摘要：事业单位档案管理工作具有保密性、公共服务性等特征, 会受诸多因素的制约, 在单位内部发挥着重要的作用, 是实现规范化、标准化、科学化管理的关键。现阶段, 事业单位实施档案管理工作时, 面临诸多问题, 严重影响档案管理的水平, 不利于管理工作的有序开展, 所以要根据实际情况采取有效的措施, 积极推进事业单位档案管理的规范化、程序化、科学化、标准化发展。
关键词：事业单位; 档案管理工作; 规范化; 标准化; 策略;
我国事业单位在新形势背景下获得了良好的发展空间, 但其也会受诸多因素的制约, 所以对其档案管理提出了更新的要求, 需要做好档案的规范化标准化管理, 加快推进新一轮事业单位的改革工作。对于事业单位而言, 其档案管理工作还存在不标准、不规范的问题, 制约档案管理水平的提高, 所以要注重档案管理工作, 采取一系列措施, 实现档案的科学化、标准化、规范化管理。
一、事业单位档案管理工作概述
(一) 重要性
档案形成于社会实践活动, 旨在客观记录历史情况, 属于确凿的历史证件与原始材料, 所以做好事业单位的档案管理工作显得尤为重要。首先, 对于事业单位的档案材料来说, 涵盖了单位发展中的总结与成果, 集中体现着单位的科学管理, 通过应用和查询单位的档案材料, 可为后期内部管理提供有力参考。其次, 档案管理不仅是事业单位发展和建设记录的重要材料, 也是职工人生经历的参考资料, 有利于促进事业单位的长远发展。最后, 由于单位档案具有保密性等特征, 可为相关法律部门提供档案查询机服务, 更好地保障单位权益, 推进档案的规范化、标准化管理。
(二) 现状
事业单位档案管理工作现状主要表现为如下几点:1.重视不足。当前很多事业单位开始意识到档案管理的重要作用, 逐步完善档案管理工作, 使其更好地服务于自身, 但由于各种因素的影响, 不能全面、科学认识档案管理, 不重视档案管理, 无法做好相关管理工作, 导致档案孤本、分散等情况, 难以符合系统、集中、优质的社会档案利用要求, 不利于实现档案管理工作的良性发展。2.基础业务和法律规范意识薄弱。虽然有些事业单位完善了档案管理制度, 但不能将其落到实处, 组卷没有严格按照规范的要求进行整理, 易造成组卷混乱问题;同时一些单位没有按照法定的程序来尚自销毁文件材料, 或者是没有开展档案鉴定等工作。此外, 有些事业单位不能贯彻落实相关法律法规的学习, 如《档案管理办法》和《档案法》等, 没有充分意识到档案的优势, 致使档案管理混乱, 难以将工作落实到位。3.档案资源开发利用与管理设施有待加强。部分事业单位不能将档案的作用加以发挥, 忽略档案资源的开发及利用, 只关注档案的整理、收集等, 片面认为档案不破损、不丢失即可。事业单位的档案室库房相对简陋、空气污浊, 甚至堆放易燃杂物;接待室、办公室、档案室未实现三分开, 档案保护设置缺乏齐全的配置。4.专业素质低且队伍不稳定。由于档案管理工作的专业性极强, 其工作效率取决于管理人员的专业素质, 而部分事业单位对档案工作的专业性加以忽视, 导致人员频繁变动, 加上人员专业能力不强、专业素质低等问题, 这些都在很大程度上制约着工作的有序实施。
二、推进事业单位档案管理工作规范化标准化的策略
第一, 提高认识, 加强宣传。为了做好档案管理工作, 事业单位应该加强档案宣传, 鼓励人员积极学习与了解档案法律法律等方式, 增强职工及领导的档案意识, 让其从思想层面意识到档案的重要性, 推动事业单位的持续、稳定发展。同时事业单位要保障档案管理人员的稳定性, 要求工作人员应具备较强的操作性及实践性, 拥有丰富的工作经验, 大力培养人员的专业技能及综合素质, 使其形成为社会服务的理念, 熟练掌握及灵活运用现代化信息技术, 推进档案管理工作的规范化标准化发展。
第二, 加大档案信息资源的开发力度。事业单位要想达到档案的规范化和标准化管理, 必须要打破传统的管理形式与工作理念, 形成良好科学的管理意识, 充分利用资源信息。同时单位落实档案应用工作时, 应该对相应的档案进行参考, 合理编辑单位实际发展情况, 进而提高单位的知名度, 保障不同部门的便利使用, 推动单位的良性发展;或者是在档案管理工作中适当渗透现代化设备, 为社会提供优质服务。除此之外, 相关人员对档案资源进行使用时, 需要积极完善和优化档案管理制度, 进一步提高自身的专业能力及管理水准, 满足档案规范化标准化管理的目标。
第三, 遵循“以我为主”的立卷归档原则。无序的立卷组合是影响档案标准化规范化管理的重要因素, 所以在管理工作中应严格执行“以我为主”的立卷归档原则, 做好相应地文书立卷归档工作, 实现便捷化的检索利用、完善化的案卷、最大化的档案保管利用价值。当然在实际工作中, 事业单位应严格执行相关文件要求, 切实解决好如下问题:1.明确立卷归档的重点, 合理分工立卷, 准确区分资料和文件, 如很多文件资料在形式、内容等方面有所相似, 这就需要针对具体的问题进行综合分析, 防止档案管理的信息冗余及重复读, 促进档案利用率的提升。2.对文件立卷归档的时效性进行准确把握, 做好现行文件任务后方可归档或立卷, 以免出现档案的无序管理。3.由于档案材料是否完整收集关系到档案的价值, 而案卷的装订质量与立卷方法对档案管理效果具有重要影响, 所以要妥善处理好案卷装订质量及立卷方法等问题, 实现档案的规范化和标准化管理。
第四, 深化档案改革及管理方式。新形势下, 事业单位面临较大的工作压力, 在检查、治理和管理的过程中会使用以往的检查数据, 借助现代化档案管理的方式, 对以往数据进行及时调取, 促进监管效率的提升。由于档案材料类型丰富多样, 单位人员在管理环节要维护档案资料, 通过数字化扫描的方式来备份重要档案资料, 做到妥善保管, 节省工作时间, 提高工作效率, 推动档案的信息化建设。
第五, 依法治档, 明确职责。事业单位应该依法治档, 构建系统科学的档案管理工作制度, 保障档案管理工作按照制度化、程序化、规范化的轨道运行。值得注意的是, 完善的机制和健全的机构是落实档案管理工作的基础, 事业单位只有在内部成立综合档案室, 合理确定档案人员、档案室主任、档案分管领导, 对其职责加以明确, 根据内设机构的具体情况配备人员, 形成系统的档案管理网络, 才能满足档案室工作实际需求。
三、结语
综上所述, 档案管理作为事业单位管理工作的重要内容, 在实际工作中还存在诸多问题, 如重视不足、础业务和法律规范意识薄弱、档案资源开发利用与管理设施有待加强、专业素质低且队伍不稳定等, 影响档案管理工作的顺利实施。因此事业单位要从实际情况出发, 提高认识, 加强宣传和档案信息资源的开发, 遵循“以我为主”的立卷归档原则, 深化档案改革及管理方式, 依法治档, 明确职责, 从而提高档案管理的效能, 实现档案的现代化、科学化、标准化、规范化管理。
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