摘要：信息化建设不断发展的产物之一就是协同OA系统, 该系统可以有效提高行政管理水平。高校行政管理工作中使用协同OA系统, 可满足当前高校行政管理的需求, 对于提高行政管理效果有重要意义。本文主要分析了OA系统在高校行政管理中的应用情况, 内容如下。
关键词：协同OA系统; 高校; 行政管理; 应用;
高校行政管理的层次具有多样性, 根据组织管理形式的大小将其看成金字塔式的组织结构。当前形式下高校在发展的过程中面临的问题越来越多。特别是在行政管理机构上, 主要表现为行政管理制度缺少规范性, 行政管理取得的效果不显著。高校主要为国家培养高学历的人才, 集中了教学、科研等内容。此种模式下的高校行政管理也存在较大的复杂性, 极大增加了行政管理的难度。因此需要在信息化背景下使用协同OA系统参与行政管理, 提高高校行政管理水平。
一、协同OA系统的概念
协同OA系统分析其字面意思主要是以人为中心共同协作和参与完成某项任务。协同OA系统属于组织门户平台的整合, 该系统会产生不同的信息, 这些信息可以被划分为不同层次, 如面向系统用户的内部信息和面向浏览用户的外部信息。以上信息在统一平台集成作用下, 为办公系统和组织门户提供帮助。该系统可以解决办公系统和组织门户之间相互孤立的情况, 能将系统用户工作量极大减轻。高校行政管理中涉及的文件较多, 在管理上存在不少的问题。如公文流传速度不高、信息共享性不强, 公共信息传达不及时等。为了解决高校行政管理中存在的问题就需要在信息化背景下, 引入协同OA系统。该模式下的可以实现网络办公, 提高高校行政管理自动化程度, 便于加快各部门之间信息的流传。在协同OA系统下可以将高校行政管理各个部门之间的事务妥善联系在一起, 能够实现从上个环节到下个环节的自动流传, 在一定程度上实现了网络办公自动化[1]。
二、协同OA系统主要涉及的关键技术
(一) 语言开发和数据库技术
协同OA系统在开发上需要使用多种语言。如ASP/.Net、Domino、PHP、J2EE等。以上开发语言需要满足系统的跨平台可支持性、可维护性、技术适应能力以及技术发展能力等方面的要求。其中就有跨平台性和开放性的开发语言是J2EE语言, 该语言是协同OA系统使用最广泛的语言类型。使用SQL Server数据库作为该系统的后台数据库, 该数据库的功能较大, 可在浏览器请求服务下借助逻辑层对用户做出回应。
(二) 语音视频应用技术
语音视频应用技术可以提高高校行政管理各部门内部信息之间的交流和传递, 实现信息资料传递的实时性。此外, 在语音视频应用技术基础下可协同该系统的其他应用程序, 将整个系统的操作速度提升。
(三) 角色权限管理技术
协同OA系统下的角色权限管理技术, 可站在工作流角度分析, 对业务过程进行划分, 分成角色和任务两个模块。在角色权限管理技术应用下系统管理人员可分配用户操作权限, 从而促进整个集成系统的形成。
(四) 移动技术
高校行政管理人员可利用移动设备, 如智能手机, 平板等处理工作事务, 在线完成行政管理工作的审批、整改等。移动技术的应用可满足随时随地办公的需求, 便于协同OA系统智能化和协同化的实现[2]。
(五) 在线编辑、全文批注、电子印章技术
协同OA系统中的在线编辑和批注等技术可便于用户利用手写板或手写屏在线审阅办公文件, 并能模拟本人字迹签名等。电子印章技术的出现提高了高校行政办公公文的真实可靠性。
三、高校行政管理中协同OA系统应用的意义
(一) 便于各部门信息网络的形成
高校行政管理采用协同OA系统需要在内部建立公共性的网络平台, 在该平台上发布信息, 可提高信息之间的流传速度。如电子论坛、电子公告等。并将访问权限设置到具体部门和个人身上, 促使高校行政管理人员可根据自身岗位职责选取有价值信息。
(二) 跨平台信息集成系统的形成
协同OA系统具有多个数据库连接接口, 其他应用系统也集成在该系统下。利用定制程序可对业务信息系统进行访问, 实现高校财务、人事等部门的同步性管理, 提高办公有效性[3]。
(三) 全面普及行政管理自动化程度
高校行政管理工作具有加强的流程性, 如公文审批、请示、汇报等都需要严格按照流程操作。采用协同OA系统可提高行政管理的自动化程度, 便于实时监控高校各个部门的办公情况, 提高各部门之间的协作性, 优化工作流程。
(四) 提高行政管理科学性
高校行政管理中日常办公模块可以在协同OA系统下按照规范的标准和要求用计算机处理。针对重要的办公模块可提高办理速度, 提升办公质量, 有利于提高高校行政管理的科学性。
(五) 合理优化资源配置
高校行政管理工作涉及的内容较多, 利用协同OA系统参与高校行政管理可便于促进各种信息之间的整合, 对优化资源配置有很大意义。如利用计算机可整理归类各种文件资料和规章制度等, 并进行妥善保存, 能实现远程办公和信息共享, 优化办公流程, 节约办公成本。此外, 电子化办公取代传统纸质办公还有助于保护环境[4]。
四、协同OA系统在高校行政管理中应用的要求
(一) 全面提升教职工计算机使用水平
高校教职工计算机使用水平是行政管理工作中使用协同OA系统的前提。计算机是实现高校网络办公自动化的前提, 因此高校行政管理教职工需要具备较好的计算机应用技术, 有较强的计算机操作能力, 可以灵活使用OA系统。为了在高校内部全面推行协同OA系统可以对教职工展开计算机培训。将从业教龄较高的教职工集中在一起, 对他们展开计算机专业知识教育。高校教职工在计算机应用水平全面提升的基础上, 才能顺应时代的发展, 不断接受新的办公软件和技术。
(二) 高校领导要树立全新的行政管理理念
高效行政管理工作中使用协同OA系统, 需要校领导人员秉持开放的管理理念。因为只有在高校领导人员决定通过之后, 协同OA系统才能在行政管理工作中被应用开来。由此可见, 高校领导人员要对协同OA系统有全面的认识, 分析它比传统办公具有优势的地方, 只有高校领导对协同OA系统的积极作用有全面了解之后, 行政管理工作中该系统才会普遍推广开来。高校领导人员自身管理理念得到不断的创新和优化, 可带领基层工作人员学习协同OA系统, 不断提升行政管理水平[5]。
(三) 加大高校在行政管理设备上的投入
高校行政管理中协同OA系统的推广离不开先进的技术和设备的支持。因此高校需要加大在行政管理办公上的资金投入。促使行政管理部门有足够的资金购买先进的办公设备, 在硬件设备准备齐全之后, 协同OA系统才能正常运转。因此高校领导需要采用发展的眼光看待协同OA系统进入校园后的积极作用, 将校园建设中的各项事务都与协同OA系统相联系, 尽可能将协同OA系统的有效性得到全面发挥。从而加快高校行政管理工作效率, 提升管理水平[6]。
五、结语
综上所述, 高校行政管理中采用协同OA系统具有多方面的作用。协同OA系统可以将行政管理的工作效率明显提升, 并在网络办公的基础上, 提高办公公文的规范性, 这对优化行政管理工作流程有重要意义。此外, 在网络平台下, 可加快高校各部门信息之间的流传和共享, 有助于提高信息公开化程度, 实现公开透明化办公。再者, 高校行政管理应用协同OA系统改变传统纸质办公模式, 实现网络自动化办公, 能紧跟时代发展的要求, 提高行政管理工作质量。
参考文献
[1]郭伟, 余亚华.大数据时代地方高校OA协同办公系统发展策略研究[J].江汉大学学报 (社会科学版) , 2017, 34 (1) :103-108.
[2]张吉辰.高校OA办公自动化系统的设计与实现[D].辽宁:大连海事大学, 2015.
[3]叶涵敏.上海电力学院OA协同办公系统建设管理研究[D].北京:华北电力大学;华北电力大学 (北京) , 2015.
