人事档案管理工作具有完整性、流动性、机密性的特点。传统的人事档案管理方式需要大量人力物力的投入，比如需要人工输入，需要人工保存等，鉴于原始档案几乎都是纸质档案，难以长久保存，因此人事档案实现信息化管理具有一定的必要性，人事档案实现信息化管理之后，能够大大提高人事档案的利用效率，挖掘出人事档案的潜在价值。
1 人事档案管理工作特点
人事档案是组织人事等部门，按照国家政策，在人员培养、任命等重要工作中，起到关键性作用，通过翻阅人事档案的记载，能了解个人经历、政治和历史、业务能力和工作表现等内容的文字记录，为决策提供重要依据。具有以下特点：
1.1 完整性
人事档案包括员工的个人履历、年度考核材料、学历学位材料、政治历史、入党入团、奖励和处分、任命、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人从学习期到工作期间、思想发展的历史；员工家庭成员信息、专业信息等各个方面的内容；员工个人的求学、就业、技术工种等信息的存储库，它能很好地反映员工个人的真实信息。
1.2 客观性
这是为人事档案的利用提供基础数据和检索前提。人事档案内容必须做到齐全完整，只有这样才能体现出材料的客观真实，才能为用人部门提供真实的服务。
1.3 流动性
人事档案的管理与员工日常的人事管理相统一，才能充分发挥人事档案的作用。21 世纪的今天，人员流动较大，除了一些国家机关公务员和事业单位工作人员流动性较小，像企业和私营企业，人才的流动较大，这就加大了人事档案保管的难度，有时出会现人档分离的现象，造成档案与人员脱节。这样既不利于单位工作人员的人事保管，也不利于员工本人日后工作的延续。因此，在人事档案管理工作中，应做到随着员工本人工作的调动，人事档案也要在调动后的短时间内及时办理转移。
1.4 机密性
人事档案的内容涉及个人求学、就业、奖励、考核等诸多方面材料，其中可能有的是反映一些重大历史事件；有的是政审调查本人或其家庭成员的材料等，因此，人事档案属于机密文件，人事档案材料不能善自对外泄露，个人无权保存本人的人事档案，如需调阅，必须出具正规阅档手续方可。人事档案的这些特点决定了这项工作的特殊性和重要性。对于人事档案管理人员要严格遵循下面几方面要求：（1）做到科学保管员工人事档案；（2）将员工的各类材料及时整理、分类、存档；（3）制订人事档案的借阅和转递制度；（4）做好纸质档案信息化工作；（5）做好员工档案的安全、保密、保存工作。
2 人事档案信息化管理的必要性
人事档案管理工作属于服务型的工作，对人事档案进行管理，主要是为了最大程度的服务广大民众。人事档案实现信息化管理的必要性主要体现在两方面：
第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。
第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。
3 人事档案信息化管理的作用
首先，人事档案实现信息化管理之后，最突出的优势就是提高了检索速度。如果某一部门领导想要了解某个人的档案，可以联系相关档案管理部门，直接在网络上进行检索检查，并不需要人工查找，大大节省了检索时间。其次，信息化管理对原始档案也有一定的保护作用，尤其是重要的人事档案，可以通过扫描或者其他技术手段上传到网络中，当人们需要查询时，只需要查看网络上的档案，不必接触原始档案，原始档案减少磨损，这对原始人事档案能够起到一定的保护作用。最后，人事档案实现信息化管理，这是档案管理事业发展到一定阶段的必然选择，人事档案实现信息化之后，有助于我国整个档案管理事业向着更加智能化的方向发展。现阶段，我国正处于信息技术高度发展的阶段，为此，档案管理部门必须抓住这一契机，将信息技术融入到人事档案管理中。
4 提高人事档案信息化管理水平的举措
4.1 加大信息化基础设施建设力度
人事档案要想真正的实现信息化，必须拥有一批先进的信息化基础设施。其中最为重要的基础设施就是信息网络。档案管理工作者不仅要熟知档案信息知识，还要对计算机网络知识进行了解，对信息网络进行日常的检查，如果发现硬件系统与软件系统出现了问题，要立即的更换，如果出现了新型的系统软件，稳定性比较高，则可以对原有的硬件或软件系统进行更新。这样才能够最大程度的实现人事档案无纸化办公，这是人事档案信息化管理实现的前提条件。
4.2 加大信息资源投入
首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。
4.3 加快实体管理向信息管理转变的速度
尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。如果一直沿用传统的管理方式，显然已经不能达到要求。现阶段，我国人事档案并没有完全的实现信息化管理，有些部门依然选择手工操作，相关部门应该大力支持人事档案信息管理的实现。
4.4 提高人事档案管理人员的业务能力
人事档案管理人员的业务水平高低直接关系到人事档案信息管理实现的时间的长短以及最终实现水平的高低，因此必须提高人事档案管理人员的业务能力，另外，还需要保证人事档案管理人员拥有良好的职业道德素质。在科学技术飞速发展并广泛得到应用的今天，人事档案人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质；要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代人事档案管理新技术；要及时掌握党和国家最新的人事政策、人事制度和当前人才流动规律；要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的发展趋势。
4.5 人事档案反馈信息的利用
人事档案反馈信息的收集、分析和汇编是加大档案信息资源开发力度、提高开发质量的重要措施。运用现代化手段进行档案信息资源的开发利用，现代化设备在档案工作领域的应用为开发档案信息创造了优越的条件。因此应尽快使电子计算机全方位进入档案工作领域，建立档案目录数据库和开放档案文件目录中心，加大开放档案的力度，拓宽档案利用的渠道；利用网络进行档案信息的存储、检索、分析、传递，实现档案信息数字化；建立档案网站，利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享。
4.6 建立健全各项规章制度
规章制度和标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一。
将人事档案管理的国家标准规范与各单位具体情况相结合，制定适合单位的人事档案管理制度，并要求员工必须执行并按程序办事。
遵循以下原则：安全性原则，加强网络安全，运用权限控制、访问控制、信息加密等策略，充分保证人事档案信息的安全性规范性原则；效益型原则，做到按“需”逐步实现信息化。
综上所述，可知人事档案信息化管理是档案事业发展到一定阶段的必然选择，如果档案管理部门一直采取传统的人工管理方式，不仅难于满足管理需求，也难以满足社会民众对信息的需求，为此档案管理部门必须主动的实现信息管理，加大人事档案信息管理的投入，积极主动的扩大信息化管理的范围，加大信息化基础设施的投入，同时要对原有的人事档案管理人才进行培养，引进复合型人才，这样尽快的实现人事档案管理信息化。
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