摘要：21世纪以来, 信息化技术的发展带动了社会各个方面的发展。而媒体的发展更是十分高速, 从原来的传统媒体——报刊、广播、电台等, 转变为现在以数字化为主要传播手段的新媒体, 比如手机、电脑、数字电视等。新媒体对社会各方面都存在着潜移默化的影响, 包括对高校的档案管理。高校的档案管理从2008年国家颁布《高等学校档案管理办法》开始就一直未做改变, 有许多不足需要改进。本文即围绕新媒体对高校档案管理会产生哪些影响, 以及如何应对作出一个探讨。
关键词：新媒体; 档案管理; 现存问题; 解决策略;
The Influence of the New Media Environment on Archives Management in Colleges and Universities and the Coping Strategies
Abstract：Since the 21 st century, the development of information technology has driven the development of all aspects of society, including the media. The development of the media is very fast, from the original traditional media, newspapers, broadcasting, radio, etc., to today's new media with digitalization as the main means, such as mobile phones, computers, digital TV and so on.The new media has a subtle influence on all aspects of society, including archives management in colleges and universities.However, the archives management in colleges and universities has not changed since the promulgation of the "Measures for the Management of Archives in Colleges and Universities" in 2008, so there are still many deficiencies that need to be improved. This paper focuses on the influence of new media on archives management in colleges and universities, and the coping strategies.
Keyword：new media; archives management; existing problems; coping strategies;
1.引言
新媒体是新的技术支撑体系下出现的媒体形态, 以数字化为主导形式, 它被形象地称为“第五媒体”。在这种传播迅速、透明度高、敏锐性强的数字化媒体环境的影响下, 许多高校档案管理不得不改变自己原来落后的管理制度与方式, 以求跟上现代化教育的脚步, 不被新媒体所引领的时代抛弃。只有在新媒体环境的影响下进行革新, 高校档案管理才能发挥它最好的选才与教育功能, 让档案活起来, 灵活处理其中的问题, 而不再是从前的“一刀切”。
2.高校档案管理现存问题
2.1 档案的管理方式比较单一
档案的管理方式自20世纪起就是以档案室为据点, 派相关的档案管理人员进行手工管理, 而在档案的提档与流转过程中则一直沿用邮寄纸质档案的方式。这种单一的管理方式会造成很多意外事件, 比如档案的分类不到位, 导致寻找档案困难, 又或者在档案的流转过程中将档案意外丢失, 档案内容被泄露为其他不法分子所利用。一旦发生上面所说的这些问题, 将很难追查责任, 也很难进行补救, 造成的恶劣影响是巨大的, 也会给高校师生带来一种不安全的感觉, 那么高校档案管理机构与高校师生之间的交流也会有障碍。因此, 对这种落后而又单一的档案管理方式必须加以改进, 否则档案的资源就不能得到最好的保护与利用。
2.2 档案管理缺少监管
档案管理是学校的重中之重, 它里面包含了学校本身的信息资源、招生资源、人才培养资源、师生信息资源等等众多重要的内容。这也就表明了它的管理是不能出错的, 就算管理制度不完善、不成熟也要尽量减少犯错的次数。因为一旦出错, 可能学校信息资源的运转会出问题、学生的前途受到影响。但是很多高校认为只要有专员管理就不会出现问题, 他们一般是只派人, 不管人。他们对于档案管理的认识还不够深刻, 对于档案管理这一块儿的工作缺少监管, 时间久了, 由于没有外部环境的压力, 内部成员很容易放松对自己的要求, 在管理档案的时候稍一疏忽, 便会出错, 后来要补救则是费时费力, 劳心不已。
2.3 高校档案管理人员的综合素质有待提高
作为高校档案的直接受理者———高校档案管理人员与档案朝夕相伴, 对档案应该是最熟悉的, 他们每天要做的事情很多, 例如:整理档案内容、对档案进行分类、及时更新档案的信息、记录借出档案的人事……他们将档案整理好, 大家才能更好、更方便地利用档案信息资源。但是近几年来, 通过对高校档案管理情况的调查, 发现其中不乏偷懒耍滑、对工作漠不关心以及玩忽职守的人。他们中的许多人档案管理的专业知识水平很高, 可是非专业方面的责任意识不够、品行不够。他们缺少对档案管理工作的热情, 从综合素质方面来看, 他们的水平还不足以将重要的档案管理工作交付出去, 否则, 对档案本身就是一种伤害。
2.4 高校档案的资源利用度不高
高校的档案因其内容的特殊性受到特殊保护。毕竟档案里面记载的资源信息都是十分珍贵的, 很多学校对档案的管理采取了十分严密的保护措施。借出归还档案要严格记录在册, 这样虽然在很大程度上保护了档案的安全与内容的隐密, 但是却造成了资源流通与利用的困难。高校之间要交流招生的经验也不太方便, 学生与老师查找档案也很麻烦, 效率也很低下。这就是明显的档案保护措施的僵化与落后, 导致高校档案的资源利用度不高, 资源存在浪费的情况。这样的问题的存在阻碍了高校档案管理的发展与更新, 不能让档案管理的活力焕发出来, 急需改进。
3.新媒体环境对高校档案管理的影响
3.1 加强高校档案的开放力度
新媒体具有传播快、范围广、透明度高的特点, 它的存在可以让新闻以光速传播, 可以让人人都有说话的权利, 让社会越来越多元化, 同时更加开放。那么, 在新媒体为众的环境下, 高校档案受它的影响也会变得更加开放, 它的资源将面向所有需要它的人, 它的价值也更加被体现出来。
3.2 提高高校档案管理的效率
过去的高校档案管理方法是人工手动操作, 比较费时费力, 是一种效率低的方法, 而数字化的新媒体则运用21世纪最新的信息技术, 让一切的工作变得简单省时。新媒体环境之下, 档案管理人员可以运用新媒体的数字化信息技术对档案的内容进行收集、整理、归类……既减少了错误的产生, 又节省了档案整理的时间, 整体提高了档案管理的效率。再者, 运用新媒体节省下的整理档案的时间, 可以让档案管理人员有更多的空间去思考高校档案管理未来的发展之路, 制定更适合现在时代潮流的管理方法, 让档案管理变得高效。
3.3 让高校档案管理更加富有生命力
新媒体的优点在社会各方面得到认可, 它是一个新兴产物, 拥有着强大的生命力, 它的活力不管注入哪里, 都会让那里变得生机勃勃, 富有新气息。高校档案管理也不例外, 新媒体不仅给它带来新的方法, 也给它带来新的生命力。数字信息化不仅使档案保存可以更持久, 也让档案管理人员变得更加有积极性, 更让全校的师生对这一块儿重视起来, 毕竟当档案管理变得开放的时候, 许多人就会开始关注它, 给它提意见等等。而新时代下的网络平台, 也可以为档案管理的收集增添新的内容, 让档案信息更加完整。那么, 在新媒体环境的影响下, 整个高校档案的管理系统与体制都将散发它独特的、吸引人的活力, 昭示它的生命力。
3.4 新媒体运用不当导致大量不良信息涌入
任何事物都有它的两面性, 任何新事物也都是一把双刃剑, 带来好处的同时, 也会带来不好的影响。新媒体让我们的网络环境不如旧时代安全。社会里鱼龙混杂, 人也良莠不齐, 总有不法分子会利用新媒体做有违道德的事, 比如发布一些不利于高校师生发展的不良信息, 侵蚀人们的思想。在这种情况下, 高校档案管理就面临着混入不良信息的危险, 档案内容的严谨与权威将受到质疑, 档案文化也将面临解体的危险。
3.5 档案管理人员面临新媒体技术挑战
由于过去档案的保密程度极高, 档案管理人员的流动和调动都很少, 一般一个人做了档案管理人员, 就一生都在这个岗位上工作, 专管他 (她) 这一块儿的档案。这就造成现在档案管理的岗位上大部分还是以前的管理者, 他们或许有着充足的经验, 但他们缺少对新媒体技术的了解, 在运用新媒体与数字信息技术时操作不熟练, 跟不上档案管理的节奏。另外, 当档案管理出现问题的时候, 他们对于新媒体不了解, 就很难通过新技术去进行补救。因此, 档案管理人员面临着新媒体技术的挑战, 急需迅速掌握新媒体技术并运用。
4.新媒体环境下高校档案管理的应对策略
4.1 对档案进行精心包装
新媒体的宣传能力目前是所有技术中最强的, 我们要改变档案利用率低下和开放性不强的局面, 就需要对各高校的档案进行精心的包装。首先, 要打造一个特别的标志, 让大家记住它的特点, 将它的资源推销出去;再者, 要改变它的内在与内涵, 要让档案符合现在时代的需要, 不仅让本校的师生觉得这个档案非常好, 还要让外界需要这些资源的人称赞。最重要的是, 一个高校的档案见证并记录了这个学校从建校到现在的所有历史文化轨迹, 那么, 在对它进行包装的时候, 就需要带上学校的特色文化, 进行有特色的包装, 提高高校档案的知名度。
4.2 提高档案管理人员的新媒体技术运用能力
为了应对因新媒体而产生的档案管理方面的问题, 档案管理人员需要过硬的操作新媒体技术的能力。那么, 首先要开设专门关于新媒体与新媒体环境的知识讲座, 让大家了解什么是新媒体环境, 什么是数字信息化技术;其次是要专门开设学习新媒体技术的培训班, 让档案管理人员在学习中变得更加专业, 更加能够灵活操作并解决实际的问题;最后就是考核运用了, 要对这些进行考核, 观察管理人员是否真正掌握了这些新技术。通过提高档案管理人员运用新媒体技术的能力, 让高校档案的管理更加专业、更加规范。
4.3 运用新媒体扩展高校档案的传播方式
宣传工作是高校档案管理的又一大方面, 新媒体既然拥有强大的宣传能力, 我们就应该好好利用它的这个特点, 扩展高校档案的传播方式, 比如, 运用媒体的网络平台去宣传、运用特色的数字化电子广告去宣传、运用电子报来宣传等等。通过各种方式的宣传, 让高校档案资源的受众越来越广, 价值也越来越高。
5.总结
新媒体环境是时代的潮流, 它代表了当今世界的高科技, 是社会的各个方面都要用到的。对于高校档案管理, 新媒体更是有着不可替代的作用。但是新媒体技术给高校档案管理带来的冲击也是有好有坏。它冲击了高校档案管理落后的管理模式, 但同时又给档案管理带来了机遇, 这就需要我们迎难而上, 找出相应的策略来应对。当然, 新媒体环境下, 还是好的方面多于坏的方面, 只要认真分析现在的一些小问题与新媒体之间的关系, 高校档案的管理就会越来越好。
参考文献
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