高校档案是高等学校的一种信息资源,它包含了高校教研、发展、管理、党政活动等等的真实记录.高校档案管理工作是高校事业和历史发展轨迹的沉淀,是衡量高校管理水平高低的重要标志.随着科学技术,尤其是信息和网络技术的飞速发展及广泛应用,高校档案管理工作与信息化要素结合得越来越紧密,这推动了高校档案管理工作的信息化发展,进而也带来了与信息化相关的、更多更新的问题与挑战.
一、信息化建设的内涵及构成
档案管理的信息化已成为现代社会档案管理工作不可或缺的组成部分.各高校对档案信息资料进行一定的加工处理,并应用数字化原理等信息技术,科学地配置档案资源,并实现档案信息资源能为普通大众共享,这样的开发和利用方式可以大大提高档案资料信息的利用率,完成其社会服务的使命.所以,可以做如下的定义:高校档案的信息化建设,是在管理纸质档案及电子文件等多种档案文件形式的过程中,一方面不断开拓档案资源,另一方面不断创造新的档案信息资源利用的一种档案建设方式;该建设方式通过运用现代计算机技术及互联网,可以对馆藏重要档案、照片、底片及录像档案进行数字化处理,进而扩展了这些信息资源的利用方式.高校"数字化校园"建设过程中,档案管理的信息化建设极其重要.是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源,提高档案管理效率与效益,实现资源共享,逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径.其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化."[1]
高校档案信息化管理系统通常包含以下几个子系统:第一个是综合布线系统.它首先要满足人们的基本需求,即查询方便、快捷,数据交换传输准确、安全,以及整理归档方便、及时;同时还要考虑今后系统的可靠性、扩充、易维护管理等问题,最终能给档案馆带来好的效益.第二个是网络系统.可靠性、安全性、适应性、扩展性一直是网络系统建设的四大目标,现代化档案管理系统在网络设计时,必须满足这几个基本条件,同时基于档案服务对象的特殊性和广泛性,其网络系统务必要管理方便、使用快捷.第三个就是身份验证系统.现代档案馆系统一般是使用数字证书,运用非对称和对称密码等技术建立起严密的身份认证系统,以此保证信息不被除发送方和接收方之外的他人窃取,并保证信息在传输时不被篡改,确保发送方可以通过数字证书确认接收方身份,确保发送方对于自己发送的信息不抵赖.第四个是数字化系统.数字化系统包括数字化加工子系统、缩微子系统和综合档案馆管理系统.第五个是安防系统.安防系统包括门禁子系统、视频子系统及广播子系统.第六个则是档案库管理监控系统.通过电动密集架支持子系统和计算机温度、湿度管理子系统进行智能化的有效管理.
二、高校档案管理信息化建设的必然性
1.信息化时代的必然要求
《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务: 本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数字库建设,开展公众档案信息网上查询服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设[2].信息化时代,高校档案的工作对象、任务和性质都有很大变化,各项管理工作正日益朝着自动化、信息化的方向发展,档案管理信息化建设作为"数字化校园"的重要组成部分,必须加快步伐;同时,高校档案信息化建设作为全国档案信息化建设的重要组成部分,也应结合自身的特色和优势,改变高校档案管理信息化进程相对滞后的局面.
2.高校档案事业发展的必然趋势
需求决定了市场.高等学校和社会对档案的实际需求决定了我们建设和改进档案工作的方向,我们必须紧跟社会变革发展的步伐.随着高校体制改革的不断深入,高校档案作为高校管理重要组成部分,其管理难度不断增加,档案门类越来越多,档案内容趋于复杂化、多样化.首先,高校档案的用户群包括了高校内部和社会公众两类人群,他们对信息的需求包括数量、系统性和时效性等,传统的档案管理方式已远远不能满足这三个方面具体需求的变化.其次由于文件数量日益增加,库容量日趋饱和,加工、利用和存贮工作如果仍然使用传统手段将导致档案管理工作不胜负荷.一批批纸质历史档案逐步自然老化,拯救这些档案对技术手段不断提出更高的要求.再次,记录档案的信息载体和方式已日趋多样化,机读型、声像型、缩微型等新型载体早已得到广泛应用,其管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势.所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求,高校档案信息化管理方式的改革成为必然.
3.高校档案管理和资源开发利用的必然需求
随着档案信息化建设的不断深入,档案信息在推动社会进步方面的作用越来越大,档案信息服务也变得更加系统、全面.纸质档案在整理装订过程中需要耗费大量人力、物力和存储空间,保管过程中也容易遭遇发霉、蛀虫、字迹退色等现象.
此外,利用过程中反复复印或翻阅都会使其受到一定程度的磨损.高校有许多档案保存一定期限就要销毁,有可能造成信息流失.对电子档案来说,高密度贮存、体积轻巧,使用寿命长、传递速度快、容易复制,它的生命力极强.因此,高校要保证信息完整和安全,必须进行信息化管理.[3]
三、高校档案管理信息化建设的路径选择
目前,高校档案管理的问题主要表现在以下几个方面:
1.思想理念落后.高校的档案管理是高校管理的一项重要工作,高校的档案真实地记录着高校发展的点点滴滴,对高校的各项工作具有重要的参考价值,是高校的宝贵财富.但是一般情况下,很难得到各级领导的高度重视.他们通常认为档案管理的目的在于收集、整理、保管信息.结果在形式上都表现出安于现状、不求进取的态度.
2.管理手段有待改善和提高.许多高校在档案管理的信息化建设中投入资金不足,结果使得信息化建设所需的硬件得不到改善,信息化基础设施建设不到位,管理软件不能及时升级,这些都严重制约了信息化建设工作的开展.
3.档案管理人员的业务综合素质有待提高.人才在档案信息化建设中起着关键的作用.目前我国高校档案管理信息化建设的物质条件已初步具备,但相关专业人员仍然严重缺乏,更不用说建立素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍了.现有的档案管理工作人员中,有的档案工作者计算机方面知识可以,但档案管理知识缺乏;有的档案管理经验丰富,但计算机操作能力较差.档案管理信息化建设对管理人员的要求越来越高,所需人员不但要具备档案专业知识,也应熟练掌握信息化建设所需要的各项操作技术.
4.软件开发利用水平不高.各高校虽然目前已经不同程度地开展了档案管理信息化建设,但绝大部分只是通过管理软件进行档案目录的着录、编目、排序及检索,还没有把其拥有的档案信息全面实现数字化,还不能网上共享资源,这导致档案资源的利用率低,档案工作效率低,大大降低了档案在社会中的作用.
为了适应和满足现代教育事业的需要,必须实现高校档案管理的信息网络现代化,才能从根本上满足学校、社会等各方面对档案工作的要求.针对上述问题,笔者认为,推进和加快高校档案信息化建设刻不容缓,重点在于解决以下几个问题:
一要完善数据库建设.数据库是高校档案信息网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源.高校数据库的建设应以国际标准和国家标准为依据,集中人、财、物三方资源建成若干通用性强的标准化文件条目数据库、全文数据库和多媒体数据库,丰富档案数据资源储备,为档案信息化提供后台数据库支持."当前我国高校档案部门使用的数据库管理系统多用 DBase,FoxBASE,FoxPro 等编写,这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸,作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的,但是要建立覆盖全校各类信息的集成的 MIS 系统,它们无论在功能上、安全性、数据完整性等方面都不能很好地满足需要.应该选择适用于多种操作系统,多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行具有客户机、服务器结构的数据库管理系统,如Oracle,Sybase,Informix,微软的 SQL Server.这些软件不仅具有上述功能特点,而且还提供数据库互连工具(ODBC驱动器)、数据库- Web 连接软件,使用户可以轻松地建立起 Web 站点上的数据库服务."[4]
二要提高档案管理人员的业务综合素质.档案信息化建设中管理者的业务素质是关键,他们不仅要对计算机的操作技能掌握熟练,还应精通档案专业知识.对全体档案人员的业务培训要加强,以提高他们的综合业务素质,使他们成为熟练掌握现代化信息操作技术的复合型人才.教育培训的方式可以多样化,如继续教育、专题培训、专题讲座等形式,这样可以使得整个档案管理队伍的业务水平得到显着提高.
三要健全档案信息安全保障体系.由于档案信息具有特殊性,有的属公开信息,有的则是保密信息,而保密信息又分内部、秘密、机密和绝密等几个等级,管理过程中必须采取相应级别的保密措施.计算机网络容易受到黑客攻击,面临着网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多因素的威胁.建立安全稳定的信息保障系统是档案管理信息化建设顺利进行的根本保证.因此在高校档案工作中,要按档案法落实工作,除了确保归档电子文件的真实、完整,还应确保档案数据库安全.高校档案管理要在平时注意安全防范措施,杜绝网络病毒,以防失泄密事件的发生;同时通过身份认证、防火墙、数据备份等措施,确保高校档案工作的安全.高校还需要逐步建立起信息化工作法律法规保障体系,制订电子文件信息采集、管理和存储格式标准执行细则,制订电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范,建立和完善电子文件保管、存储及安全保管的制度,使档案信息系统能够安全运转,保证档案信息化的规范与健康发展,为档案信息建设提供安全可靠的存储、共享、交流环境.
四是加强规章制度建设.根据现行档案法要求,档案归档取消了以往档案管理部门归档立卷的方式,代之为由各行文单位分别归档立卷,然后按规定时间移交归档文件档案馆.移交时要确保纸质文件和电子文件二种同时归档.因此高校要制定一整套完整的、切实可行的档案管理规章制度,明确规范各部门需要归档的文件材料范围,考虑到工作的连续性,同时要求各部门安排较为稳定的兼职的档案员处理本部门的日常档案收集保管工作.学校的档案管理部门应定期对这些人员开展业务培训.此外,档案管理系统中应授予每个部门相应权限,各部门只能在权限内完成对本部门归档文件材料的查询或网上着录等.
[参考文献]
[1] 郝惠君. 高校档案管理现代化、信息化、网络化刍议[J]. 兰台世界,2008,(3).
[2] 郭红. 高校档案管理信息化建设略论[J]. 兰台世界,2008,(2).
[3] 刘雁,张立新. 试论高校档案管理的信息化建设[J]. 长春师范学院学报(自然科学版),2012,(3).
[4] 葛桂珍. 试论高校档案信息化管理[J]. 科技情报开发与经济,2005,(5).
