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办公室文秘在工作中如何发挥参谋作用展开研究

来源:办公室业务 作者:付培谋
发布于:2020-12-08 共2123字

  摘要:作为领导人员重要助手的办公室文秘,在保障领导工作实施效果及相关作业考核评估等工作中,所发挥的作用至关重要。所以,办公室文秘如何更好地发挥参谋作用,引起广大研究人员的高度重视。本文就办公室文秘在工作中如何发挥参谋作用展开研究,以供参考。

  关键词:办公室文秘; 参谋作用; 发挥策略;

  新时期,办公室的主要职责之一是充分发挥参谋助手作用、为领导出谋划策。面对新形势及新要求,办公室文秘在工作开展过程中,不仅仅需要承担以往办事员的职责,并且要树立办文办事、出谋划策的科学观念。同时,办公室文秘人员需要立足于全局,在思考问题时尽量站在领导角度,充分发挥参谋助手作用,领会领导意图,辅助领导决策。

文秘

  一、强化服务意识

  办公室是一个单位重要的枢纽部门,发挥着上传下达、协调左右的作用。要想将办公室上传下达、左右协调的作用充分发挥,就要求文秘人员具备较强的服务意识、服务领导意图的能力等,而这就需要实现服务工作中的两个重要转变:其一,需由以往的被动服务转变为主动服务,尽管办公室工作具有服从性,但是服从不等于被动,要坚持"受命行事而不被动行事,主动服务而不被动服务"的工作理念,善于总结经验,摸索规律,提早准备,努力掌握工作的主动性,实现从被动服务向主动服务的转变。其二,由以往单一的服务朝着超前服务转变。办公室文秘人员所面对的工作十分繁杂,需要从整体上把握工作,在保障自身工作效率的同时,为各个基层及部门提供良好服务,同时需要将领导交付的工作做好,便于保障各项工作顺利开展。

  二、强化岗位责任

  办公室文秘尽管承担了繁杂多样的日常工作内容,但也有一定的职责界限存在,要想将办公室文秘参谋助手作用有效提升,那么就必须将其岗位职责充分明确。具体而言,用人单位可通过岗位职责介绍的编制、岗位职责内容培训等方式,帮助办公室文秘明确自身岗位职责。同时,领导人员在日常工作开展中,对办公室文秘安排相关工作任务时,也需要基于办公室文秘的岗位职责范围,切忌出现划分不合理的作业内容,以免办公室文秘有越级管理或违规作业等情况出现。

  三、强化信息服务

  信息工作是领导重要的决策依据,对外反映情况、树立形象;对内服务决策、指导基层等,皆需要信息。办公室文秘要想将自身参谋助手作用进一步发挥,那么就需要着重发挥"信息库"的作用。一方面,需要努力拓展信息源渠道,便于将单位内部情况、外部相关信息第一时间准确掌握并报告,从而将各项工作进展情况全方位地了解。同时,办公室文秘需挖掘上传下达流转环节的信息,及时筛选出材料中的有用信息、并于会议中灵活捕捉信息,保障信息的针对性与时效性,便于将重要的时效信息反馈给领导;另一方面,需对信息筛选、分类及综合工作予以重视,将具备倾向性且十分普遍的情况、经验与问题找出,促进信息使用价值的提升。围绕"领导需要知道的"和"需要领导知道的",尽快为领导提供信息,便于将信息服务领导决策作用充分发挥。

  四、强化以文辅政

  办公室文秘参谋助手作用发挥中,以文辅政这一渠道十分重要。首先,需要将上级精神及领导思路准确把握。在对上级文件认真研读的基础上,将上级精神充分掌握。通过调研、谈话及会议等渠道,将领导思路及工作实际准确把握,并全面融入文稿起草中。其次,需将文稿起草角度准确把握。在文稿起草的过程中,需对自身角色的调整予以重视,贯彻"不在其位不谋其政"理念,立足于全局角度、领导角度谋篇布局、思考问题,将工作重点及关键要素准确抓住,确保问题阐述的全面、深刻及准确。最后,着重关注日常素材的积累、加工与升华。文秘工作人员在文稿起草时,离不开大量素材。故而,日常工作与生活中,文秘人员需积极收集素材,并以文稿主旨为中心进行加工,确保所起草的文稿与单位实际相符合且精炼简洁、生动流畅。同时,创新是必不可少的,思维创新、观点创新、文字创新及内容创新是文稿起草中必须落实的。

  五、强化督查督办

  督查督办是为领导服务、促进决策目标的实现及执行效力提高所开展的工作之一。作为领导决策及管理活动重要环节之一的办公室文秘督办工作,也是文秘人员发挥参谋助手作用、辅助领导决策管理的职责体现。督查督办,必须突出重点、创新理念,且要健全制度。但凡与单位发展大局相关的重大决策事项,办公室文秘都必须落实事中控制,全面构建督查督办网络,并在电话督办、书面督办、调研督办及会议督办等督查督办方式的运用下,提高督查督办与反馈的有效性、针对性,并合理传达、有效执行领导布置的会议决策事项和批办文件等工作。

  六、结语

  新时期,办公室文秘人员必须按照习近平总书记在考察中办工作时提出的"坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守""五个坚持"的要求,紧紧围绕单位发展愿景和领导工作思路,强化服务意识,增强服务本领,立足岗位职责,勇于开拓创新,充分发挥参谋助手作用,帮助领导出谋划策,便于促进工作质量与效率不断提升,更好地服务决策、服务大局、服务发展,为单位各项工作的顺利开展提供坚强保障。

  参考文献

  [1]付向军。办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].现代经济信息,2019(04):122.

  [2]彭杏。办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].办公室业务,2018(12):89+92.

作者单位:河南省汤阴县韩庄镇人力资源社会保障服务所
原文出处:付培谋.办公室文秘发挥参谋作用的策略[J].办公室业务,2020(16):83.
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