摘 要： OA办公系统在多元化集团信息化统治中的作用是巨大的。不过集团也需要选择最适合自己的OA办公系统, 这样才能帮助集团保护机要文件, 实现资源同享;标准流程管理, 提高办事速度;增进员工感情, 促成良性竞争。集团选择合适的OA办公系统需要考虑到以下几点:全体员工的接受度;要有重要的基本功能;选择诚实可靠的生产厂家;综合成本在可以控制的范围。多元化集团只有用适合自己的OA办公系统, 才能实现OA办公系统的价值, 使信息化统治变得简单。集团有了适合自己的OA办公系统, 也需要有技术过硬的信息化人才, 这样才能及时解决OA办公系统使用过程中的一些问题, 才能使OA办公系统的作用发挥到最大值。
关键词： OA办公系统; 信息化统治; 集团; 部门;
引言:
多元化集团与普通集团比较而言, 它们的业务更多, 资料更多, 员工更多。多元化集团是指这个集团有很多种业务。既然有很多种业务, 当然需要对应很多个部门。一个部门的信息化管理是比较容易的, 但是对于很多部门的信息化统治就是比较复杂的。因为很多部门的信息化统治不仅包含各个部门的信息化统治, 还包含部门与部门之间的信息化统治。此时OA办公系统的出现就使得多元化集团信息化管理变得比较简洁。
一、保护机要文件, 实现资源同享
不管多少个部门, 都是属于集团的, 那它们之间肯定存在着某种联系。这种联系的存在, 使得各个部分自己的业务完成需要其他部分的配合, 也就是需要其他部分的资源。可是集团各个部分有各个部分自己的机要文件。机要文件一旦泄露, 会给集团带来巨大的损失。所以集团要保护各个部分的机要文件。OA办公系统可以在保护各个部分机要文件的同时, 实现其他文件共同享受。如图1所示, OA办公系统基础功能中的通知公告、文件公布、网上论坛等功能一般都是企业全部职员都会使用的功能, 这里面的资源就是要共同享受的。信息只要发布一次, 集团全部员工都可以看到。而文件交换、资料中心等功能就是针对指定的部门、指定的员工才会开放的。这样才能保护机要文件不会外泄给其他部门, 同时又顺利完成工作。
图1 OA办公系统基础功能
二、标准流程管理, 提高办事速度
集团部分与部分之间, 部分与员工个人之间, 员工个人与员工个人之间都可能有业务上的交流, 那就需要标准的流程, 也就是说需要按照一定的程序一步一步的执行。这样每个参与的员工就清楚业务已经做到哪步了。这样后期如果出现纰漏, 也可以快速找出问题出在什么地方, 是什么人负责的。OA办公系统中的流程管理是集团比较看重的一个功能。这个功能就是应用于办理公事审批的流程。比如一个员工要出差, 那他就需要写出差申请, 上报给部门领导, 部门领导审批后就可以出差了。一个部门办理公事需要耗费的材料没有了, 也是需要先申请购买, 上报给部门领导, 部门领导审批后就可以购买了。出差、采购都会有开销, 既然是办理公事, 那公司就会给报销的。员工就需要先写报销申请, 上报给领导, 领导审批通过后, 就会把报销款在指定时间发放到员工的账户。在OA办公系统流程管理中可以看到办理的公事是处在什么阶段, 是还没有开始办理, 正在办理中, 还是已经办理完成。员工可以实时关注办理公事的进程。这一系列的操作, 会让每个员工都认真对待公事, 争取第一时间完成自己需要完成的公事, 有效的提高了办理公事的速度。如图1中的办公用品管理、客户关系管理、人力资源管理等都有着标准的管理规范。办公用品管理, 一般先由行政部门按照计划申请, 领导审批后, 采购部门进行购买, 而财务部门就要负责监督采购部门。办公用品管理既包含申请、购买, 还包含监督, 这是一个完整的管理体系。只有有效的管理, 才能让整个集团把劲儿都往一处使, 就可以缩短办理公事所需要的时间。标准的流程, 标准的管理, 可以提高员工的办事速度, 也就给集团创造了更多的财富。
三、增进员工感情, 促成良性竞争
虽然集团部门有很多个, 但是每天交流的大部分都是同部门的同事, 与其他部门的同事基本上没有交流。OA办公系统上的网上论坛、办公精灵就可以增加不同部门之间同事的交流。一个集团已经发展了很长时间, 那它肯定有自己的文化底蕴。如图1中的网上论坛, 就可以表现集团丰厚的文化底蕴。在网上论坛上发扬集团文化, 更吸引员工观看学习, 促进员工之间的交流, 增进员工之间的感情。员工之间的感情良好, 也会有助于他们办理公事, 为集团创造更多的价值。员工之间的感情如果过好, 会出现一些不好的现象, 影响他们办理公事。所以就需要促成他们之间的竞争。OA办公系统中的考试管理正好给感情良好的他们提供一个机会, 让他们良性竞争。员工之间感情良好, 又存在良性竞争, 这会促使企业更好的发展。
四、结束语
综上所述, OA办公系统在多元化集团信息化统治中的作用是巨大的。不过集团也需要选择最适合自己的OA办公系统, 这样才能帮助集团保护机要文件, 实现资源同享;标准流程管理, 提高办事速度;增进员工感情, 促成良性竞争。集团有了适合自己的OA办公系统, 也需要有技术过硬的信息化人才, 这样才能及时解决OA办公系统使用过程中的一些问题, 才能使OA办公系统的作用发挥到最大值。
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