胡锦涛总书记指出:"档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业."做好档案工作,我们能够更好地了解过去的历史, 也能帮助人们做好现在的事情,更对社会主义现代化建设事业起到了非常重要的影响. 因此,我们要不断地探索和研究档案工作, 面对当今社会经济发展的新形势,该怎样推进档案事业的科学发展呢?
一、加强档案工作法制化建设,开展规范化管理
没有规矩,不成方圆. 只有建立健全完备的档案工作制度,进行规范化的管理,才能规范人们的行为,取得较好的效果.因此,在档案部门的工作中,要做到三点:
1.加强档案工作法制化建设. 要加强对档案相关法律法规的宣传和教育, 如 《档案法》《档案条例》,并且针对新形势下的档案工作的新变化制定新规则, 让档案管理工作有法可依,为档案工作的健康发展提供强有力的法律保障.
2.对档案工作开展规范化管理. 对档案工作的规范化管理是档案部门工作的重点, 要对档案工作的每一个细节做出具体的规定, 权责明确、责任到人,保证档案工作不会出现重复、漏洞等瑕疵,减少档案工作的随意性,最大限度地提高档案工作效率,保证档案工作顺利开展.
3.随时做好监督检查,落实档案管理的各项措施.有效的测评监督是促进档案工作深化发展的重要途径,因此,要有组织、有目的地做好监督检查工作,定期对各项工作进行严格检查,总结优点、改进不足,规范工作体制,促使档案建设的规范化水平不断提升.
二、强化档案管理意识,建设一支高素质的档案工作队伍
档案工作离不开人的参与,而工作人员的素质对档案工作也会产生重要的影响.因此,必须要强化档案管理意识, 重视档案工作队伍建设,只有这样,才能促进档案工作的顺利开展.
1. 利用宣传手段强化档案工作人员的管理意识. 在很多单位,档案部门成为安置家属的好去处,导致很多档案工作人员业务能力不高,管理意识薄弱,造成了档案工作时有疏漏.
因此,要利用各种手段、各种方式,大力宣传档案工作的重要性,学习档案管理的法律、法规,让工作人员在头脑中形成高度的档案管理意识,进而才能提高档案管理的责任心,才能以对人民负责的态度积极主动地做好档案管理工作.
2.通过多种途径提升人员素质,建设一支高素质的档案工作队伍.档案工作人员是档案管理的经办人员,对于档案管理有着不可推卸的重要责任. 因此,提升档案工作人员的综合素质,重视档案队伍建设势在必行.
首先,加大培训力度,提升工作人员的业务素质. 档案部门要加大对员工的培训力度,或是请来专家讲解专业知识,或是把员工送出去学习,提升工作人员的业务素质,以便满足新形势下档案工作的需要.
其次,培养档案工作人员的政治素质和文化素质. 加大思想政治宣传教育,使工作人员具备一定的政治素养,有较强的责任感和职业道德修养,还要具备较高水平的文化素质. 只有综合素质高的管理人员,才能做好档案管理工作,也只有这样高水平的队伍,才能促进档案管理工作有序、健康地发展.
三、推进档案信息化建设
信息化的浪潮席卷全球, 给众多行业带来了翻天覆地的变化, 档案管理工作也不例外.随着信息技术越来越广泛地应用,档案信息化建设也在如火如荼地进行. 虽然档案信息化建设千头万绪,但是总体而言,主要包括以下两点:
1.资金支持,加强基础设施建设. 硬件设备和技术条件是档案信息化建设的必要前提,因此,在硬件上,要购置相关的计算机设备满足工作需要, 引进相应的软件技术和网络技术,构建高水平的档案管理平台;在软件上, 做好档案管理的系统管理、 网络维护工作,保证网络信息的安全,提高档案管理的信息化程度.
2.做好档案的收集 、转化工作 ,建立档案管理数据库. 要及时收集档案相关信息,及时归档,做好档案收集工作.同时,对于一些纸质档案,要根据情况进行数字化处理,将其转化为电子档案,以方便以后的存储和查阅.同时,建立一个档案管理的数据库, 在这个数据库中,做好图像数据、视频数据、文字材料的采集、管理,及时更新,及时整理,将信息化建设的优势淋漓尽致地展现出来.
四、重视档案安全管理工作
档案安全是档案管理的重中之重.档案安全是档案管理的基础性工作,具有非常重要的意义. 影响档案安全的因素有很多,如自然灾害、硬件设施不足、管理体制漏洞、管理人员疏忽、网络隐患等等.因此,档案管理人员必须要抓好档案管理工作:
1.要强化档案安全意识,重视档案安全管理.不论在什么场合,面对什么人,都要注意保密性,不该泄漏的一字不漏,以认真负责的态度确保档案的安全.
2.改善档案保管条件. 加强硬件建设,配置相关的设施,如空调、抽湿机等,加强人员的巡逻检查, 尽力满足档案管理的各种要求,达到防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防有害气体等标准.
3.提高档案信息网络防御能力. 网络信息环境越来越复杂,安全隐患增多,对于档案信息的网络风险防范,必须要到位,如引进先进的网络技术,安装具有实时监控功能的防毒软件、建立备份与恢复系统等.当然,我们不能因噎废食,不能因为网络隐患就不进行档案信息化建设,一方面要进行档案信息化建设,一方面要加强档案网络信息管理,确保档案安全.
