摘要：国家实行宏观调控房地产行业, 使其趋向良性发展。但从目前行业现状来看, 影响房地产企业步履艰难的因素是自身存在内患。攘外必先安内, 企业具备一套完善有效的内部控制体系至关重要。文章以C房地产公司为研究对象, 通过实地调查, 从销售部门、财务部门及审计部门岗位的基本职责权限出发, 探讨内部控制缺失存在的问题并提出相应对策。
关键词：C房地产公司; 内部控制; 出纳工作; 营销环节; 内部审计;
1 房地产内部控制的重要性
内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制。加强内部控制, 是贯彻落实党的第十八届五中全会精神建设法治国家的客观要求。近年来, 国家虽对房地产行业实行宏观调控, 但其依旧是国内经济快速发展的主力领军行业, 国家投入力度较大的支柱产业。现在越来越多的房地产企业认识到内部控制的制定实施不仅能够降低生产成本、完善资金管理、提高企业经济效益, 还能增强控制风险能力、促进信息与沟通交流能力以及完善监督审核机制。企业想要长远发展, 具备一套有效的内部控制体系是核心。
2 C公司内部控制概况及存在问题探究
2.1 内部控制概况
C公司是一家房地产有限责任分公司, 2010年成立至今, C公司所属D公司紧紧顺应时代趋势, 扩张建立C公司, 体现了房地产行业者勇于开拓市场的雄心和信心。但同样, 高速的发展背景下, 伴随的必然是数之不尽的风险。C公司成立的八年中, 建立一套有效的内部控制体系并没有引起企业的高度重视, 根据实地调查以及查阅各部门资料中不难看出从销售、财务到审计, 内部控制还很不完善, 全责分配不合理, 职责交叉乃至缺失, 应当遵循的内控流程如同虚设。公司常年账务混乱, 信息不实, 难以继续良性的发展。基层人员不能以身作则, 管理人员回馈不到有效信息, 致使C公司在内部控制管理以及组织架构的制衡中凸显出日益严重的危机。
2.2 C公司出纳人员职务侵占案例及相应问题探究
2012年C公司开始销售竣工住宅房屋, 售楼初期公司管理层没有明确制定一套各部门应当遵守的内部工作规范要求。部门人员未能完善自身工作, 各部门之间缺乏相互协助, 致使公司出纳利用漏洞产生舞弊行为。探析C公司各部门工作的完成内容以及部门间的工作流程, 发现以下三点问题。
(1) 销售部门工作严重缺失。
C公司销售人员在售房期间, 收到的每一笔款项虽及时交付出纳人员, 但销售部门内部并没有留存登记每一笔房屋收款项目的详细情况, 后续跟进工作缺失。销售部门的台账中, 仅记录已售未售房屋缴款情况和何种付款方式 (一次性付款、按揭付款或分期付款等) , 多项应当在台账中明确记录的事项不予及时登记或模糊处理。例如事后审计中发现, 多数房子涉及住户向公司借钱交首付的行为, 公司代垫的款项销售部门并没有详细地做出统计, 多数借款合同也没有还款约束条件, 以至于无从得知单位是否收回相应欠款。而C公司出纳就是利用销售部门销售台账等相关事后监督证明文件的内容缺失, 将收取的各种代垫款项不及时上交公司自行侵占。再比如住户发生换房, 销售部采用口头告知, 在细节上没有作相应的换房手续签批, 存在换房后户主名称发生变化, 多个人供同一户房屋款项的情况, 造成严重的账目混乱。
(2) 财务部门未能做到职务分离及相互监督机制。
由于房地产行业项目属于资金密集型行业, 运行周期较长, 出纳管理着大量资金往来, 会计确认着每一笔账目的真实性。根据财务部提供的财务报表以及相关经营成果来体现公司的经营管理水平, 以便总结当下并做出进一步的发展规划。因此房地产行业财务部门对于公司的重要性毋庸置疑。C公司出纳在项目销售期间负责收取公司房屋销售款及房屋代收代缴款 (包括契税、维修基金、房产证登记费等) 。其利用收取款项以及银行存款存取业务的职务便利, 在此期间采取收款不存入或不在规定时间内存入公司账户的手段, 私自将公款部分占为己有造成侵占或挪用公司资金, 在正常房屋销售收款中还存在部分款项以重新开具延期3个月以内的收据再入账的方式躲避挪用公司资金的风险。例如, 住户A某向其缴纳200000.00元房款, 出纳分别虚开两张超过三个月不连号收据造成挪用报给会计人员入账。见表1。
C公司会计人员在2011—2014年只根据出纳提供的票据进行入账, 不去监督查看银行对账单以及流水单, 造成出纳长期舞弊。2015年会计发现出纳存在舞弊行为后, 包庇出纳。在住户入住通知单等需要会计单独查验住户缴款情况给出审核意见签字的地方, 往往都是出纳写明款项越权审批, 双方不能各司其职、各负其责、相互制约, 不能严格遵守财务部不相容职务分离原则。
(3) 审计部门内部审计内容较不全面。
房地产属于高风险高回报行业, 从前期的开发成本费用、采购费用等支出到后期的销售成本等都要消耗巨大的资金, 每一环节资金管理的流动都是需要重点关注的问题。而C公司审计人员只关注财务部提供的相关财务资料, 如凭证、报表以及账簿等直接和资金收支有关的文件, 没有对整个公司各部门操作流程进行全面审计, 导致审计人员根据财务提供的更改过的资金收据, 来确保会计编制凭证的真实性以及报表的合理合规性等, 忽略了各部门资金来源以及流向等问题, 致使在出纳任职期间的数年中, 审计人员由于审计内容的局限性, 出具的审计报告中并未查明出纳舞弊问题。
3 C公司内部控制问题相应解决措施
3.1 销售部门应明确工作内容
销售环节是房地产行业中较为重要的环节, C房地产公司就是由于销售部门人员没有明确每一步工作的要点内容, 一定程度导致出纳产生舞弊行为。加之C房地产公司销售部门人员流动性大, 就业人员鱼龙混杂, 人员素质相对较低, 认识不到自身工作还存在很多问题。因此企业应当从长远利益出发, 定期开展销售人员相关职业技能培训, 做到事前明确工作内容, 提升工作效率。事中销售人员详细登记及时更新销售台账, 按照合同要求进行后期款项催收并将客户缴费情况实时统计上报部门主管及会计人员, 认真统计公司代垫款客户资料以及换房更改信息等。做到事不分大小, 都要详细记录在案, 事后以便审计人员进行账务的查审和监督。努力细化工作内容, 用严谨的工作态度杜绝危机“钻空子”。
3.2 重视财务部门内部控制
首先, C房地产公司应当重视出纳岗位。刻板印象中定义出纳就是直接接触公司往来资金, 收付款是其主要的工作内容。因此, 即便出纳掌管着公司重要的现金资金, 也往往因为看似不需要难度就能上岗的工作性质不被重视, 对其管束规章不严谨, 极易产生舞弊风险。企业应当对出纳岗位制定严格的规章制度, 加强部门间内部控制制约机制。其次, 坚持不相容职务相互分离原则。C房地产公司应划清开具收据人和收款人、出纳和会计人员的权责。一般情况下, 开具收据人和收款人要职责分离, 不能为同一个人。C房地产公司应当设立票据专管员 (非出纳、会计人员) 进行收据的开取, 建立收据台账, 定期审查收据的领用使用情况, 编号是否连续情况, 做好序时登记和保管等工作。另外, 出纳由于职务的复杂性, 不仅负责资金的收付、票据的报销以及编制银行存款日记账等, 还要处理财务部门繁多琐碎的行政事务。因此, 出纳和会计在实际工作中权责不清是一种普遍存在的现象, 企业应当明确两者工作性质和内容, 制定相关规章, 杜绝由一人完成资金管理的全部过程, 不得越权签章审批, 在授权范围内行使职权, 办理业务。加强财务部人员职业素养的培训, 防止串通舞弊, 形成良好的审核监督机制, 相互制约。
3.3 全面审计资金营运过程
公司资金营运的过程涉及各个部门对资金的统筹协调, 资金活动的管控要严格, 从采购、生产到销售各环节的资金利用情况, 内部机构涉及资金往来运营都是审计工作的重中之重。尤其审计人员应当加强对营运资金的财务系统的监督, 资金的收支、审批权限、收取的款项是否及时上账以及是否存在“账外账”等问题。各环节涉及的资金应认真核对, 切实做好资金营运, 全面提高资金运营效率。
4 总 结
房地产企业需要结合当前的经济形势与企业发展的状况, 来进行科学的分工, 实施部门责任制, 明确各个部门的工作单位与责任, 使得内部的各个部门能够各司其职, 又能够相互协调, 促进工作的顺利进行。
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