机关档案室档案最终是为社会提供服务和利用的，所藏档案数量和质量直接决定服务质量和利用效果。因此，加强室藏档案建设就成为档案管理工作中一项重要内容。科学合理的室藏结构应该是既要保证所藏档案内容齐全完整，真实全面地反映机关工作面貌;又要避免冗余档案鱼目混珠，使一些没有价值的文件材料占用了使用空间，浪费了管理资源。那么，如何才能做到这一点呢?具体应从以下两方面入手。
1、多方收集，丰富内容
(1)文书档案与业务档案并重。目前，机关档案室所藏档案普遍存在由文书和秘书部门产生的文书档案居多，而其它业务部门形成的业务档案较少甚至是完全没有的现象。
之所以出现这种状况，一方面是因为业务部门为了工作方便，另一方面是为了做到保密，比如说财务和人事档案，历年来所形成的业务档案均存放在本部门自行保管。要想改变这种局面，机关档案部门应加强对各业务部门的指导和监督，单位加强制度约束，把集中统一管理档案的规定贯彻到位;同时，档案室要变被动接收为主动收集，不能“你移交什么，我就接收什么”，要积极主动地到各部门去做思想动员工作，主动收集档案，最好是得到单位领导的支持，那么工作开展起来就会容易得多。
(2)纸质档案与特殊载体档案兼顾。有些单位对档案的认识仍停留在传统意义上，认为只有纸张文字才是档案，从而忽视了对声像和一些实物档案的收集和保管。因此，档案部门对这部分档案不够重视，也没有要求，在实际工作中，这部分档案的积累也就相对较为薄弱。比如说，在一些重大活动或能反映本单位主要工作职能和特色的事件中，单位没有安排摄录相，或者简单地录一录，拍一拍，质量不高，到年终归档时，也不进行整理，统一归档，致使一些声像档案散落在各部门或个人手里，时间久了，很有可能丢失。往往是在单位需要制作专题片时才发现声像资料的馈乏，不得不现用现补，失去了第一手资料的真实性。另外，单位或部门受到表彰的奖杯和奖牌也是实物档案的一种，也存在散落在各部门或个人手里的现象，很容易受到损坏和丢失。而且，随着电子档案的出现和日益增多，还应做好电子档案的收集、保管和利用工作。
(3)注重特色档案收集。目前，大部分机关档案室所藏档案都是机关收文、发文以及工作总结和报告类的一般档案较多，相对缺乏一些能反映本单位特色的档案。因此，档案工作者在工作中不应简单机械地收集和保管档案，还应注意归纳总结，挖掘出具有本单位特色的档案资料。对于公路部门来说，路线不同，途经区域不同，这就为单位带来了不同的特色，也就会产生不同特色的文化，而且，每个单位具有特色的先进人物产生的各种材料也是特色档案，档案工作者平时注重这部分档案的收集会更加丰富机关档案室的内容。
(4)注重资料的保存。有些档案工作者片面地认为只有档案才具有保存价值。其实不然，有一些和单位工作有关的资料也具有很大的查考和利用价值，比如说系统内部交流的简报和期刊等，以及和本单位业务有关的通用的规章制度等，在机关工作中利用率都很高。因此，档案室在做好档案的收集保管工作外，也应注重对这部分资料的收集和归档，以便于机关工作人员查找利用，从而更好地为机关工作服务，充分发挥档案部门的作用，提升档案部门的地位和形象。
2、取舍得当，优化结构
(1)鉴定是否属归档范围
这项工作一般是在文书部门进行立卷以及档案部门接收档案时进行的，它决定着文件是否能够经得起考验从而顺利转化为档案。一个机关单位在工作和活动中形成的档案数量很多，但不是所有的文件材料都应归档，文书和档案工作人员要正确分析，区别对待，在保证归档文件材料齐全完整的前提下，剔除不属归档范围的文件材料。但对于剔除的这部分文件材料，为了保险起见，也不必立即销毁，可由文件生成部门自行保管，经过一到两年，确认其确实没有利用价值后再按有关规定进行销毁。鉴定工作是一项主观性很大的一项工作，稍有疏忽就会有“失之毫厘，谬以千里”的事情发生，给档案工作造成难以弥补的巨大损失。因此，在具体操作时，工作人员必须严格按照国家档案局1987年出台的《机关文件材料归档和不归档的范围》执行，坚持历史、全面、发展、效益“四大原则”和职能、来源、内容、形式“四大标准”，保证鉴定工作的客观性、准确性和可靠性，既要防止“有文必档”，又要防止“有档不归”，保证室藏档案门类齐全，结构合理。尤其强调的是，为了使《机关文件材料归档和不归档的范围》更具人操作性，每个单位应据此《范围》，并紧密结合实际情况制定适合本机关的应归档和不归档的具体范围，具体情况具体分析，防止具有本单位特色的文件材料因漏归而丢失。
(2)鉴定保管期限长短
鉴定的另一项工作就是要对已经确定归档的文件材料进行保管期限的划分。文书档案和专业档案的保管期限划分是不同的。文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种，专业档案保管期限则有各自的规定，比如说财务档案、人事档案及科技档案等。对于文书档案，在具体操作时，工作人员要根据《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》来进行，在具体划分时应在以下几方面引起注意，一是要将紧密联系的文件放在一起进行判定，保持文件的完整性;二是不能单凭文件制发机关来决定文件的价值，要注重文件内容的重要程度和作用大小;三是不能只看文件材料短期内是否有作用，要考虑它的长远价值。另外，档案的保管期限确定后，也并不是一程不变的，随着时间的推移和事情的发展变化，档案的价值也会发生不同的变化，一种情况是档案价值增大了，原来是短期，现在变成长期了;另一种是档案价值退减了，原来是长期，现在变成短期了。所以，档案到期后工作人员不能简单机械地、不假思索地就销毁了，有必要对其进行重新鉴定，确定再也没有保存价值了方可以按有关规定销毁，对仍有保存价值的要重新确定其保管期限，使所藏档案没有冗余，结构更加合理。
