医院后勤物资有着使用量大、覆盖面广、品种规格多、临床标准化难等特点,医院后勤物资管理是医院开展医疗、科研、教学等工作的物质基础,是医院物资管理的重要组成部分.医院后勤物资管理从需求计划的制订到采购、入库、出库、固定资产管理等环节,均要符合合法、安全、有效的基本要求,同时更要满足医院各层面及时保障的需求,是一项复杂的系统工程.
一、医院后勤物资管理存在的主要问题
1.部门设置不合理,管理制度不完善
医院后勤物资涉及资金、物资的流动,很多时候需要多科室的协同工作及与院外的合作.一些医疗机构的后勤物资管理部门设置不合理,管理边界不清,出现多头管理或者无人管理的现象,管理较为混乱,不能适应医院的发展;一些医疗机构相关物资管理制度不完善,或浮于表面,或实际操作性不强,或忽略过程管理,不利于规范日常工作,也不利于监督管理.
2.采购缺乏计划性,无形增加了采购和库存成本
有些医疗机构不重视后勤物资采购的预算编制管理,采购缺乏计划性,经常出现临时采购.由于临时采购的时间紧迫,没有足够的时间进行货物和供应商价格的比较,无形增加了采购成本.另外,由于采购缺乏计划性,容易导致物资的囤积和过期而造成浪费,过多的库存也会增加工作人员负担和需要大量的库存面积,增加了库存成本.
3.后勤物资管理信息化程度低,不利于管理和成本控制
随着卫生事业的发展,医院后勤物资的种类及数量都越来越多,专业性也越来越强,物资管理系统的信息化日显重要.然而,许多医院目前采用的是半信息化的物资管理模式,即医院内部物资申领实现了电子化,而未与库房管理、供应商的采购、货物验收以及账务登记等相连接,无法做到后勤物资的全程信息化管理,不仅降低了管理效率,而且出错率高.
4.后勤物资管理人员专业素质偏低,影响信息化建设及功能的发挥
许多医疗机构的后勤物资管理人员学历偏低、年龄偏大、知识结构老化、专业素质偏低,对新技术、新知识接受理解能力弱;另一方面,医院对物资管理部门员工的培训不够重视,在新系统上线、新流程实施前没有做好员工的培训教育工作,限制了其个人业务水平的提高,直接影响了物资管理全面信息化的推行.
二、加强医院后勤物资管理的实践探索
2013 年 2 月和 8 月,我院分别通过了第四版医院管理国际水平的 JCI 论证和堪称"中国式 JCI"评审的国家卫生计生委新一轮医院年度评审.上述两项评审标准都非常注重以病人安全为最终目标,通过持续质量改进(PDCA),在后勤保障部门与全院各部门之间实现服务流程的无缝对接,不断提升医疗质量.以此为契机,我院对后勤物资的管理进行了卓有成效的实践探索.
1.科学设置采购部门组织结构
采购部门是医院后勤物资管理的重要部门,其组织结构应同医院规模、目标、方针及管理水平相适应.目前较为普遍的医院采购部门组织结构如附表所列,医院需根据自身特点和利弊,科学设置相应的组织结构.
2.明确岗位职责
医院后勤物资管理部门应当明确采购、固定资产等重要岗位的工作职责,责任到人,规范管理.在采购工作中,采购员要明确自身工作职责,严格根据采购制度,通过规定的采购流程选择、管理供应商,并和供应商保持良好的关系,保证医院物资采购、供应计划的完成.在固定资产管理方面,物资管理部门要与临床科室协同合作,对固定资产进行实时跟踪管理,责任明确到人,严把固定资产报损关,做到账物相符、物尽其用.
3.完善管理制度和流程
(1)完善后勤物资采购管理制度和流程.包括整体采购和零星采购两方面.采购部门对各科室提出的需求编制整体采购年度计划预算,报医院审批,并依据地方政府采购目录要求,分别申报政府集中采购或者组织自行招标.零星采购多为计划外采购,由各科室提出申请,明确需求、购买理由、经费预算等情况,采购部门审核与报批后再予以采购.
(2)建立供应商考核制度.采购部门应建立对供应商的考核制度、流程以及相应的供应商档案,进行动态管理,优胜劣汰,为医院挑选优秀的供应商,保障获得价廉物美的物资,有效控制物资采购成本.
(3)健全固定资产管理制度.物资管理部门对固定资产的管理需要关注价值管理和实物管理两方面,明确各环节的管理责任和经济责任,建立健全有效的监督机制,每年至少对所有固定资产进行一次清查盘点,确保固定资产账物相符.
(4)规范库房及科研物资管理制度.物资管理部门应规范库房物资的入库检验和退换货流程,明确物资申领流程,规范定期盘存库存及相关财务制度;作为大学附属医院,还应根据学校、科研、财务等部门的要求,规范科研经费相关物资的请领,为各科研团队设立专门的账户,明确科研经费的物资申领范围,当申领物资的金额超过一定额度时,由相关主管部门对申领需求进行审核.
4.改进物资库存方式
合理的库存方式可以减少库存面积和人力资源,降低库存成本.一方面,库存物资应当根据物资类别进行区域划分,科学设置库位,做好明显的标识,方便仓库保管员识别搜寻.另一方面,要定期对库存物资进行评估,量出而入、准时送货,尽可能减少库存积压、降低保管成本,以达到"零库存"模式.
5.加强物资信息系统建设,实施动态化管理
现代信息技术是提高后勤物资管理科学性和合理性、实现医院精细化管理的重要途径.物资信息系统建设不仅仅是无纸化办公和数据收集分析,还应方便采购部门的日常操作、科室的请领、科室成本的核算及固定资产的管理,包括物资的采购管理、入库管理、出库管理、库房管理(科室二级库房管理)、供应商管理、查询统计、成本核算管理等,并在运行过程中不断完善.在物资信息系统建设和使用过程中,使用部门应注意实时更新系统字典,统一规范物资名称、用词标准,方便科室查询和申领,也方便库房出入账及盘库.物资信息系统还应考虑与医院其他系统(如设备管理系统、财务系统、收费系统等)进行无缝对接,实时进行信息交换,做到真正的信息化成本核算.
6.提高后勤物资管理人员的素质
加强医院后勤物资管理,人是最重要的因素.后勤物资管理人员不仅要具备爱岗敬业、严格自律等基本品质,还应具备相关的专业知识,最关键的是要具备主动学习的意愿和获取各种新知识的能力.医院应重视对员工的培训,把对员工的培训、工作考核与晋升通道结合起来,提高员工的专业能力,确保员工能够胜任岗位.
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