摘要：高职院校行政管理工作是开展好各项工作的基础和保障, 是学校办学水平的重要体现。模板化管理因具有简便、易懂、可操作性强等突出优点, 已经被广泛应用于管理领域。在高职院校中使用模板化管理, 可节省管理成本、优化工作方式、提升工作效率。
关键词：高职院校; 模板化; 行政管理;
近十余年来, 我国的高职教育发展迅猛, 数量和规模迅速扩张, 与此并存的是高职院校行政管理上的诸多不足与问题。行政管理工作是高职院校开展好各项工作的基础和保障, 是学校办学水平的重要体现。高职院校行政管理改革之路任重而道远, 关键是要突破和更新管理思想与理念[1]。模板化管理由于使用方便, 省时省力, 在本科院校行政管理中已经得到广泛应用, 对于发展中的高职院校而言, 尚是一个有待开拓挖掘的新兴领域。
1 模板化管理的概念及意义
模板最初的定义是指“使物体成固定型状的模具”, 模板是将一个事物的结构规律予以固定化、标准化的成果, 它体现的是结构形式的标准化。引申到管理学中, 指的是可供广泛效仿, 有明确规定格式的方法与做法。模板化管理作为标准化管理的延伸, 该理论目前已经广泛应用于管理领域。模板化管理引入到高校行政管理中, 是指广泛提炼规范的工作流程和工作方法, 把学校常规性、重复性的一些行政管理工作设计成固定的“模板”, 成为可供借鉴模仿的最优样本, 使之成为高校行政管理中各项工作执行和控制的有效工具、最佳指南[2]。
与传统管理相比, 模板化管理具有简便、易懂、可操作性强等突出优点, 是在日常行政管理工作优化积淀基础上形成的一种具有规范的结构、内容与版式的标准载体, 是高校节省管理成本、优化工作方式、提升工作效率的一项重要举措[3]。模板化管理理念的提出是对日常行政管理工作的具体化和精细化, 是一种管理模式的创新和尝试。高校行政管理工作仅从字面意义来简单理解, 包含了“管”和“理”的双重内容, 模板化管理的实施将使管更加可控、便捷, 使理更加清晰、明了。通过模板的建立和应用, 在管理者与被管理者间建立起一条快捷的通道。因此, 无论对管理者还是被管理者而言, 均是一种减压减负、减少工作偏差的重要措式。
2 高职院校行政管理模板化的构建原则
高职院校的机构设置有别于本科院校的大而全, 更多呈现出小而精的模式。单从职能上来区分, 大致可以分为党政机构、教学机构和教辅机构, 除教师、教辅、工勤人员外, 行政管理人员可以说遍布学校各个机构中, 承接着上下内外的沟通, 是联系师生的桥梁和纽带。模板化管理适用于高职院校行政管理各个岗位、各个领域, 有些模板是来自于上级行政管理部门, 自上而下、层层下达, 可归属于成熟模板之列;另有一些是为方便自身工作的开展而自设模板。针对自设模板在构建中需要遵循以下原则。
2.1 以需求为导向
高职院校行政管理模板建立的初衷是更好地服务于需求者, 这里的需求者包括服务对象, 也包括管理者自身。不同的行政管理岗有不同的管理内容和岗位职责, 有些工作存在共性, 可以设立校级层面的通用模板, 如会务管理、信息管理。而针对服务对象的不同而产生的个性化部分, 则可以设立部门层面的专用模板。无论是何种模板的设置, 都应从自身需求和服务对象的需求入手, 根据需求轻重缓急程度按需设立模板[4]。衡量一个管理模板好坏最直观的评价依据就是是否适用, 能否满足需求。以科研管理中的项目申报为例, 可根据项目申报者和管理者的需求, 设计提供如下模板:项目申报流程图、项目申报一览表、项目申报书样本、项目申请书形式审查明细表等, 以为项目申报指明方向, 明确要点。
2.2 简明扼要
行政管理模板应用的优点之一就是方便实用, 基于此, 模板的建立应去繁为简, 秉持简明扼要的原则去设计、构思, 抓住核心要点, 突出可操作性, 着重从日常行政管理工作中的热点、难点和关键点入手, 对现有工作中的一些事项进行科学解读和高度浓缩, 使复杂工作简单化、枯燥规章图表化、繁琐方案模板化, 建成一套直观易懂、简便易行的模板库。模板的使用如果能做到让新入职的老师或新入学的学生对待办事宜都一目了然, 快速了解“做什么”、“怎么做”, 那么它的效能也就得到了最大发挥。
2.3 应时而变
行政管理模板的建立、应用过程不是一蹴而就、一成不变的, 创建初需要细心总结、认真梳理、做好提炼, 创建后需要不断磨合、及时调整修改。因行政管理模板是依附于管理而设, 当管理模式、办法、手段发生变化时, 模板也需应时应地作出相应变化与更正[5]。此外, 模板优化还有赖于使用者的信息反馈, 才能逐步完善。
3 高职院校行政管理模板的类型
高职院校行政管理模板的类型很多, 最常用的包括表格、文书、图示、表单、数据五种类型, 具体实施中, 可以根据需求选择适用的工作模板。
3.1 表格模板
表格模板是根据拟采集或填报信息的要求而设计表格相应字段和内容, 通过格式化的填报以确保信息的准确性和规范性。为更好地指导师生精准填报各类表格, 业务管理部门可针对普适性强的表格内容提供规范填报的样本, 以减少因理解偏差而引起的误填错填现象的发生。
3.2 文书模板
文书模板是通过对行政管理通用内容的提炼和总结, 对填写最优内容进行固化, 并在现行要求的基础上以文书形式编制的模板。文书模板有机融合了固化文书和变化文书两部分内容, 兼具通用性和规范性, 而具有学校或部门特色的文书模板还具有鲜明的个性化色彩。高职院校常用的文书模板有:学校各类发文模板、各类合同书模板、学生毕业论文类模板、各类证明模板、考核任务书模板等。文书模板以文字性表述为主, 对管理者和填报者要求更高, 部分文书模板亦可以提供文书范本。
3.3 图示模板
图示模板主要是针对行政管理中较难用文字表述清楚或准确理解的内容, 采取图片、图例等形式予以展示。图示模板中应用较多的是各种流程图, 既是管理者自身工作思路的一种梳理, 又是服务对象的办事指南图。如新生报到流程图、学校发文审批流程图、经费报销流程图、科研项目申报流程图等。
3.4 表单模板
表单模板是针对行政管理工作中较为复杂、操作不便、容易出错的一些事项, 以记录表单的形式进行指导、规范。它与表格模板有同又有异, 都是以表格的形式呈现, 但表单模板主要是针对行政管理工作中复杂工作要点、注意事项内容进行罗列, 重心不是填报而是对照表单进行核对与自查自纠。
3.5 数据模板
数据模板是以预置数据模型为主要表现形式的模板, 主要是针对数据类的文件, 可以通过运用Excel、SPSS等统计工具, 预先设置好数据模型或预警模型, 以准确快速地采集、统计、预警、分析各类数据。常见的表达方式有:条形图、柱状图、饼状图、折线图等, 通过图形形式可以表现数据之间的百分比关系、各项数据的差别、数据的动态趋势变化等。
4 几点思考
4.1 树立模板化管理意识
高职院校行政管理模板的建立单就技术层面上来说, 难度不高, 关键在于管理者是否有改变现状、勇于创新的模板化管理意识。因高职院校行政管理岗常常是一人身兼数职, 日复一日从事繁杂琐碎且时效性强的工作, 常会使行政管理人员滋生职业倦怠感, 工作中模板的应用常是被动而为, 而模板化管理的实施应用却离不开管理者的用心投入。作为管理人员, 应该清醒地认识到, 从长远来看, 模板化管理的实施应用是减轻自身工作压力和负担、利人利己的良策, 好模板的建立会使工作事半功倍[6]。因此, 作为管理层中的领导, 应立足长远, 把控全局, 站在宏观的角度提要求、提思路;基层管理者则要善于总结、分析、归纳, 有意识地去开展此项工作, 梳理出若干可用的管理模板, 并逐步完善, 最终形成一套行之有效的模板。
4.2 以模板为载体推进信息化建设
信息技术的飞跃式发展给高校行政管理创新提供了机遇和挑战, 近些年来, 高职院校各行政职能部门相继推出了各自的网上办公子系统, 如教务管理系统、财务管理系统、科研管理系统等, 信息化管理手段对传统管理体系起到了很好的完善和重建的作用。而模板化管理是信息化建设中的重要一环, 各类管理系统本身就蕴含着模板, 而众多成熟模板的广泛使用又为推动高职院校信息化建设提供了载体。随着高职院校数字化校园的全面推进, 各子系统将会纳入到数字校园平台中, 借助该平台, 模板化的应用将不仅仅局限于本部门、本领域, 而是跨部门、跨领域, 真正实现模板信息的共享, 从而使行政管理模板使用过程中可能会出现的重复性、交叉性等弊端得到有效控制, 模板化管理将借助信息化建设的纵深推进而发挥起更大的功效。
高职院校行政管理工作不是工厂的流水线, 可以完全采用标准化管理的模式, 但模板化管理却是一种有效的管理手段。在当前新形势下, 为充分发挥好行政管理工作对高职院校发展的推动作用, 就需要不断总结管理经验、更新管理理念、寻求管理突破, 以改革促进学校健康发展。
参考文献
[1]周莉莉.模板化管理在高职院校教学中的应用[J].当代职业教育, 2015, (12) :94-96.
[2]曾文思.高职院校行政管理模式创新研究[J].吉首大学学报 (社会科学版) , 2016, (6) :178-179.
[3]王永保.过度使用“模板化”管理对学校发展的制约及其破解[J].教学与管理, 2018, (22) :17-18.
[4]郭兰谊.试析高职院校行政管理中存在的问题及应对策略[J].广东蚕业, 2018, (7) :65-66.
