化管理的宣传, 还要做好档案管理人员的培训工作。档案网络化管理是一个专业性极强的工作, 在实际工作中要开展各类学习、交流和培训活动, 增加知识储备, 要多到先进档案管理单位学习, 虚心学习他们的先进管理理念、方法, 通过不断的学习提高自身的专业水平, 为档案网络化管理服务。
档案网络化管理还需要有关部门的监督管理, 没有有效的监督管理档案网络化工作只会流于形式, 上级主管部门要加大对档案工作的监督管理, 将具体工作落实到人, 通过严格的监督、检查和指导来推动档案网络化管理有序开展。
2.4 深度挖掘档案信息资源
档案管理的目的是为了利用档案资料, 解读档案信息, 为经济建设和环境管理提供科学依据。当前的档案信息利用率低, 各级部门应由传统的资料整理向深度挖掘档案信息转变, 提高档案信息的利用效率。积极开展数据的分析工作、档案的编研工作, 利用计算机、多媒体对档案进行深层次开发, 最大限度利用档案信息。通过建立科学的检索系统, 发挥档案的时效性功能, 为政府决策部门, 企业等服务。加快对档案网络化的建设, 确保环保系统之间可以共享信息, 及时沟通, 整合档案资源, 多渠道提高档案利用效率。
3 结语
环境监测档案网络化管理已是大势所趋, 在实际工作中要加强档案管理网络化意识, 面对新事物要以新观念、新思路加快档案网络化建设, 要保障对网络化建设的硬件、软件投入, 加强人才队伍建设, 制定相关监督管理机制, 深度挖掘档案资料信息, 为环境监测事业持续发展服务。
参考文献
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