摘要(详见正文)
一、长胜机械厂概况
(一)长胜机械厂采购流程分析
(二)长胜机械厂供应商分析
二、长胜机械厂采购管理中存在的问题
(一)长胜机械厂采购组织中存在的问题
(二)长胜机械厂采购流程中存在的问题
三、长胜机械厂供应商存在的问题
1.长胜机械厂选择供应商没有统一的标准
2.长胜机械厂缺乏对供应商的监督与评估
3.长胜机械厂没有对供应商进行分类管理
参考文献
以下是论文正文
内容提要：采购作为企业生产经营活动的首要环节,对企业的生存和发展起着至关重要的作用.本文通过对长胜机械厂采购组织现状,采购流程现状以及供应商管理现状进行分析,提出企业今后在采购组织上企业领导应大胆下放权限;在采购流程上企业应引进先进管理理念ERP;在供应商管理中,企业应重视供应商的作用,更高效的利用供应商的价值等改进措施.
关键词:采购管理 组织结构 采购流程 供应商
Abstract：The Procurement as an enterprise is the first link to manufacture management activity, it plays a vital role in survival and development of the enterprise. The article analyses the present situation, the Purchasing process status and supplier management status of Changsheng mechanical, proposes the leader should bold down permissions; introduces advanced management concept ERP; In supplier management, enterprise should attach importance to the role of suppliers, the most efficient use of the value of the supplier;and so on.
Key words: Purchasing management Organizational structure Purchasing process Supplier
采购是从资源市场上获得资源的过程,是商流过程与物流过程的统一,科学的采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉.采购作为企业生产经营活动的首要环节,对企业的生存和发展起着至关重要的作用.采购是企业的入口,掌握着企业的健康状况.对一个企业来说,科学合理的采购,可以降低采购成本,节约采购费用,提高采购效率,为企业提供符合品质要求的原材料,保证企业的正常生产和经营.采购不仅仅是某个部门的职责,而且是整个企业每个环节的重要工作.只有全员动起来,做好采购的每个环节、每个细节,才能使采购管理发挥它的作用,体现它的效益.加强企业采购管理是公司降低成本的关键环节,是保证商品质量的重要手段,是提高公司敏捷度的重要前提,是增强公司核心竞争力的重要途径.尤其是对像五原县长胜机械厂这样的资金相对薄弱的中小企业来说,做好采购管理无疑增强了企业的竞争力和运作力.
一、长胜机械厂概况
惠水县长胜机械厂位于贵州省都匀市惠水县鸿鼎农贸市场内.惠水县鸿鼎农贸市场占地面积约40万亩,收购销售辐射的范围达19个省、市、自治区,今年到目前为止市场日交易额突破2000万元,全年的交易额预计可以达到19亿元.因此,各种农机具在当地市场上的需求量相当大.惠水县长胜机械厂就是专门生产葵花籽筛选机供应当地市场的企业.
惠水县长胜机械厂占地面积1500平方米左右,创建于1998年,拥有员工37人,主要的产品是葵花籽筛选机,是一家个人独资企业.2009年-2010年企业被消费者协会评为诚信单位,在当地市场上小有名气.企业注册资金50万元,年盈利近100万元.
(一)长胜机械厂采购流程分析
企业目前的采购工作几乎就是传统的买卖过程,线条也拉的很长.即如下图所示:
生产小组定期填写好需求单,统计员将三个小组的物资需求做统计,交给生产经理审批,审批通过采购部门根据订单采购物料.企业的采购工作都是由总经理直接负责的.总经理下订单一式三份,送给会计部、供应商、验收部,供应商将货物送到验收部,同时将所出具的发票送到企业的会计部门,验收部将验收的结果送到企业会计部门,会计部门将所持有的验收单、发票和订单进行三单校验,如果都符合就进入到给供应商付款程序.
(二)长胜机械厂供应商分析
企业为了维持正常的运作管理,一定会与诸多的供应商进行交易,而不同的供应商由于自身实力、供应物资的重要性等许多因素,会对交易产生不同的影响.长胜机械厂所需的原材料可归集为五金配件类,大型机械设备类,低值易耗品等.根据原材料的类型可以将长胜机械厂的供应商分为五金配件供应商、机械设备供应商和低值易耗品供应商.
1.五金配件供应商分析
长胜机械厂的五金配件供应商基本分布在河北省保定市.河北省保定市有很多生产五金配件的小企业.企业的五金供应商基本都是这些小企业中的在价格和产品性价比方面有相对优势的企业.长胜机械厂对五金配件例如筛网、方钢、PVC管等材料一般20天采购一次,采购的对象一般是一些熟悉的供应商,对一些螺丝、螺钉、弹垫、平垫的采购一般一个月进行一次.因为这类物资的价值不高,企业在选择供应商时几乎是随机的.一般会有供应商将自己的产品给企业试用,如果长胜机械厂觉得质量可以价格合适就会选择这个供应商,终断与原供应商的联络.长胜机械厂与五金配件供应商一般通过电话或者传真联系,在有特别需要时总经理会亲自去与供应商联络.这类供应商的共同特点是:企业管理制度不规范,除了一些有国家统一标准的零部件,其他部件的生产几乎没有统一的标准,而且市场很混乱;供应商大多也是一些刚刚成长起来的小企业,用人机制不够完善,员工不稳定,且大部分没有专业性不强;供应商的财务状况也不稳定,常常会出现跟长胜机械厂一样的入不敷出的情况.
2.机械设备供应商分析
长胜机械厂对机械设备的采购频率不高,一般是在设备折旧完后几乎没有价值时才更换新的设备.长胜机械厂的机械设备供应商没有集中的地方,例如焊接机、氧焊机是从银川采购的,车床是从包头钢铁集团采购的,剪板机、打眼机等是从河北保定市采购的等等.供应商的分散,体现出长胜机械厂对供应商的忽视.像一些设备的维修服务,安装服务,技术支持服务等,企业几乎没有享受过.往往都是有问题就自己解决或者外聘专业人士来解决.
3.低值易耗品供应商分析
长胜机械厂的低值易耗品一般有密封胶、快干锤胶漆、办公用品等.对于这类物资,企业的购买频率较高,例如快干锤胶漆一般三到五天就会购买一次,原因是这类物资的消耗量比较大,价值较低而且距离供应商很近,企业认为没有库存的必要.企业的采购方式是直接与一些当地熟悉的供应商讨价还价,价格合适就交易.例如对办公用品的采购,在五原县当地有10个左右的办公用品的中间商,几乎没有直接的供应商,企业在需要时就从熟悉的中间商处购买.
二、长胜机械厂采购管理中存在的问题
在对长胜机械厂采购现状进行深入了解后,笔者发现该厂的采购管理存在下面几个问题:
(一)长胜机械厂采购组织中存在的问题
1.采购部门与生产部门严重脱节,在一定程度影响产品的生产进度
一方面,企业的采购活动没有与生产活动紧密联系起来,导致当生产需要A材料时库存中却占有大量的B材料,占用资金、空间,影响生产效率;另一方面,企业采购的依据是"资金",当企业不能及时回笼资金时,而恰逢不能赊购到原材料时,企业的生产进度只能搁置.
2.分工简单,导致原材料采购没有统一的标准
一方面,采购的原材料的质量时好时坏,会影响产品的质量和企业的信誉,企业每次采购单凭经理个人的经验,而且被资金左右,导致采购的原材料质量不一致,给企业良好的信誉埋下了祸根;另一方面,企业采购的依据是"资金",当资金富裕时多采购的材料用不完,占用空间,浪费资金,还可能使企业遭受材料降价的风险.
(二)长胜机械厂采购流程中存在的问题
在这个采购流程中存在的问题有:
1.整个流程拖延的时间较长,工作量大
长胜机械厂没有建立完善的采购计划,也没有建立采购小组,采购的流程中在各个环节处耗费的时间过多.当所需原材料在仓库没有存货时,无法及时的向供应商发出订货信息,原材料无法及时的供应导致生产停滞,影响了生产的进度.
2.采购过程繁琐,采购凭证杂乱
采购过程中所使用的都是纸质的凭证,在实践中发现公司的会计办公室里,有一个大的书架,上面都是历年的账簿、单据、产品资料、供应商资料等.在需要时,会花费大半天的时间才能找到,而且因为保管不善,有很多都破损丢失了.如果做统计或报告时,工作量会很大.这种现状,不利于领导者了解企业的运营状况、生产状况和市场状况等,不利于对企业资源进行合理有效的管理,也不利于资料的保存.
3.生产小组填写需求单没有统一的标准
生产小组填写需求单时没有约束,有部分是随意填写的,造成材料的浪费,成本的增加.因为企业的生产模式是将生产任务承包给小组生产,生产没有统一的标准,最简单的比如说钢管,钢管在筛选机上最主要的作用是焊接机械的框架或者说是支架.一台筛选机可以将其做成8米长3.5米宽,也可以做成10米长4米宽,这都取决于组装师和调试员.生产没有标准导致每个小组材料的需求量也没有准确的数字,从而导致采购的数量也不准确.
三、长胜机械厂供应商存在的问题
1.长胜机械厂选择供应商没有统一的标准
因为长胜机械厂所有的采购工作都是由总经理一个人负责的,企业组织过度的实行集权式管理,供应商的选择完全凭借总经理的个人经验,选择过程中缺乏科学依据.长胜机械厂并没有建立完善的供应商选择流程,所以在选择供应商时,往往都选择一些熟悉的,有交易历史的或者是采购成本较低的企业作为供应商,而忽略了采购的质量.
2.长胜机械厂缺乏对供应商的监督与评估
由于一些规模较小的供应商在订单的信息处理以及货物的管理、运输上所存在的问题导致企业需要的原材料不能及时准确的送达企业,从而使得企业可能延误了生产计划、对客户违约进而造成了一系列的经济损失.针对这类问题,长胜机械厂并没有应对供应商的方法,无法做到定期地对供应商的供应活动进行有效的监督和考核.同时,长胜机械厂过度的依赖于少数熟悉的供应商,没有建立一种供应商间的竞争机制,从而造成了供应商在供货质量和供货速度上的不规范.这也是企业供应链管理不完善的体现.
3.长胜机械厂没有对供应商进行分类管理
长胜机械厂对不同类型的供应商缺乏明确的划分和针对性的管理.传统的企业与供应商的关系往往是竞争与对立的关系,而受这种思想的影响,长胜机械厂对供应商的态度也是一视同仁.这样一方面会引起重要供应商的不满,打击其积极性,一方面,会造成企业资源、资金等的浪费.
长胜机械厂采购管理的改进措施
(一)采购组织的改进措施
根据企业采购组织的现状及存在的问题,建议企业从以下方面做出改进,以达到合理采购,降低成本,提高资金周转率,提高生产效率,维持企业信誉的目标:
1.聘请专业人才负责采购工作,使采购业务规范化
企业可以参照如下采购组织结构:
在这个采购组织结构下,企业可以达到采购规范化,提高效率的目的.
企业总经理应大胆下放自己的权利,聘请专业的采购人才管理公司的采购业务,减少企业对其的依赖性.在聘请专业人才的同时,长胜机械厂应该针对不同的物资制定相应的购买标准.这样,企业的采购工作就能够规范化了.这样就可以使企业的采购业务不再单单凭借总经理的经验了,总经理也可以有时间管理公司的其它事务.这种采购组织下,有利于企业的具体业务的执行和工作效率的提高.
(二)采购部门将订单信息录入电脑资料库,电脑资料库中储存了历史供应商的信息,如果是固定往来的供应商,则计算机系统会自动向供应商下达订单.如果不是固定供应商,系统就会以信函或者传真的形式将订单发送给供应商.在供应商交货给企业的验收部后,验收部从电脑资料库中查询出订单信息,验收所较的物品.如果符合,就将验收结果录入计算机,这样采购部和会计部就都可以从电脑资料中随时查询了解采购状况和库存状况了.
运用计算机系统后长胜机械厂可以解决上述采购流程中提出的问题:
1.缩短采购时间,提高采购效率
运用计算机系统后,企业可以及时向供应商下订单,及时跟踪和催货,保证采购工作能够跟上生产进度.也使企业的采购工作更加规范化.
2.简化采购过程,有效管理采购凭证
运用计算机系统后,删除了统计员统计采购订单的工作;系统会自动筛选供应商,向供应商下订单;会计部所做的三单校验以及向供应商付款等工作都可以由计算机来完成.大大缩短了整个采购流程的时间.在采购过程中产生的种种凭证,在计算机系统中都有存档,且都占用的是虚拟空间,这样就可以有效保管各种凭证,领导人也可以运用计算机统计的结果管理企业的生产工作,客观评价供应商,分析市场动态等.
3.制定相关规定,按规定填制需求单
长胜机械厂可以制定一些填单的标准,使生产小组提出采购申请时有章可循.例如企业可以制定一些奖励制度,那个小组月生产量大且材料的采购数量想相比最低,生产人员可获得企业的奖励等.
(三)加强供应商管理
基于长胜机械厂供应商层次不齐,供应商市场混乱,供应商管理力度不够等问题,企业可以从以下方面做出改进:
1.建立供应商资源库
供应商资源库的建立主要是完成供应商的调查工作,利用调查的供应信息来锁定供应商的选择范围.要时刻监督供应商的变化情况,观察潜在的供应商,不断补充优秀的供应商,淘汰不合格的供应商.这样就可以避免企业缺少供应源时,随机选取供应商的做法,降低了供应风险,提高了采购效率.
2.建立一套完整的供应商考核与评估体系
企业应建立一整套供应商绩效考核与评估体系,从供货的质量、速度以及供货的差错率等各个方面定期与不定期地对供应商进行绩效的考核与评估,并建立供应商绩效考核档案,可通过对供应商的绩效记录来决定未来的供应商选择问题.同时,建立供应商竞争机制,即将原材料分成小批量的订单分别送达不同的供应商,对于绩效优秀的供应商可增加每次的订货量,通过供应商间的竞争来不断改善企业的采购质量.另外,应该对供应商进行全面的评估.除了对供应商产品的价格、合格率、准确交货等因素进行专业评价外,还要注意供应商的管理水平、人员素质、财务状况、设备稳定性、信息技术等情况.因为这其中某个因素出现问题都会导致供应的终断或供应失误,只有全方位的评价才能降低这种风险.保证企业的生产不被供应商的状况所影响.
3.对物资进行分类,分别管理相应的供应商
根据分析,长胜机械厂的机械设备供应商的品目数累计在15%左右,产品的平均资金占用额累计在60%-75%之间,可以将其归集为A类物资的供应商.对于机械设备供应商,长胜机械厂可以从如下几个方面进行管理:坦诚对待供应商,和他们多分享中长期战略,业务模式,流程,目标及技术项目等信息;随时监控这类供应商需求的动态变化,在他们需要帮助时及时给予援助;定期(短期)和A类供应商见面,了解他们的最前沿技术并应用于企业实践这样才能保证双方关系的长久维持和提升.
长胜机械厂的大五金配件供应商的品目数累计在35%左右,平均资金占用额累计在35%左右,所以大五金配件的供应商可以归集为B类.对于这类供应商,长胜机械厂要不断地开发新的供应商,寻找多个供应商渠道.要将供应商的服务水平要求放在第一位,要求供应商能够送货、退货、换货等,保证产品质量,而产品价格可以放到考虑因素的后面,能保证及时供应是关键所在.还要定期与这类供应商进行沟通交流,维持这种关系并加以提升.
科学有效的采购管理能达到"双赢"的目的,对于采购方来说,可以降低采购成本,在获得稳定且具有竞争力的价格的同时,提高产品质量和降低库存水平,通过与供应商的合作,还能取得更好的产品设计和对产品变化更快的反应速度;对于供应方来说,在保证有稳定的市场需求的同时,由于同采购方的长期合作伙伴关系,能更好的了解采购方的需求,改善产品生产流程,提高运作质量,降低生产成本,获得比传统采购模式下更高的利润.长胜机械厂现在运营的主要瓶颈就是资金,而企业的资金的70%都花在了采购工作上,所以,企业应采用现代技术,加强采购管理,从采购中节约资本,从采购管理中摇出钱币.
参考文献:
1.高林玉、郑一群,《采购实战精要》,中国经济出版社,2005年第一版
2.忠复台,《企业采购操作规范》,中国经济出版社,2003年第一版
3.沈晓静、谭广奎、唐长虹,《采购管理》,中国物资出版社,2003年
4.王静,《采购人员岗位培训手册》,人民邮电出版社,2009年第一版
5.肯尼斯.莱桑斯,《采购与供应链管理》,电子工业出版社,2009年
6.鞠颂东、徐杰,《采购管理》,机械工业出版社,2005年9月第一版
7.甘华鸣、解新艳,《哈佛商学院MBA课程-采购》,中国国际广播出版社,2002年8月第三版
