随着高校的发展和后勤社会化改革的深入，专业化的物业服务已经成为教学科研工作中的重要服务补充。实践中，高校院系单位是通过招投标程序公开、公平和公正地选择物业服务企业。招投标程序的设置及严格遵守，是高校院系单位得以采购到最适合物业服务的先决条件。
所谓高校物业招投标程序中的前期管理，指的是在高校院系单位发售招标文件，开始物业公司投标及对投标单位进行评标等一些列程序之前的准备工作，具体包括对报名的物业公司进行资格的审核；对报名物业公司的实际管理案例的考察和对报名物业公司拟派驻项目经理进行的考核等工作。前期管理工作是有效开启后续的物业招标的必备环节，它直接关系到后续的筛选及评审，对高校物业招投标及选择有效的物业服务公司具有重要意义。
一、高校物业招投标程序中前期管理的意义
（一）高校院系单位通过前期管理工作，可以最大限度地对报名企业有一定的了解。前期工作的最终结果是让物业招标领导小组能有理有据地选择对象。只有被遴选的对象才能购买招标文件并参与投标，被遴选对象的有效性，直接关系到高校物业招投标风险的大小，直接决定了投标及评标结果的适当性。
（二）通过物业招投标程序中的前期管理工作，可以让院系老师对报名的物业公司有更深入的了解，了解他们服务的内容，比较不同物业公司的管理品质差异。任何招标的目的都不是评优、选秀，而是要最适合的，只有最适合的才是最好的。通过物业招投标程序中的前期管理工作，也会让院系的老师了解到物业管理的客观性、专业性和服务工作的艰辛，从而会更加珍惜工作环境，更好为教学科研作贡献。
（三）对于投标的物业公司来说，物业招投标中的前期管理工作，为报名的物业公司创造了一个全面展示自己管理能力和服务水平的平台，只有适合高校物业环境及管理实际的物业公司才会胜出，才能保证一批观念新、效益好、实力强、规模大和机制活的优秀物业服务企业凭借着自身的优势脱颖而出。通过物业企业的自我完善和创新，通过企业间的竞争交流，整个行业才能实现进步和提高。
最终才能降低高校物业管理成本、提升高校物业管理服务质量，走出一条高校物业管理的科学发展之路，让师生和物业企业实现共赢。
二、高校物业招投标程序中的前期管理内容
（一）院系单位确认所采购的物业服务和申报需求阶段。如果院系单位准备采用招标的方式采购物业服务，院系单位在招标程序开始前要详细、认真地分析自己的需求，从所需质量、可承受价格和要求的服务诸多方面准确把握、界定自己的需求，做到心中有数，用这杆秤去选择就会有的放矢地量化需求。程序上，需填写物业招标申请表和招标报名公告等相应申请表格上报高校物业招标管理办公室（以下简称“标办”），准备申请物业招标。这些申报内容主要包括拟招标的楼宇介绍和对报名物业公司的资质、注册资金、相关管理经验等方面的要求，并与“标办”确认招标日程安排。
（二）成立物业项目招标机构。通常情况下，采用招标形式采购物业服务的高校院系单位，首先要成立招标机构，这个机构由三个小组构成，即物业招标工作小组、物业招标领导小组和物业招标评审小组，从工作机构管理方面，为保证程序的公开、公平和公正，三个小组成员不得交叉。物业招标工作小组和物业招标领导小组由院系单位人员组成，其中物业招标工作小组的工作职责是负责前期的报名审核，考察报名物业公司和组织对项目经理的考核等工作，并将对报名的物业公司综合的考核结果向物业招标领导小组汇报。物业招标领导小组由院系单位相关领导组成，职责为决定哪些单位作为可遴选售标的对象。物业招标评审小组作为评委组由院系单位及学校专家组成员构成，人数通常为5人制或7人制的单数，院系单位的评委不能超过评委总数的三分之一，其余为专家库中的评委，由“标办”从专家库成员中随机抽取。
（三）公布招标报名公告。院系单位拟订好招标报名公告，主要内容为楼宇的简介，包括建筑面积，建筑格局，使用单位等介绍和对报名物业公司条件的要求，包括企业资质和注册资金的要求，通常的标准是预估的物业合同的年服务费用应该小于等于报名企业的注册资金，目的是以防资不抵债的风险。同时一般要求提供近三个月的社保证明，从而判断企业的正规化程度。
高校中一些院系单位需要特殊的服务需求，比如特殊的实验室保洁，像化学类实验室与机械加工类实验室的保洁需求各异。特殊的管理经验就成为一个重要的招标报名要求。通常类似管理经验主要是通过服务合同体现出来的，所以一般要求物业公司提供近三年的类似服务合同全本和印刷版的企业介绍。这是报名公告中需要特殊强调的地方，也是拟服务楼宇的独特需求。经高校“标办”批准后，公开发布。通常在校园网上和社会招投标平台网络上公开发布。
（四）对报名物业公司的审核程序。在报名公告期间，物业招标工作小组根据报名公告要求审核报名的物业公司，主要是从证件原件、资质证明、社保证明、要求提交的物业服务合同等方面来审核。通过这个前期资料审核管理工作，从外观介绍角度，发现报名物业公司的相关管理经验是否与所需要的服务需求相符，对符合要求的报名单位进行接收登记。
（五）院系单位对报名的物业公司进行项目考察。实践中，仅仅依靠对投标文件的评判和各投标单位的以往声誉往往不能完全保证评标结果的最佳。通过对报名单位的考察，可以加强对报名单位的了解。通过具体的管理案例，更生动地说明了所报名的物业公司的管理现状，从而体现出报名的物业公司的管理能力以及是否与院系单位的采购需求相匹配。通过对报名物业企业的总部进行考察，可以判断报名企业是否为正规单位，物业管理是否具有专业性，是否有混业经营的情况等。通过对报名企业的管理项目进行考察，可以实地感受到报名企业物业管理的规范性、在管项目运行状态、管理人员能力等方面，可以量化判断报名企业的管理能力。例如，对于院系使用的楼宇来说，维护设备设施的安全稳定是他们采购物业服务的重要需求，物业招标工作小组通过调研管理项目的设备设施管理，可以发现设备机房的管理是否有相应的规章制度，值守及寻岗人员是否具有相应的管理资质和对业务知识是否精通，各种检查记录是否健全等，从而对正在运行项目的物业管理情况进行一个判断。
（六）工作小组组织考核拟派驻的项目经理。一个物业项目管理的好坏，关键在于项目经理的管理，一个项目经理的能力和责任心决定一个项目的成败，特别是在高校特殊的环境下，以安全稳定为前提，保障教学科研是物业管理的最基本需求，围绕着高校的特点和所招标楼宇的实际情况，需要项目经理满足这些实际需求。在对报名物业公司的具体管理案例考察了解之后，有必要对报名本项目的项目经理进行实际的考核，了解他的实际管理能力。
在拟派驻项目经理了解楼宇的基本情况之后，根据楼宇的基本情况进行相应笔试或面试。此环节要求对所有参加考试的项目经理的考试题目的数量一致，考试题目的内容一致，这样才能体现公开、公平和公正原则。通过这个环节，从拟派驻项目经理管理能力角度，高校院系单位加强了对报名企业的进一步了解。
（七）招标工作小组将考察及考试的情况向招标领导小组汇报，也有的单位招标工作小组将考察和考试结果量化，做出评分表，按照评分表来反映报名企业的先后顺序。然后由招标领导小组根据招标工作小组前期的了解情况决定遴选企业，遴选应达到三家以上，并由招标领导小组全体成员签字确认，报“标办”。以上即完成了前期管理工作。
综上所述，在高校物业招投标程序中，通过前期的管理工作，可以最大限度地发现院系单位所需求的物业服务企业候选人，也能最大限度地保障入围的服务单位提供服务的有效性，从而保障了通过后期的投标及评标评选出的中标单位具备服务院系单位的适当性能力。
