1、物资的定义
库存物资是指医院为开展医疗服务及其他活动而储存的低值易耗品、药品、卫生材料等物资。物资管理是医院管理的重要组成部分,是为完成医疗、教学、科研等工作的重要保证,其包括计划、采购、保管、供应、维修等各项管理工作。
新的医院会计制度扩大了“库存物资”科目的核算范围,将药品纳入库存物资核算。药品由按零售价核算改为按进价核算,取消“药品进销差价”科目。“加工物资”科目在原有自制药品或卫生材料仅对直接材料进行核算的基础上,增加了专门从事物资制造工人的工资、分配的间接费用,以全面核算和反映医院自制加工各种药品、卫生材料的实际成本。制造完成的药品、卫生材料按实际发生的成本结转入库。
2、物资的采购管理
存货要按照“计划采购、定额定量供应”的办法进行管理。物资管理部门要按品种质量、数量、期限或成套地取得医疗、教学、科研等任务所需各种物资做严格周密的计划。物资供应计划的编制程序和方法如下:
(1)确定物资需要量,制订物资供应计划。例如,著名的ABC库存管理法就是将所有库存物资按照资金占用比例多少分为ABC三个等级来进行管理。
A类是指资金占有比例较高的物资类别,其特点是品种数虽少,但价值较大。
C类完全相反,是指资金占有比例较低的物资类别。这部分物资数量繁多但价值较小。
B类是介于A类与C类之间的物资类别,是指资金占有比例占中等水平的物资类别,其特点是资金占比适中。
在医院管理中可将价格较高的物资归为A类,对这类“少数中的关键”物资要实行重点管理,确定该类物资的经济订货点以及再订货点,使存货控制更加方便有效。
B类物资由于价值没有那么大,可以进行分类管理。
C类物资价值较小,但数量较多,只需采取一般的控制和管理即可。
(2)订货与采购合同的管理。医院物资来源及采购主要途径有三个方面:从国家计划分配物资中获得。大部分通过市场采购和加工订货取得。
通过调剂协作取得。其中,第二种是医院获得物资的主要途径。物资管理部门在确定需要的物资数量后,就要联系对应的供应商制订采购合同,把所要物资的品种、规格、日期、数量、价格、交货日期、与限期交货地点、验收办法、运输及费用、付款方式及结算办法、违约责任等落实,有时还要与有关使用科室共同协商选择。
3、物资的入库管理
(1)物资仓库管理是医院物资管理的重要组成部分,做好仓库管理是保证医院完成各项任务的基础。仓库工作内容主要有:入库物资的验收,保证入库物资的数量和质量。可采用全部点收和抽点两种方式。核对无误后,要填制物资入库单,由库房会计上库房物资账,于当月底上报财务部门。库存物资在取得时,按其实际成本入账。设置“库存物资”一级科目,下设“药品”、“卫生材料”、“低值易耗品”和“其他材料”等二级科目。
(2)外购物资入库的账务处理。外购的物资验收入库,按确定的采购价格(含增值税额)计算成本,单独发生的运输费、装卸费、保险费等费用,计入医疗业务成本,分为借记“库存物资”、“医疗业务成本”科目,贷记“银行存款”、“应付账款”等科目。
案例1:10月5日,甲医院从某制药厂购买卫生材料一批,价款10万(含增值税),货款暂欠。同时发生运输费2 000元,以支票支付。账务处理如下:借:库存物资—卫生材料:10万元医疗业务成本—其他费用—运输费:2 000元贷:应付账款—某制药厂:
10.2万元支付货款时:借:应付账款—某制药厂:10.2万元贷:银行存款:10.2万元通过财政项目、科教项目取得库存物资的,应通过“零余额账户用款额度”、“财政补助收入”等科目核算。按取得物资的实际成本,借记“库存物资”,贷记“待冲基金”。同时,借记“财政项目补助支出”、“科教项目支出”等,贷记“财政补助收入”、“零余额账户用款额度”、“银行存款”等科目。
案例2:承案例1,12月15日,该医院使用财政项目资金(授权支付方式)从某制药厂购买药品一批,价款468 000元(含增值税),验收入库。账务处理如下:借:库存物资—药品:468 000元贷:待冲基金468 000元借:财政项目补助支出—财政授权支付:
468 000元贷:零余额账户用款额度:468 000元(3)自制物资入库的会计处理。自制的物资完成加工入库时,按其实际成本,借记“库存物资”,贷记“在加工物资”科目。
案例3:2012年8月,甲医院制剂室自制中成药验收入库,价值10万元,账务处理如下:借:库存物资—药品 —药库—中成药10万元贷:在加工物资—自制物资 —产成品—中成药10万元(4)委托加工物资入库的会计处理。根据委托加工收回物资所发生的实际成本(含加工费),借记“库存物资”,贷记“在加工物资”科目。
案例4:2012年初,甲医院委托某制造商加工药品一批,价值10万元,另有加工费8 500元,以支票支付。2012年5月收回该批药品,已验收入库。账务处理如下:借:在加工物资—委托加工物资:108 500元贷:库存物资—药品:10万元银行存款:8 500元收回该批药品时:借:库存物资—药品:108 500元贷:在加工物资—委托加工物资:108 500元
4、物资的出库管理
库存物资的领用必须建立健全物资出库领用手续。医院库存物资在发出时,应当根据不同类别库存物资的实际情况,合理地选择库存物资成本的计算方法。对于性质和用途相似的库存物资,应当采用相同的成本计算方法确定发出库存物资的成本,比较常见的方法有个别计价法,先进先出法和加权平均法。计价方法一经确定,不得随意变更。
医院发出的库存物资,按其实际成本,借记“医疗业务成本”、“管理费用”、“在加工物资”等科目,贷记“库存物资”科目。低值易耗品可采用一次性摊销的方式核销成本。对于个别价值较高的,可采用五五摊销法。将其摊销费用计入“待摊费用”科目。
使用财政补助、科教项目资金购买的库存物资,发出或领用时计入“待冲基金”科目。
案例1:2012年3月,甲医院门诊科室领用低值易耗品一批,总成本为6 000元。采用五五摊销法,会计分录如下。
领用时:借:医疗业务成本———低值易耗品:3 000元待摊费用———低值易耗品:3 000元贷:库存物资———低值易耗品:6 000元案例2。承案例1,该教学部门领用前期某科教项目经费购入的药品10万元。借:待冲基金———待冲科教基金:10万元贷:库存物资———药品:10万元。
5、物资的盘点
(1)医院对库存物资的盘点,尽量避免在月初或月末较忙时,且时间不宜过长,包含物资质量、数量的检查、物资保管条件的检查等。发现账物不符的物资,应查明盘盈、盘亏的数额和原因,并编制物资盘点盈亏表。
(2)盘点中问题的处理。盘点中如发生盘盈、盘亏、变质、毁损等问题,应当记入“待处理财产损溢”科目,待查明原因后,及时进行账务处理。
盘盈的库存物资,按相应标准价值,借记“库存物资”,贷记“待处理财产损溢———待处理流动资产损溢”科目。待实际处理时,借记“待处理财产损溢———待处理流动资产损溢”科目,贷记“其他收入”科目。盘亏、变质、毁损的库存物资,按该库存物资账面余额减去相应待冲基金的数额,借记“待处理财产损溢———待处理流动资产损溢”、“待冲基金”科目,按该库存物资账面余额,贷记本科目。待实际处理时,相应损失计入“其他支出”科目,按照已收回或应收回的保险赔偿等,借记“库存现金”、“银行存款”、“其他应收款”等科目,冲抵“待处理财产损溢———待处理流动资产损溢”科目。
案例1:12月31日,进行物资盘点,教学用卫生材料账面记录为2.56万元,实际盘点数为2.2万元,盘亏3.6万元,该盘亏物资对应“待冲基金”的金额为2.8万元。
借:待处理财产损溢———待处理流动资产损溢:8 000元待冲基金———待冲科教项目基金:2.8万元贷:库存物资———卫生材料:3.6万元根据批准处理意见,相关责任人赔偿2 000元。
借:其他应收款———某责任人:2 000元其他支出6 000贷:待处理财产损溢———待处理流动资产损溢:8 000元.
