摘 要： 随着社会主义市场经济体制的逐步建立和完善, 中小企业之间的竞争日益激烈。在战胜对手, 抢占市场中, 产品开发和市场营销固然重要, 但优化中小企业内部管理, 合理整合各项资源, 有效使用ERP软件提高企业经营水平同样不可忽视。发现和解决中小企业ERP应用存在的问题, 是提高企业经营管理水平的重要途径。从中小企业中运用ER P的必要性入手, 阐述中小企业迫切需要实施ER P, 并对如何解决这些问题进行了详细论述, 提出了选择适当的ER P类型;优化企业业务流程等对策。
关键词： ERP软件; 业务流程; 企业管理;
随着信息化的快速发展, 20世纪90年代初兴起的ERP管理软件, 很快由发达国家市场进入我国市场。ERP作为科学的管理软件, 能够优化企业生产和销售程序, 对企业的发展有着极大的作用。然而在ERP实际应用上, 我国尚未赶上发达国家的步伐, 差距仍然存在。目前虽然有大部分企业安装了ERP软件, 但能够实施、正常运作的企业并不多。
一、中小企业ERP应用的必要性
(一) 实施ERP是提高企业竞争力的手段
随着产品周期的不断缩短, 原材料和劳动力成本的不断上升, 以及客户需求差异化和个性化趋势的日益增强, 中小企业面临着前所未有的竞争压力。而实施ERP系统是中小企业提升竞争力的主要手段。通过实施ERP可以实现协调市场与生产之间的多边性与均衡性, 制定出相对均衡的生产计划, 解决均衡生产与多变的市场之间的问题;协调企业内部各职能部门与生产流程的关系, 使二者同步协作, 提高生产效率, 降低生产成本, 提高产品的竞争优势;将供应商、制造商、分销商、终端客户等都纳入一个供应链中, 实现信息共享, 加强企业对市场的敏感程度, 提升企业的竞争力。
(二) 实施ERP有助于企业利用信息资源创造价值
在信息化的时代, 人们更多地依据数据规划和决策, 对数据库的完整性和及时性颇为关注。而ERP能够帮助企业建设信息化共享的平台, 实现数据及时传递和更新, 打破企业信息闭塞的局面。通过对信息资源严格控制和有效利用, 企业在管理、销售、发展等方面都会有所改善。
(三) 实施ERP是企业改变管理方式的必经之路
信息技术是进行科学化管理的前提和必要条件。只有依靠信息技术, 中小企业才能实现科学化管理。ERP作为信息化管理系统之一, 具备现代性和创新性, 是中小企业走向现代化、管理化的最优选择。ERP的实施能够使企业的管理方式更加科学、合理;能够优化企业的管理体系, 使之更加规范化, 更具灵活性;能够有效降低中小企业产品成本, 提高企业产品质量, 使产品更具市场竞争力。
二、中小企业ERP应用现状
(一) 中小企业调查的基本情况
通过实施ERP项目来提高企业的竞争力已成为一种趋势。不同于其他项目, ERP项目工程比较复杂, 难度系数、风险系数较高。但是项目实施成功率低、应用效果不佳等问题普遍存在于中小企业。为了充分了解中小企业在ERP应用方面的现状, 深入分析中小企业应用ERP存在的问题, 现对石家庄市部分中小企业ERP应用现状进行了调查。
本次调查的行业涉及制造业、金融业、物流业、房地产业、电信业以及互联网行业等。采用发放调查问卷的方式, 共发放问卷187份, 反馈166份, 有效问卷为158份, 有效率达95.18%。
图1 中小企业行业性质调查图
由上图可以看出, 在所调查的企业中, 互联网和制造业占据的比例较大, 一个是新兴行业, 一个是传统行业;电信和金融行业次之, 此外, 还有少量的房地产和物流业。整体来说, 本次调查涉及面较为广泛。
表1 中小企业ERP实施概况
由上表可以看出, 在所调查的中小企业中, ERP实施成功的企业仅占8.23%, 大部分企业能够实现ERP系统的部分使用功能, 如:基础的记账、报账功能, 高一级的财务业务一体化功能, 只有约17%的企业能够实现供应链管理。此外, 未实施成功的企业约占四分之一。
(二) 现状分析
通过调查结果可以看出, 目前中小企业ERP实施现状主要表现为以下两个方面。
1. 中小企业管理基础薄弱、基础数据不完善
企业管理基础薄弱是中小企业在管理上的通病, 具体表现在规章制度不健全、责权不明确、执行力低下、业务流程不规范等方面。薄弱的管理基础还将直接影响企业的基础数据, 造成数据不完善, 进而直接影响ERP实施的成败。
2. 中小企业ERP应用成功率不高、效果不明显
在信息化建设的道路上, 我国中小企业忽视了统一规划的重要性, 仅以当前的需要作为ERP项目应用和实施的指导, 缺乏长远的规划。从已经实施了ERP系统的企业中发现, 不少企业实现的仅仅是部门级信息系统, 信息在部门内可以实现有效及时的传递, 但部门与部门之间存在障碍, 这就形成了所谓的信息孤岛。不仅不能充分利用共享的资源, 而且还导致信息资源闲置, 为企业未来的ERP软件升级换代埋下了隐患。
三、中小企业ERP应用存在的问题
(一) ERP系统的选型不能满足企业的发展要求
随着信息技术的快速发展和市场需求的日益变化, 不同价位、不同性能的ERP软件争先出现在市场上。在中小企业实施ERP的初级阶段, 尤其是选择ERP类型的关键时刻, 企业容易走向两个极端, 一是过分追求国外先进的ERP软件, 二是忽视软件的可扩展性。
1. 过分追求国外先进的ERP软件
客观上我们不得不承认国外先进的ERP软件在性能、质量、应用效果上具有明显的优势。但是, 国外软件复杂繁琐, 不适合国内中小企业, 使用之前需要进行二次开发和配置, 而且国外报表模式与国内不同, 相应的软件模块结构设置也不同, 所以国外先进的ERP软件不是国内企业最优的选择。
2. 忽视ERP软件的可扩展性
相比大型企业而言, 中小企业在ERP选型上会受到资金的限制。价格便宜、功能一般的ERP软件受到中小企业的青睐。但是这些软件系统并不完善, 关键程序存在漏洞, 在实施后期很可能出现各种各样的问题, 不仅不能为企业管理者提供帮助而且还会造成人力、财力的浪费。
(二) 企业业务流程重组管理力度欠缺
业务流程重组BPR (Business Process Reenginee-ring) 是一种从根本上重新考虑和设计业务流程, 实现企业各项关键性能指标, 如:成本、质量、服务、速度等得到巨大改善的先进管理思想。
在调查中发现, 一家服饰贸易有限公司在实施ERP的过程中业务流程重组遇到困难, 没有彻底的打破各职能部门的边界, 只是将销售部门的会计转移到财务部, 各部门之间的信息并没有实现及时共享, 数据没有得到更新, 比如销售部门接到订单, 不能及时传递给财务部门进行记账, 仓储部门及时发货, 而是打印出订单由人工传送到其他部门, 该公司业务流程重组力度不够只是实现了部门级会计信息系统, 各部门之间仍然存在这信息孤岛现象。
(三) 中小企业ERP实施工作中断
1. 中小企业对ERP投资不足
ERP作为一项兼具专业性和复杂性的工程, 需要的不仅是专业的人才, 更需要雄厚的资金作为项目实施的有力支撑。相比大型企业而言, 中小企业的成本低、利润低, 没有强大的资金支持, 所以企业管理者更愿意把有限的资金用在可迅速回收利润的环节, 因而中小企业对ERP投入的资金严重不足。
2. 中小企业融资渠道困难
融资渠道不畅是一个众所周知的事实。中小企业由于自身实力弱、管理水平低、信誉相对较差等原因在融资方面存在困难, 以至于中小企业负担不起巨大的ERP建设费用。中小企业最常使用的融资渠道是贷款和募股, 就贷款而言, 企业信用度是一个硬性指标, 中小企业大多处于创业或者成长阶段, 在信用度方面难以取得公众的认可, 也难以从银行取得贷款, 就募股而言, 无论从资金实力、企业规模还是其他方面都达不到上市的条件, 也难以从证券市场获得融资。
四、中小企业ERP应用存在问题的解决对策
(一) 选择适当的ERP类型
企业不同, 其行业特征、文化背景、规模大小、经营模式不同。在确定企业需求之前, 必须对企业自身现状有充分的了解。企业应该根据自身的实际特点结合企业未来的发展方向, 正确地进行ERP选型, 只有选择适用于企业结构和操作流程的ERP系统, 才能更好地服务企业。中小企业在选择适合自己的ERP软件时, 应着重考虑以下三方面。第一, 从产品的档次和价格方面考虑, 企业应当综合考虑资金和软件性能因素, 选择适合的产品。第二, 从产品的功能方面考虑, 企业要选择兼容性很强的ERP软件, 这样才能够满足企业对新功能的要求。第三, 从售前和售后方面分别考虑, 完善的售前售后服务是降低用户成本的基本保证。
(二) 优化企业业务流程
为了更好地服务企业日常经营管理活动, 中小企业确实需要引进和实施ERP系统。企业在进行业务流程重组的过程中, 应当注意以下方面。
第一, 企业应明确业务流程重组是为了提高企业经营效率和经营业绩, 不是为了实施ERP项目而重组。企业应当从现有的业务流程出发, 深入分析企业职能, 找出多余、重复设置、效率低下的部门, 对其多余的部门要坚决予以剔除, 而对效率低下却又不可少的部门, 研究调整或重新设计。
第二, 业务流程重组贯穿ERP系统实施的始终。业务流程重组是打破信息孤岛的组织变革, 是优化企业职能的项目变革, 体现在思想和职能两个方面。如果没有高层管理者的有力支持, 业务流程重组将会很难实现。
(三) 提供ERP项目的资金支持
中小企业在国民经济中发挥的作用值得各部门重视, 但资金和规模的限制, 使企业负担不起高额的ERP软件。财政、金融、税收等部门应增强对中小企业ERP项目的扶持力度。最重要的是企业要从自身的角度出发, 积极利用外部相关的优惠政策或者条件, 拓展融资渠道, 争取外部资金, 而且还要努力提高自身的经济实力, 增加企业的营业收入, 提高企业的利润, 进而增加企业对ERP项目的资金投入。
全球信息化是未来发展的大趋势, 中小企业应在发掘自身优势的基础上, 做好战略规划, 适应信息化潮流。ERP作为信息化时代的产物, 能够帮助中小企业优化管理, 提高工作效率, 值得中小企业借鉴, 所以对中小企业来说, 实施ERP是企业走向信息化的必经之路。
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