随着计算机技术的飞速发展，人类进入了信息化时代，信息的传递和交流冲破了时间和空间的限制，已成为时代的核心资源。随着信息技术的普及, 档案管理数字化成为了国家社会信息化发达程度的重要标志之一。档案管理信息化为档案管理现代化提供了机遇与挑战。
一、档案信息化的概念
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。其主要内容是：档案数字化、检索自动化、利用快捷化、传输网络化，信息化使档案管理从以实体保管为重点向以数化形式保管为重点的转变。这是一个长期的发展过程，要不断地采用现代信息技术提高档案管理及档案的利用率。
二、档案信息化建设的重要意义
档案信息化就是运用现代化的技术手段管理档案，使档案信息资源的开发利用达到一个较高的标准。档案信息化可使信息发挥最大效益。随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。只要利用很小的空间就可以保存大量的文字、图形、声音、动画等各种媒体信息，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。
三、档案管理信息化的优势
（一）保存手段和方法更先进
传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年单位需要大量保管经费，且无备份；档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给单位档案管理工作带来很多困扰。档案管理信息化可借助计算机、网络等，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了改善，且在使用过程中不会造成任何损失。
（二）提升人力资本的利用率
档案信息化后，只需一次录入数据，即可进行数据共享，实现多次利用并信息共享。可自动打印和复制，便于调阅。而传统的档案管理工作多由人工完成．需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费大量的人力、精力和时间，造成大量人力资本的浪费。
（三）实现快速检索并保证精确性
传统的档案检索方式是由档案管理人员从档案的案卷和目录中进行人工查找。这种方法效率较低，误差率较高。数字化管理系统可以实现高效、精确的检索。多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询又可以满足各种模糊查询。
（四）有利于档案信息共享和远程传输
以前的纸质档案只放在档案袋里，保存在档案室里，个人的信息只被某个部门或者某所单位拥有，不能实现及时、有效的共享。而档案实行信息化后，充分利用网络优势, 医院各部门之间或者各个单位之间均可以充分共享，不仅使得档案信息获得了更加广大的受用,而且可以利用其超链接、多媒体、数字化等传播途径给档案信息传播带来更加生动形象的认知效果，提高档案资源利用率, 方便档案信息的利用，最大限度地发掘档案的价值。
四、档案信息管理工作中存在的问题
（一）对新技术的要求越来越高
随着信息技术的快速发展，档案管理信息化的要求也随之越来越高，需要档案信息管理部门及时地引进、高效地利用新技术，例如智能检索、身份认证、电子印章、信息技术加密等。
（二）管理标准有待完善
目前，医院档案管理手段和管理方式不能适应新载体、新领域档案管理的需要。虽然国家已制定一些管理标准，但单位内部相应的标准、规章滞后，有的已与目前形势脱节。档案部门急需及时制定可操作的统一标准来管理电子文件，使之具有跨平台运行的能力。
（三）缺乏高素质的档案管理人员
档案管理工作是一项专业要求高、服务性很强的工作，档案人员除了要具备文化科学知识、档案专业知识外，必须牢固树立服务意识，主动加强与单位各部门联系，主动服务，踏踏实实做好本职工作。目前，医院档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平等方面参差不齐，对于面临的挑战认识不足，在接受新的技能后不懂得如何应用，或缺乏应用的动力。
（四）档案信息化的安全管理
档案信息涉及到单位机密，如疏于安全性防范，易受到电脑黑客的恶意侵入，造成机密的泄露，给国家或医院带来一些不可挽回的巨大损失。有些单位对归档电子文件的真假与价值，即不做辨别，也不做鉴定，给归档的管理带来了诸多不便。还有一些不可抗拒的自然灾害侵袭、机器故障等，极易造成电子档案的破坏和丢失。
五、加强档案信息化管理的有效措施
（一）更新观念，增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理信息化的灵魂。档案管理信息化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理信息化的进程。
没有档案管理信息化，即使有一流的档案管理设施，不能称其档案管理信息化。在实现档案管理信息化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应社会发展的需要。
（二）加大投入，提高档案信息的安全性
档案信息化的重要性在未来的发展中将会不断地得到体现，不断满足服务的需求。为把握住信息化发展的潮流，需要加大投入，引进更多的信息技术，不断建设和完善信息网络服务，保障信息安全，实现各信息网络之间共享。要加强档案信息安全管理，包括信息系统和信息资源的安全管理，实时做好档案的安全防护工作。
（三）建立专业的档案信息管理队伍
信息技术在档案领域的广泛应用，对档案管理人员提出了更高层次的要求，信息化档案管理运用了大量新技术、新设备和新的信息系统，对人员素质的要求随之发生了重大变化。档案工作效率的高低将越来越依赖于操作者的技术水平，对每个环节的技术问题处理都会影响到工作的整体进度，对复合型人才特别是计算机人才的需求将更为迫切。实现档案信息化管理，要求档案专业人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的原则和方法，又要熟练掌握电子计算机软硬件信息技术。各医院必须高度重视档案工作队伍整体素质的提高，必须配备负责档案信息化系统开发和维护的专业人才。档案工作人员的知识结构和专业结构必须适应信息化的要求。同时，档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
档案管理信息化为档案管理工作注入了生机和活力, 为人们更好利用档案提供了新的途径。加强档案管理信息化建设，能够提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。随着时代的发展，技术的进步，档案信息化管理也将越来越完善。档案的利用、资源共享也将越来越成熟，对促进科学技术进步，提高管理水平都将起到积极的推动作用。
