摘要：办公室是企业单位的枢纽, 对企业的正常运行具有重要的意义。企业办公室行政管理是每个企事业单位必做的工作, 精细化成为企业办公室行政管理的最新风向标, 精细化企业的公室行政管理可以有效提高企业的工作效率。本文研究了目前企业办公室管理中存在的问题, 理清了企业办公室行政管理精细化的思路, 并提出了企业办公室行政管理精细化的具体对策。
关键词：行政管理; 精细化; 企事业单位; 思路; 对策;
行政管理在企业日常管理中占据着重要的地位, 企业中除办公室的其他部门岗位职责明确, 办公室的行政管理区别于其他部门, 工作种类繁多, 没有明确的岗位职责。办公室的行政管理应该更细化, 精细化的管理方式更加科学, 可以细化繁杂的办公室工作, 提高办公室的工作效率, 使各部门的沟通更加顺畅, 帮助企业更好发展。
1. 企业办公室行政管理中存在的问题
1.1 缺少完整的行政办公制度
管理制度是企业单位所有部门必备的规章制度, “没有规矩不成方圆”, 管理制度的完整性和合理性是办公室工作顺利开展的基础。一些企业在运行时缺少完整的行政办公制度, 致使办公室的工作效率低下。有些企业没有针对办公室工作的性质的不同制定出特有的规章制度, 使得不同部门的管理制度雷同, 影响工作效率。很多公司对办公室的事务没有明确的分工, 使得有些工作缺少对应的责任人, 发生工作无人认领, 相互推诿的情况, 影响工作的顺利进行。
1.2 缺少团结协作能力
办公室的行政工作需要各部门各人员之间的相互沟通、合作、配合, 不是一个人可以单独完成的。在企业单位的实际工作中, 一些企业的员工缺少协作能力, 无法进行有效的沟通, 当工作出现问题时, 员工没有团队合作意识, 问题无法有效解决, 导致办公效率低下, 增加了企业的管理成本。
1.3 员工综合素质较低
在企业中, 有的员工的综合素质较低, 不能够胜任办公室的事务。因办公室工作的特殊性, 导致有些工作没有具体的责任人, 当此类问题发生时, 办公室人员不能及时有效地解决问题, 因有的员工综合素质较低, 责任感低下, 缺少主人翁意识, 对没有明确责任的工作, 不会以积极的心态对待, 导致问题的堆积, 影响企业的正常运行。
2. 企业办公室行政管理精细化的思路
2.1 提高管理者对精细化的重视
管理者在企业的正常运行中起着重要的作用, 是企业发展方向的制定者, 只有管理者具备了行政管理精细化的意识, 才能保证企业精细化管理的实现。管理者对办公室行政管理精细化足够重视, 才会制定相应的制度, 并监管制度的实施。提高管理者对办公室行政管理精细化的重视是实现办公室行政管理精细化管理的首要条件。
2.2 树立精细化的管理制度
制定合理的奖励和约束制度, 建立完整的管理流程, 可以更好地帮助企业实现办公室的精细化管理, 精细化的管理制度可以约束员工做好本职工作, 调动员工的工作积极性。因此, 企业单位需要建立一套合理的, 完善的精细化管理制度, 作为员工行事的依据。树立精细化的管理制度可以保障企业单位的工作更加顺畅, 促进企业单位健康快速的发展。
2.3 强化团结协作意识
在当前企业管理中, 只有团队拥有团结合作意识, 才能推动企事业的健康发展。因此, 应加强员工的团结协作意识, 同时培养员工的主人翁意识。在企业中, 团结协作是一切工作的根本, 在依照规章制度的基础上引导员工学会团结协作, 是促进企事业发展的重要途径。
3. 企业办公室行政管理精细化的对策
3.1 考核指标细化量化
在当今企业, 办公室人员的KPI指标都比较宏观, 甚至在有些企业, 办公室人员不清楚自己的具体KPI, 无法用KPI激励员工积极工作。在我国, 一些企业的KPI太过模糊, 例如, 某企业办公室员工的一条KPI为“工作表现”, 概念太过模糊、太宏观, 导致员工不知道该从哪些方面达成自己的考核指标。办公室工作的繁杂性使办公室行政管理必定区别于其他部门, 应针对性地建立精细化的考核指标, 将办公室的工作细化、量化。办公室行政管理工作的细化是将办公室的每一项工作进行有效的拆分, 有逻辑性的拆分可以控制好办公室工作的每一个具体环节, 管理者可以从宏观进行管控, 考核指标的量化可以帮助管理者把控办公室的工作量, 了解每一个环节的工作量情况, 有助于管理者从整体上调整办公室的工作, 从整体上提高办公室行政管理的效率。
3.2 推行精细化的管理制度
办公室在企业单位中起着沟通的作用, 制定精细化的制度是优化办公室管理的重要手段。企业应细化办公室岗位设置, 并明确岗位职责。办公室的工作有着量大烦琐的特点, 目前, 我们大多数企业的办公室岗位设置随意, 职责不明确, 造成工作的重叠和无责任人, 浪费了人力, 由于职责不明确, 如果出现问题, 也无法追究责任人。因此, 在企业管理中一定要明确岗位职责, 做到所有的工作都有对应的负责人, 这样不仅能提高员工的工作积极性, 提高整体的工作效率。精细化的管理制度可以有效地推动办公室行政管理精细化的实施。
3.3 提高员工综合素质
员工是企业运行的根本, 提高员工的综合素质是提高企业工作效率的根本。企业应提高职员的职业道德素养, 培养员工的服务意识。企业应该定期组织培训, 提高员工的业务能力, 使各岗位的员工达到岗位应具备的专业水平。精细化是企业管理的发展方向, 企业应该培养员工对精细化工作的重视, 使员工养成精细化的工作习惯。
结束语
企业办公室工作量大且种类繁多, 做好日常工作有助于企业正常运转, 提高办公室的工作效率, 更好地完成工作, 在一定程度上降低企业的管理和沟通成本。推进企事业办公室行政管理的精细化, 是提高办公室工作水平的重要途径。
参考文献
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[2]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技 (上) , 2017 (09) :31-32.
