摘要：随着国家经济的不断发展, 民办教育近十年来发展较为迅速, 尤其是信息化飞速发展的今天, 对学校信息化的要求也越来越迫切, 尤其是财务管理方面的信息化要求更是明显。传统的手工做账的时代早就已经一去不复返了, 取而代之的是财务管理的信息化和智能化, 在此背景下, 本人以A学院为例, 通过对A学院会计核算、收费管理以及资产管理等方面的信息化建设, 不断提高A学院财务管理的水平。
关键词：财务管理; 信息化; 智能化;
1. 财务管理信息化的重要性
信息化高速发展的今天, 每一个领域都不开信息化的支持, 财务管理也不例外, 如何将众多复杂的业务融入财务管理系统中更是信息化的关键所在。利用现代化信息技术手段, 推动高校财务由核算型向管理型转变, 实现高校价值创造和绩效提升具有重要的现实意义。学校以信息化手段为支撑, 将业务活动和财务活动有机融合, 通过信息技术优势, 建立财务共享服务中心, 加快会计职能从核算职能到管理职能的转变。利用信息化的高效性可解决管理中精细与效率间的矛盾, 信息技术越来越成为财务精细化管理的重要手段。另外, 信息化技术对财务电子档案的保管起着非常重要的作用, 可以说, 信息化的应用大大提高了财务管理的水平, 是财务管理的重要支撑。
2. A学院会计核算的现状和信息化策略
2.1 A学院会计核算的现状分析
2009-2010年, 由于A学院刚好建校不久, 各种管理完全跟不上学校的发展速度, 加上工作人员都是些年纪较大的人, 工作积极性和开拓性不强, 完全没有信息化的意识。
2011-2014年, A学院抛开传统的手工做账的模式, 开始启用电算化进行财务处理的信息化, 同时为了更好地推进信息化的进程, 专门安排一人负责单机版金蝶系统的维护和科目的相关设置。开启信息化后, 发现仍然有较多的问题存在, 如:事业版报表和企业版报表的转换依然需要人工调节, 另外预算管理仍然没有启用信息化进行管理, 仍停留在手工进行冲销的阶段, 信息化程度较弱。
2015-2016年, 金蝶云平台即K3cloud系统上线, 实现了事业版报表和企业版报表的自动转换, 预算管理在OA系统进行完成, 具体的报销流程是这样的:发起人在OA发起报销部门负责人审核财务处审核院领导审核集团领导审核出纳在OA系统结束报销单据进行付款。整个报销审批流程完全与K3cloud系统脱节, 智能化凭证无法自动生成。
2.2 A学院会计核算的信息化策略
2017年, 为了解决智能化凭证的相关问题, 财务处与集团IT部积极进行讨论, 最后一致认为, 解决问题的关键是在发起人这个环节, 如果发起人可以在K3cloud系统发起相关报销, 仍然在OA系统进行审批, 出纳在K3cloud系统结束单据进行付款, 那智能化凭证就可以层层下推自动生成。具体报销流程如下:发起人在K3cloud系统录入报销单据内容财务审核无误点击提交发起人在OA发起报销部门负责人审核财务处审核院领导审核集团领导审核出纳付款生成日记账会计根据日记账生成凭证, 至此, 整个财务报销环节实现闭环管理, 在K3cloud系统发起, 在K3cloud系统结束。到目前为止, 财务报销的单据已经全部可以自动生成智能化凭证, 会计核算信息化基本完成。
3. A学院收费管理的现状和信息化策略
3.1 A学院收费管理的现状分析
作为民办高校, 收入的主要来源就是学费和住宿费的收入, 怎样方便快捷地提供缴费渠道, 如何尽快生成学费报表, 以及自动根据收费系统生成智能化凭证, 这些都是民办高校收费信息化的重要部分。下面对A学院的收费信息化的各个阶段进行分析:
2009-2014年, 这段时间财务处基本都是沿用之前批扣、现场缴费、汇款的收费方式, 每年新生报到的时候, 学生排长队, 即使全员上阵, 收费情况改善效果依然不好, 加上手工编制电子收费报表, 经常出现收费员报表与会计报表不一致的情况, 收费管理效率较差。
2014-2015年, 收费方式依然没有变化, 但是引入了收费管理系统, 由于收费管理系统与教务处正方系统之间的数据传输存在较大的时间差距, 以及学籍异动相关信息没有办法更新, 导致数据统计经常存在差错, 使用效率较差, 加上与账务处理K3cloud系统之间没有对接, 以及收费系统厂家的不配合, 最终导致上线两年的系统基本没有使用起来, 收费系统形同虚设。
2016-2017年, 收费方式没有改变, 重新回到手工编制电子版报表的时代, 由于集团对A学院报表管理要求的增加, 以及账务处理数据和电子版报表数据之间存在差异, 手工编制电子版报表的弊端越来越明显, 亟须引入比较接地气的收费系统进行信息化管理。
3.2 A学院收费管理的信息化策略
2018年, 智慧校园已经渗透到各个高校中, 在线迎新, 在线选宿舍, 在线缴费等, 很多事情都做在了学生报到的前端, 提供给学生的服务更加全面周到, 在此背景下, A学院从实际情况出发, 从业务的源头出发, 将收款方式、收费系统、账务处理以及开票系统全部连接在一起, 形成一个闭环的收费管理模式, 具体流程如下:
3.2.1录入学生缴费数据到学校APP系统, 若是APP直接缴费, 可以直接查询缴费状态, 若是通过批扣或者汇款或者现场缴费的方式, 收费员第二天上午10点前录入相关缴费数据到学校APP系统, 确保所有收费数据都在APP中可以查询, 便于学生随时查询缴费状态;
3.2.2第二天上午10点后收费数据同步到K3cloud系统的收费管理模块 (即收费系统) , 收费员审核无误后生成业务单据;
3.2.3出纳可根据业务单据下推生成日记账, 会计再根据日记账下推生成智能化凭证;
3.2.4收费员根据业务单据下推生成开票数据, 审核无误后, 打开开票系统, 引入开票数据, 即可完成批量开票, 开票完成后, 点击传入, 即可将发票信息发送到A学院APP中, 学生登录A学院APP即可查看发票或者下载打印。
经过上述流程的安排, 会计核算实现了智能化凭证, 收费系统实现了闭环管理, 数据从A学院APP中过来, 再通过发票传输回到A学院APP中去, 方便学生的同时也提高了财务人员的办事效率。
4. A学院资产管理的现状和信息化策略
4.1 A学院资产管理的现状分析
资产管理是财务管理的重要环节, 2016年以前, A学院对学校资产的管理仅仅只是账务面资产的管理, 几乎与实务资产管理相脱节, 出现如:购买过时的专业实训资产、资产验收不严格、专业实训室使用效率低下、闲置资产较多等问题, 导致A学院资产管理一度处于较为混乱的状态, 缺乏系统性的管理。
4.2 A学院资产管理的信息化策略
基于资产管理较为混乱的状态, 2017年, 经过与集团IT部的充分沟通和讨论, A学院引入了一套资产管理系统, 一致认为新系统可以通过以下方式进行管理:
4.2.1通过对K3cloud系统数据进行整理和盘点, 将2017年前的实物数据导入资产管理系统, 盘亏部分, 进行资产报废处理, 盘盈部分填入到资产管理系统中, 确保所有实物资产通过资产管理系统进行管理。
4.2.2资产的申购、调拨、报废以及处置需要进行审批时, 在资产管理系统发起相关的审批流程, 财务处审核无误后提交到OA系统进行审批, 具体流程如下:发起人在资产管理系统提交申请→财务处审核无误点击提交→发起人在OA发起申请→部门负责人审核→财务处审核→院领导审核→集团领导审核→资产管理员结束并生成K3cloud系统的固定资产卡片→会计根据卡片信息生成智能化凭证。
4.2.3资产申购回来后, 财务处资产科严格把关验收流程, 坚持使用人、验收人、采购员等三方验收的原则, 进行初验和终验, 严格把好验收关。
4.2.4新增资产时, 在资产管理系统录入新增资产的详细信息, 审核提交后下推生成K3cloud系统的固定资产卡片, 再由卡片下推生成智能化凭证, 这从源头上确保了账实数据的一致。
结束语
A学院经过使用多种财务管理系统, 信息化程度逐渐加深, 财务管理也越来越健全, 总的来说, 信息化建设永远在路上。A学院的信息化建设是基于A学院的实际情况进行总结和归纳, 对于其他高校具有一定的指导作用, 但不能照搬照抄, 要结合每个学校的实际情况, 制定出较为符合自己实际情况的信息化建设方案。
参考文献
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