摘要
我国的汽车工业是国民经济的重要支柱，经过几年的高速发展，目前市场趋于饱和，竞争日趋激烈，产品更新换代非常快。这对于汽车企业的研发部门来说是一个重大的考验，要求研发部门在汽车研发的过程中提高自身的研发质量和效率。文档作为产品信息和企业生产经营信息的重要载体，对产品研发工作至关重要，合理、高效的文档管理工作可以有力地促进产品研发工作，提升企业的竞争力。
F 公司研发中心是一家拥有六十余年的历史的大型研发企业，在文档管理方面主要是存在着管理效率比较低、管理职责不明确等问题。本文通过运用文档管理理论，分析了其在体系文件管理、产品技术文件管理、标准文件管理当中效率比较低的和职责不明确的环节，提出改进的意见及保障措施。本文共分为六章，第一章，介绍了本论文研究的背景和意义。第二章，介绍了文档管理的内涵及其对企业管理的重要性，阐述了文档管理的相关理论，总结归纳了汽车文档的特点。
第三章，主要是对 F 公司研发中心做了简要的介绍，归纳了 F 公司研发中心文档管理方面的管理现状，主要是在体系文件、产品技术文件、标准文件等类型文件方面的管理，详细介绍了文档从产生到使用直至存档或废弃的过程，并分析了 F公司研发中心的三类文件在管理上存在的部门级文件利用效率低、产品技术文件管理失控，标准管理不完善等问题，总结出造成这些问题的主要原因；第四章，根据发现的问题及找到的原因，对研发中心的文档管理工作提出改进意见，细化体系文件的分类、编号、模板管理，细化产品技术文件的设计交付数据和设计过程数据的管理，优化设计文件的更改管理和产品电子数据对外发放的管理，梳理明确标准文件的编写审核流程、外来标准资料和标准文本的管理。第五章，为了确保提出的改进建议得到实施，提出了提升文档管理意识、加强制度建设、培育学习型组织的文化氛围、提升文档管理人员综合素质、将技术文档的编写纳入绩效考核，提升文档管理系统功能等五个方面的保障措施。第六章对全文进行回顾，提出主要的结论，总结本文的不足并展望未来的提升方向。
关键词：文档管理，体系文件管理，产品技术文件管理，标准文件管理
Abstract
China's automobile industry is an important part of the Chinese national economy.
With years of rapid developm ent, our m arket has becom e saturated. W ith highcompetition, products have been replaced very fast. These all becom e challenges tothe R & D departm ent, which means the R & D department needs to im prove theirquality and ef ficiency. As an i mportant carrier of product inform ation andmanagement information essential for research and developm ent, documentmanagement can effectively promote products research and development to enhancethe competitiveness of enterprises.
F Company has a lar ge-scale R & D cen ter, which has m ore than 60 years ofdocument management experience. However , they have problems with lowmanagement efficiency and unclear intern al control. This essay uses docum entmanagement theory to analyze its doc ument management system and producttechnical document management, gives suggestions of how to solve problems such aslow efficiency document management and unclear internal responsibilities. This essayis divided into six chapters. The fi rst chapter introduces the background andsignificance of this thesis. The second chapter introduces the connotation of documentmanagement and the im portance of enterprise management, document managementtheory expounded, summed up the characteristics of car documents. The third chaptermainly focuses on F company R & D center and summarizes the status of the R & Dcenter document management, which contains different types of system docum ent,product technical docum ents, and standard document. It introduces in detail thedocument life cycle, beginning with concep tion, creation, usage, and ending withdocument saving or deleting. This chapter al so analyzes problems with F company,sthree types of files m anagement. Based on the problem s that are found above, thefourth chapter gives ideas to improve the R & D department,s document management,ideas such as the refinement of document classification and indexing, the managementof templates, design documents, delivery management products, and technical data,the improvement change m anagement and pr oduct design of elec tronic data fileexternal grant management, carding clear criteria docu ment preparation aud itprocesses, management information and ex ternal standard text. The fifth chapterprovides five methods in order to ensure better implementation of recommendations.
They are as follows: enhancing the awareness of docum ent management,strengthening the system construction, fostering a culture of learning organization toenhance the overall quality of document management, preparation of techn icaldocumentation, and improving docum ent management system features. The sixthchapter is a final review, which presents the m ain conclusions of this essay a ndsummarizes the deficiencies to enhance future direction.
Keywords: Document Management, System Document Management, ProductTechnical Document Management, Standard Document Management
目录
第 1 章 绪论
1.1 选题的背景
1.2 研究的意义
1.3 研究的方法及思路
第 2 章 相关理论及方法
2.1 文档的定义
2.2 文档管理定义和重要性
2.2.1 文档管理的定义
2.2.2 文档管理的重要性
2.3 文档管理相关理论
2.3.1 文档一体化管理理论
2.3.2 文件生命周期理论
2.3.3 文档管理体系理论
2.4 文档管理的方法
2.5 汽车类文档的特点
第 3 章 F 公司研发中心文档管理存在的主要问题及原因分析
3.2 F 公司研发中心文档管理的现状
3.2.1 体系文件的管理
3.2.2 产品技术文件的管理
3.2.3 标准文件的管理
3.2.4 档案的管理
3.3 F 公司研发中心文档管理存在的主要问题
3.3.1 文档管理过程中的效率比较低
3.3.2 部分重要文件的管理失控
3.3.3 文档管理的流程和职责不明确
3.3.4 电子文件容易流失
3.4.原因分析
3.4.1 文档分类缺乏合理的统筹规划
3.4.2 文档管理流程和管理职责缺乏规范性
3.4.3 文档管理没有制度化
3.4.4 电子文档保密管理不够先进
第 4 章 研发中心文档管理改进方案设计
4.1.体系文件管理的改进
4.1.1 确定文档分类的专业及代码
4.1.2 细化文档的编号规则
4.1.3 建立统一的记录文档电子模板
4.2 产品技术文件管理的改进
4.2.1 设计交付数据的合理分类和统一管理
4.2.2 设计过程数据的合理分类和统一管理
4.2.3 产品辅助数据文件的管理
4.2.4 产品技术文件更改的管理
4.2.5 产品电子数据对外发放管理
4.3 标准文件管理的改进
4.3.1 确定文档审查的职责
4.3.2 外来标准资料的管理
4.3.3 确定标准文本使用的管理方法
4.4 文档保密工作的改进
第 5 章 改进方案的实施保障措施
5.1 提升文档管理意识并加强制度建设
5.2 培育学习型组织的文化氛围
5.3 提升文档管理人员综合素质
5.4 将技术文档的编写纳入绩效考核
5.5 提升文档管理系统功能
第 6 章 总结
6.1 研究总结
6.2 不足与展望
参考文献
致谢
