第 5 章 南方公司应收账款管理的实施
5.1 建立应收账款跟踪管理措施
信用评估体系的运行使公司所面临的风险得到了进一步减少,与此同时也保证了应收账款到位的及时性.但由于应收账款回款是否及时受很多因素限制,尤其是客户一方在经营上的相关情况及信誉程度.很显然,单单依靠信用评估系统无法解决当前回款困难的问题,必须通过及时有效的应收账款跟踪系统规避风险的发生.对应收账款进行追踪和管理不仅能使应收账款快速到位,确保公司内部资金运转流畅,而且也能为公司在其他方面的投资项目提供必要的资金支持,保证项目或筹资活动的顺利进行.在此基础上亦可加强各部门间的团结协作.
5.1.1 财务部门跟踪管理系统的方式方法
对应收账款进行追踪和管理不仅能够使应收账款快速到位,确保公司内部资金运转流畅,而且也能够为公司在其他方面的投资项目提供必要的资金支持,从而保证业务顺利进行.在此基础上亦可加强各部门间的团结协作.
5.1.1.1 完善"订单---回款"业务流程
第一步,销售人员所组成的团体要和客户就订单事宜确定;第二步,商务行政办公人员对已经确定的订单进行价格检查,拟定最后订单;第三步,在拟定订单时,系统会对客户之前的信用情况进行查询,看有无信用方面的问题;第四步,若客户的信用不存在问题,则系统会自动将订单打出,运营部门根据订单项目立项,开始认证工作;第五步,如果客户信用状况不好,系统会自动锁单,进入信用审查核实阶段;第六步,信息管理控制部门对客户的信用进行审核并评定,制定付款方式;第七步,信息管理控制部门通过对信用状况的了解,决定是否解锁;第八步,商务分析人员对已经解锁的项目进行立项;第九步,假如信息管理控制部门未对其进行解锁,则将此情况报告给销售总监,同时上报总经理,由他们进行最后的审批和评定,若获批复则按照解锁流程执行,若被驳回则订单结束;第十步,在获得项目立项后,财务部即收取供应商首期项目款;第十一步,在项目认证完毕后,出具认证证书;第十二步,财务部在项目完毕、营运部门出具了认证证书后,开具发票收取供应商项目结算款;第十三步,在供应商不予支付或延迟支付项目结算款时,财务部催收账款,催账成功则流程结束,催账失败则确认坏账损失.
5.1.1.2 设置信用检查、筛选步骤
对订单管理及回款操作而言,南方公司加强了管理,针对存在信用问题的客户,基本控制点如下:
(1)当订单管理人员录入订单时,系统会自动检查该客户已有信用记录、不良违约记录,资质信用共分两个,若其中一个存在问题,则系统弹出对话框,提醒此单存在问题,暂停执行.
(2)商务分析工作者要针对此客户在最近一段时期内的应收账款情况及款项收回报表进行分析,以免发生不及时对已回款款项的销账情况.假若客户已经付款,但未对其进行销账,则需告知信息控制部门让其解锁.反之,则应和与此客户进行联系,详细了解付款情况及安排.
(3)对于确实存在有不良信用记录的客户,商务分析人员需要与客户确认付款计划,再遵照层级审批流程进行审批,上下级领导做出批复,决定解单还是锁单.若上级领导同意解除此单,那么商务分析人员要继续对客户允诺的付款时间进行及时追踪,等到客户回款后于系统中备注并且存档.
5.1.1.3 建立定期核对机制
定期对账是公司应收账款日常管理的重要组成部分.现阶段,就南方公司的财务部而言,由于他们没有将应收账款制度落实到位,导致了客户和公司在债权及债务上存在较大差异和较为激烈的矛盾.所以,可以以月或季度为单位,将此期间产生的交易费用做成对账单(表 4.1)邮寄给客户,保证客户账目和南方公司财务部账目一致,对不一致的地方,要及时找出问题所在.若是由于没有及时对已发生的交易业务进行入账处理,则要及时调整入账记录;若是客户方面的业务人员未向其财务部门提交业务资料而导致入账延期,则要让客户方面做出账目调整;若购货方和销售方由于某种原因未达成一致,则应由销售人员依照已签订合同中的相关条款进行协商,其结果应通知财务部.
双方对已发生业务金额进行定期核对具有重要意义,若结算日期还未终了,则可提醒客户对货款要如约支付;若结算日期已经终了,则在以后的诉讼中它可作为证据存在,从而避免发生因证据不足导致索款失败的事情.
5.1.2 销售事业部门相互协作的方式方法
5.1.2.1 保证订单信息的精准度
就订单管理及回款操作而言,首先要做的即为订单的信息录入.在录入过程中,订单管理员要对单价进行核对,检查系统中的单价与客户给出的单价是否一致,在进行此步骤的操作时,订单人员必须检查合同的价格在维护上是否存在错误.如果在价格上存在出入,应先通知管理合同的工作人员,检查内部维护上是否存在问题.假若内部维护并无问题,则要及时通知销售业务人员抑或服务代表,让他们向客户确认价格,确认对方在价格维护上是否存在偏差,从而避免发生款项不及时到位的情况.
5.1.2.2 明确对账步骤及方式方法
南方公司的各个销售部门都在执行着和对账相关的标准流程与方式.这要求商务分析人员做大量的前期准备工作,根据客户在对账方面提出的相关要求,协同业务人员抑或服务代表,制定合理的对账步骤及方式.对于对账过程中产生的数额差及不匹配情况,商务分析人员及信控人员应对服务代表进行协助.
5.1.2.3 加快发票的传送递交过程
发票传递过程作为应收账款追踪管理系统中的至关点,在其中发挥重要作用.客户类型不同,所处地域也各不相同,信件邮寄方式同样存在差异.在对客户进行维护管理时,对于发票所要送达的地址应十分明确,包括所处省市县区,销售部门驻外办事点等.
发票通常都是在开出后 3 天内寄往各个办事处,办事处将接收到的发票和财务部列写的明细进行核对,若不存在问题则在明细表上签字,同时将签字的明细表在 3天之内回寄到财务部.与此同时,要将发票信息及明细表信息进行记录,若存在金额不符或是数量不对的情况,则要告知业务人员抑或服务代表.若不存在问题,则办事处的商务行政人员会将发票交给业务人员抑或服务代表,同时填写《发票交接情况登记表》.业务人员抑或服务代表在收到发票后要在此表上签字,并把发票送至客户.当客户在此表上签字时,则表示客户已经收到发票.业务人员抑或服务代表要将这些情况告知商务行政人员,便于登记.
5.2 构建并实施应收账款催收制度
在实行应收账款管理系统及信用评估管理系统的基础上,要切实做好账款催收管理工作.账款催收管理是对之前两种系统中的不足而进行的补充.目的是为了减小在出现账款延付、拖欠时而引发的坏账发生几率,进而确保公司效益.
5.2.1 催收的方式及步骤
5.2.1.1 应收账款催收方法
就催款形式而言,基于客户所欠款项的基本情况,可分为对账单、催款函及律师信三种.
5.2.1.2 应收账款催收步骤
(1)在信贷期限将满当月,信控工作人员向其发寄对账单,通过业务人员抑或服务代表获得客户的对账单签章,从而对应收账款的未结算部分进行确认.
(2)信控人员将信贷期限超过 30 天仍未支付款项的客户名单以催款函方式告知业务人员抑或服务代表,由他们代其催款,对 30 日内没有答复的客户,在信用额度及信用期限上做出限制甚至取消其资格.当业务人员抑或服务代表获得客户签章后,方可解除,但这种客户在信用等级上已被视作信用不佳,其信用等级在年度评估时也会遭到降级.
(3)在经过发送律师信、委托第三方催收和法律诉讼后,连续三个月依然没有及时支付款项的,可以将催款事项委托于第三方,此部分内容将在 4. 5. 2 中详细说明.
(4)法律诉讼以上催款管理方案均无效,催款案件升级为法律诉讼途径解决.具体阐述见 4.5.3以客户信用期 30 天为例,具体的催款管理流程可见下图:
5.2.2 合理使用第三方机构进行款项催收工作
客户对公司的信息管理控制工作人员、业务人员抑或服务代表的催收行为未作出反应,仍不履行支付义务的,公司应先将其在信用期限及信用额度上的数值改为 0.
南方公司对于不履行付款义务的客户账户进行冻结,此举势必会增加公司与客户间的矛盾,而此时便要借助第三方催收机构进行应收账款的追回.南方公司按照超过还款期限的货款在金额、时长及催收难度上的不同,对其进行划分.通过第三方追回应收账款,虽然提高了应收账款的入账成本,但第三方借助他们特有的专用知识把未结款追回,从某种程度上来讲,它确实是应收账款催收系统的强有力组成部分.
5.2.3 寻求法律诉讼方式催收
借助法律武器解决货款拖欠及减少坏账发生,这是所有企业都希望的.但有关数据表明,通过法律诉讼解决应收账款问题的会增加回收成本,应收账款达到五万元的才有诉讼的价值和必要.就货款拖欠而言,要根据案例情况决定是否有使用法律的必要.但不管怎样,就维权而言,一定要增加公司的维权方式,因为这不仅可以提高公司职员的法律意识和维权意识,同时也对客户起到了告诫作用,从而确保公司利益不受损害.
5.2.4 强化坏账管理
应收账款顺利到账意味着销售业务的最终完成.若是应收账款未入账或因某种原因尚未入账,则由此引发的问题远远超过产品的制造成本了.可从以下几个方面着手避免坏账发生:
(1)调整信用评级.对进行多次催收仍不及时付款的客户,应停止其利用信用而进行的一切活动.
(2)调整信用额度.基于系统记录的客户付款记录,对信用不良的客户进行信用额度调整.
(3)定期回访.对于客户产生的新需求及各方面产生的新变化可通过定期回访方式进行了解,从而找寻对策,进而避免南方公司坏账的发生.
(4)建立坏账备用金.就坏账备用金提取方式而言,根据南方公司坏账预提政策,超期欠款在 91 天-120 天的应收账款,预提 25%坏账准备;应收账款超过期限为 121 天-180 的,要预先提取 75%作为坏账准备;若大于 180 天,则要 100%预提作为坏账准备.但期间亦会发生特例,比如在预提期限未到时对即将产生的坏账进行预提,比如公司经营无法维持而产生的兼并、倒闭,这些情况都要事先作特殊预提.
5.3 构建应收账款配套管理机制
配套管理的方式方法表面上看来是相互独立的,但它们都是为了实现应收账款体系的施行及高效率运转.
5.3.1 调整销售业绩考查指标
就应收账款而言,它的回款情况及回款及时性理应由负责该业务的业务人员抑或服务代表全权负责.上级领导或主管者在对销售业绩进行评定时,应将应收账款项目列入考核指标中去,将其融入到销售团队业绩当中.举例说明:每个销售事业部都会在年初时进行 DSO 预算计划的制定,以此确定销售指标,因此在销售事业部制定指标时把应收账款项目列入其中,作为指标的衡量内容之一.再者也可以将坏账发生比例列入销售业绩中,使其占据一定比例,从而成为衡量销售业绩的内容之一.
5.3.2 健全销售业务人员激励制度
(1)佣金提取方式和账款是否及时到位建立关联.
南方公司之前的佣金政策为只要对销售收入进行确认即可获得,而现在南方公司将佣金提取方式与回款及时与否进行挂钩,即只有在销售收入全部回款完成时,业务人员抑或服务代表才可以获取佣金.此措施使得业务人员抑或服务代表对回款的重视程度得以增加,在大多数情况下,即便商务分析人员未对销售款项进行催收,他们也会积极催促客户支付货款.对超过期限仍未付款客户,他们也会积极协助商务分析人员进行催收.
(2)重新制定超期及坏账发生时的扣款机制
南方公司原有的佣金提取方式并未与应收账款相关联,对于超龄账款或产生的坏账,领取完佣金以后再进行扣款.但若是业务人员辞职或是此客户已转移给其他业务员,那么扣款就无法真正落实.就扣款比例而言,一般分为超过 90 天和 120 天两种,扣款比例均为 3%,若有坏账,则另外扣 4%.改后的佣金提取方式变为坏账出现后,立即从佣金中扣除 10%.
(3)增设激励员工机制
就职位流动性而言,业务人员抑或服务代表的变数太大,流动性极强,就接手的客户而言,也有很多来自其他区域的.当业务人员在接手新客户时,若是客户存在应收账款未结清问题,则此类问题需要新接手人员全权负责,而这就使得新接手人员对此抱怨,不但拿不到佣金,而且还要催促客户交款.因此,改后的佣金提取方式为,若是应收账款未及时到位,则佣金不能提取,款到付佣金,此方法可在很大程度上提高业务人员抑或服务代表的催款积极性.
5.4 本章小结
本章是本文的重点章节,南方认证公司应收账款系统在进一步健全过程中,应侧重信用评估体系、账款追踪管理体系及账款催收管理体系,同时要与账款配套管理方式方法相融合,健全业务步骤、业绩考核方式及员工激励奖惩制度的精细化管理,对应收账款进行全程管理控制.主要观点如下:
一是对整个流程的管理和掌控工作要落实到实处.首先做好事前控制,比如对客户信用等级、信用额度及合同方面的管理;其次对订单及回款进行落实,切实控制好销售发票的开具及到期账款的追踪;最后要做好事后控制,催收账款到期的客户.
二是就关系管理运作的至关点进行有效管理,使其制度化、流程化.
三是构建和管控相互融合的组织构架,同时做好激励制度安排;四是企业必须建立内部部门间协作机制,互相监督、管控应收账款.
