摘要：文章以保安服务企业为研究对象,首先分析了当前IT环境对保安服务企业财务管理产生的影响,然后就如何在IT环境下构建一个科学的保安服务企业财务管理模式提出了一些对策建议,以期能够不断促进我国保安服务企业财务管理水平的提高。
关键词：IT环境; 保安服务企业; 财务管理; 模式创新;
一、引言
进入信息经济时代以来,我国许多企业都收到信息环境的影响,发展成为了全球网络供应链中的重要节点,企业的销售收款、采购付款等一系列经济活动都能够借助网络来快速实现,不仅改变了企业的交易模式与结算方式,也为企业的财务管理带来了新的契机与挑战。保安服务企业是通过省级人民政府公安机关审核、由市级人民政府公安机关进行监督管理、为机关团体企业事业单位提供服务的一种公司类型,保安服务企业有偿为机关团体企事业单位派出保安员,为其提供随身护卫、守护、巡逻、门卫、安全检查、安全风险评估、安全技术防范等多种服务。面对IT环境所带来的机遇和挑战,我国保安服务企业也应在IT环境中加强财务管理模式创新,以适应新环境的要求。
二、IT环境对保安服务企业财务管理的主要影响
(一)IT环境对传统财务管理模式产生了冲击
传统财务管理模式下,企业的采购管理工作与企业的采购、生产等环节之间都没有一个统一的数据交流平台与信息支持平台,这就导致企业决策的准确性与实效性大打折扣,即企业内部业务的发生与财务会计处理往往不是同步进行。但是在IT环境下,借助现代化的网络系统,保安服务企业可以对企业的业务活动与财务管理活动进行协同处理,通过财务管理活动来消除企业在业务活动与财务活动上存在的运作时间差,改变了过去企业在业务与财务上存在的不均衡、不对称问题,优化了保安服务企业对财务资源的配置,确保其能够与业务运作之间同步协调进行。所以,在这种环境下,保安服务企业要意识到网络财务的巨大优势,加快实现保安服务企业在业务与财务上的协调处理,实现企业各项业务活动与财务管理活动的一体化发展。在IT环境中,保安服务企业的采购、销售等经济活动可以在最短的时间内完成,大大减少了企业经营所需要的时间。而且通过网络财务系统,企业能够以最快最直接的方式获取到经济业务活动中的数据,有利于对数据信息进行共享与统一管理。保安服务企业的财务管理人员也能够对所有分支保安服务公司的生产、库存等情况做到随时掌握,可以对本企业与客户、供应商等之间的资金交易情况进行有效的监督,为企业的集中式财务管理提供了良好的环境。所以,为了能与保安服务企业财务管理环境的变化相适应,保安服务企业就必须建立起一个与IT环境相符合的集中财务管理模式。
(二)IT环境加大了企业财务风险的风险敞口
在传统的经营环境中,保安服务企业在进行财务管理时,主要是以物质变化活动为特征来进行实体运动管理。但是在IT环境下,保安服务企业的财务管理活动并不是一种具体的实物形态,比如在合同签订、货款支付等经济活动中,IT的交易双方都是在网络环境中快速、高效地完成的,整个交易过程都表现出了一种虚拟化、实时化与远程化的特点。这就对保安服务企业财务管理方法的弹性、适应性与及时性提出了更高的要求,同时也加大了保安服务企业的网络安全、网络信用、网络操作等方面风险,进而加大了保安服务企业在财务管理方面的风险敞口与难度。因此,保安服务企业必须要对IT环境中的不同业务过程中风险的表现形式与内容进行更加准确的识别,准确评估企业面临着的或者可能面临的财务风险,通过建立一个合理的风险预警机制,对企业存在的财务风险做到更加准确的规避。
(三)IT环境拓展了企业的财务管理职能边界
IT环境下的保安服务企业的财务管理工作出现了很多变化,与传统的保安服务企业财务管理相比,其与互联网技术之间的联系更紧密,已逐渐从企业的总部深入到企业的全部、从企业的内部深入到企业的外部,而且会计核算也开始由事后核算发展为实时核算,财务管理也从过去的静态管理发展成为了动态管理,这不仅让反映企业财务状况与经营状况的相关会计信息内容更加丰富,同时还大大提升了企业会计信息在时间上的价值与意义,进一步提高了保安服务企业财务管理的水平与质量。IT环境打破了保安服务企业财务管理上传统的时空界限,它要求企业财务管理:(1)在时间上实现财务的在线控制、资金的在线调配等在线管理。(2)在空间上实现报账、查账、报表、审计等工作的远程处理。因此IT环境大大消除了传统财务管理模式下保安服务企业。财务管理人员在工作时所受到的时间与空间的限制,从而能够更加快速地获取到相关的企业财务信息以及企业业务经营活动数据,然后在最短的时间内得到动态的报表。这样一来,保安服务企业的管理者便能够对瞬息万变的市场做到快速、及时、全面的掌握,也就可以对企业的财务活动做出最合理的安排。
三、基于IT环境的建议与对策
(一)建立健全一个基于IT环境并与保安服务企业相适应的网络财务系统
在网络财务中,其基础就是网络技术,具有支持电子货币与电子单据的功能,改变了过去财务信息的利用与获取方式,有效解决了IT运行过程中遇到的相关财务问题。在此网络系统中,主要包括三个部分内容:(1)对需求进行分析。保安服务企业要站在技术可行性、经济可行性、环境可行性等角度上,对网络采取系统的工作内容、工作要求、工作目标加以分析并确定。(2)对软件进行合理评价与选择。保安服务企业使用的软件具有一定特殊性,因此保安服务企业必须对软件的操作性、适用性、扩展性、稳定性以及售后服务等因素进行全面考虑,保证软件的各项功能都能够在实际工作中充分发挥出来。(3)对方案进行认真设计并真正实施。保安服务企业要结合网络财务体系结构的特点,选择最合适的服务器操作系统、网型结构、数据库系统、工作站操作系统等软件硬件平台。在网络财务系统建立起之后,还要对其各种功能进行测试,确保其能够进行正常稳定的运行。
(二)建立健全一个基于IT环境的财务风险预警机制
IT环境中包含着大量的电子货币、电子单据等重要信息,而网络财务依托的是Internet体系,使用的是开放式的协议,因此就会使保安服务企业的网络财务会面临着许多的安全威胁。保安服务企业要借助IT环境的优势,建立一个配套的网络财务安全保障体系。在企业建立起网络财务系统之后,企业的业务管理、财务管理等各项重要活动几乎是完全依赖网络系统来进行,一旦企业的内部控制或监督出现了问题,就会使企业的整体运作受到严重的影响,进而就会造成网络系统出现瘫痪,此时一些重要数据信息极有可能会被破坏或者泄露,给企业带来了严重损失。因此,在IT环境中,要想加强保安服务企业财务管理的质量,就必须要保证网络财务的安全性。所以,保安服务企业就必须要建立一个严密的网络财务安全保障体系,避免给企业造成不必要的经济损失:首先,要对企业的内部控制加以完善,将企业的内部控制工作与企业的风险管理活动结合起来,确保保安服务企业中的风险管理机制真正执行。在IT环境下,企业的风险评估、控制环境、信息沟通、风险评估、监督管理等都出现了很大的变化。为了能够在企业中真正落实风险管理机制,保安服务企业就必须要结合IT的风险来源及特点,不断对企业的内部控制体系加以完善。其次,建立起有效的企业财务风险预警机制,这是保安服务企业对财务风险进行预防与化解的重要载体,同时也是解决保安服务企业财务风险的关键所在,会对企业的财务管理工作以及企业的财务状况产生重要的影响。保安服务企业要找到自身在IT环境中的位置与特点,建立一个与IT环境相适应的企业财务风险预警机制,对保安服务企业内部的财务状况展开动态监测,然后再结合预警指标将经营策略进行适时调整,不断优化企业的资源配置,将财务风险控制在最小范围内,降低财务风险对企业发展带来的不良影响。而在财务风险预警机制中,首先要对现金流量预算表进行合理编制,预警企业短期存在的财务风险。然后要建立财务指标体系并加以完善,对企业面临的长期财务风险进行预警。两者共同作用,就能够及时发现企业财务管理中存在的风险,进而才能够采取措施来应对风险。
(三)基于IT环境优化企业的结构组织
随着IT的迅猛发展,各大企业的财务管理开始由桌面财务转变成为网络财务,从技术上为企业的集中式财务管理提供了保障。因此,保安服务企业也必须改变传统的分散化、局部化财务管理模式,向集中式与远程处理转变。而通过集中式的财务管理,保安服务企业便能够借助网络的优势对其子公司的数据与财务资源进行集中式管理,从而实现资金的集中调配、权力的集中监控以及信息的集中共享,进一步优化企业的资源配置,为保安服务企业的财务管理工作创造了一个良好的环境。为此,保安服务企业首先要对自身的结构组织进行重构与优化。在IT环境中,很多企业都建立了集中式的财务管理模式,这不仅能够实现企业业务与财务的协调发展与管理,同时还能够提高企业信息的共享度,信息交流与传递的效率大大提高。而且企业的内部组织结构功能的划分也出现了很大的变化,不论是财务决策还是预算制定,不论是业务审批还是授权执行,不论是内部控制还是内部审计,这些组织结构的功能都出现了根本性的变化,而且相互之间的分工界限不断模糊,各业务部门与财务部门的功能不断开始融合。因此,保安服务企业必须也与这种大趋势相适应,通过对企业内部组织结构的重构,减少组织结构中间的层次,加大财务管理的幅度,将过去的部门管理转变为节点管理,实现对企业财务的有效管理。另外,在IT环境下,保安服务企业要将价值链作为核心,不断优化保安服务企业的业务流程。企业要深入分析保安服务行业的价值链,站在行业的角度上,科学看待企业与经销商、供应商之间的关系,通过保安服务行业的价值链,找到能够控制并降低企业运行成本的有效方法;同时对同行竞争对手的价值链也要进行分析,保安服务企业要对竞争对手的价值链信息进行调查和分析,并对自身的成本高低及原因进行客观分析,结合IT环境的影响制定出合理的竞争策略来改善自身的价值链。
四、结语
综上所述可知,IT环境为保安服务企业的财务管理工作提出了更高要求,为了能够与越来越深入的IT环境相适应,保安服务企业就必须要从网络财务系统、风险预警机制、财务管理模式等角度出发,采取有针对性的策略,增强保安服务企业的财务管理质量,实现保安服务企业更好的发展。
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