摘要：随着信息技术的不断发展,我国的信息系统工程建设也在不断完善。我国早在2002年就颁布了《关于发布信息系统工程监理暂行规定的通知》,信息系统工程建设从此更加规范,质量也得到了有力保障。为了进一步促进信息系统工程建设的发展,论文对其建设中的监理职能作用做了分析。
关键词：信息系统工程建设; 监理; 引入时机;
一、在信息系统工程建设中实施监理的原因
在信息系统工程建设中启用监理机制的主要原因是为了对建设质量进行控制,这是因为我国早期的信息系统工程建设存在很多问题,而将监理机制引入信息系统工程建设中,可实现这些问题的有效解决,实现我国信息系统工程建设的良好发展。
信息系统工程建设建立在计算机、网络等高科技技术基础上,有些甲方对这些技术较为陌生,在实际的建设过程中表现出了明显的信息不对称,同时甲方对实施方案的可行性、先进性、质量、预算等通常不能进行全方位的掌控。因此必须使用其他方式对此进行管理,监理在信息系统工程建设中得到了广泛应用。
二、信息系统工程建设中监理的职能
(一)控制质量
监理对信息系统工程质量的控制主要体现在前期和施工过程两方面,在前期控制中,为了能够使项目更顺利的进行以及该项目在结束之后顺利完成验收,监理单位需要严格审核甲乙双方的合同,并且会在合同附件中详细体现所有和项目有关的技术以及保障措施。监理单位在分析乙方的控制方案之后,会通过审核评估给出最正确的意见,然后乙方会根据监理单位的意见对方案进行调整,方案的可行性得到充分保障[1]。当工程真正进入建设阶段时,建立单位需要在项目的不同阶段进行分析评定,其中负责分析的人员由甲方召集,建立单位主要负责联系甲方和乙方。当甲方召集的人员给出最终评定结果以后,监理单位会对这些结果进行详细记录,然后通过分析判断项目的阶段性结果是否满足合同的要求,如果不满足就可以通过和乙方的沟通迅速调整,从而使项目的后期验收更加顺利。
(二)控制进度
进度的控制主要体现在实施前和实施后两个方面,监理单位在对信息系统工程在进度进行控制时通常都会使用图表控制法、网络图控制法等,但无论什么方式都需要建立在旁站、测试、评审和抽验的基础上。
首先,是实施前的控制,乙方需要以合同中的相关要求为基础编制进度计划,并且要将进度计划交给监理单位审核,由监理单位评定进度计划的可行性。监理单位在审核进度计划过程中需要使用评审的相关手段,主要内容有评审乙方给出的进度计划是否将项目划分成为了不同阶段,是否对不同阶段进行了详细说明,是否详细描述了项目的关键点,是否使用网络图对项目进行了描述,整体计划的可行性是否符合要求等。监理单位会详细记录评审过程,并且会在记录之后将内容详细报告给乙方,然后乙方根据监理单位所讨论的问题对修正进度计划,以此来提升计划的可行性。
其次,是实施后的控制,在这个过程中监理单位需要通过旁站对影响施工进度的因素进行掌控,具体有以下几方面的内容:第一,乙方会给出项目的关键路径图,建立单位需要以此为基础找到工程的关键点,并对进度进行控制。第二,要对关键点进行控制的过程中,建立单位需要对控制过程进行详细描述,如果发现某些因素将会对进度产生影响,需立刻加所记录的信息传递给乙方。第三,在项目实施的过程中,监理单位需要对各方进度信息进行实时准确的收集和汇总,然后监理单位以会议纪要的形式将汇总后的信息传递给双方,双方再确认之后需要进行签字。第四,在监理工作对照表基础上检查各阶段的工作内容,并且要严格评审各个阶段的工作成果。第五,如果项目出现了变更延长工期,监理单位需要详细记录各种变更信息,然后将变更信息交由甲乙方签字。第六,如果在项目进行中出现了无理由拖延工期的问题,监理单位对此首先要进行口头协调,如果口头协调没有任何效果,可以通过正式文书的方式通知双方。
(三)控制变更
在项目的进行中很多因素都会导致变更,但所有的变更都可分为以下两种类型:首先,软件开发。软件开发导致变更主要是因为对项目的开始阶段没有进行充分调研,导致了数据流图都不详细以及和实际情况的不匹配。当出现这种情况时,需要监理单位在场详细填写变更申请单,然后严格执行变更的相关程序。其次,环境建设。这一环节引发的变更有网络、布线、机房、信息安全等,主要集中在设备和实施方案两方面。硬件环境建设变更一般不会对工程整体的方案造成影响,比如在价格不变的情况下,某些设备在采购过程中出现的问题,乙方只需要执行变更程序即可完成变更,而且甲方通常对此不会存在异议。
(四)控制成本
控制成本共有以下两方面的内容:首先,前期控制。在这个阶段监理单位必须以招标文件为基础,向甲方提供合理的中标价格,然后以此合理控制成本。监理单位会对各种报价明细进行评审,给出最合理的价格范围,而且为了保障甲方的利润,通常都不会选取最低的中标价格。监理单位还需要详细审核投标方案,验证功能和性能指标是否满足项目的全部要求。其次,过程控制。这一环节的工作需要以下几方面:第一,要对项目的进度进行严格控制,如果因为甲方而导致项目出现停工,且时间在一周以内,安排监理单位应敦促甲方向乙方说明具体原因。如果停工时间超过了一周,那么监理单位应在和甲方沟通之后,以正式通知单的方式告知乙方,而乙方则可在这段时间暂时撤出现场,并且可以在总进度内扣除这段时间,如果停工时间过长,监理单位要积极协调各方,避免随着时间的不断延长而增加成本。第二,要对项目的变更以及合同外的内容进行严格控制。第三,对变更建议进行严格控制,当必须变更且会因为变更而增加成本时,乙方需要和甲方积极沟通,并且要在监理单位处备案,以便于监理单位对变更进行控制[2]。第四,相关金额要严格按照中标以及合同的金额来执行。第五,当项目到达阶段性付款阶段时,乙方需要使用正规的付款申请表并要详细填写,乙方填写完毕之后,监理单位需要在意见栏内盖章交给甲方。第六,项目进入竣工结算阶段以后,监理单位需要详细审核结算结果,审核完毕之后盖章确认。
(五)管理合同
管理合同指的是要管理合同的原件、所有附件、政府条款和变更条款,过程中要严格按照合同内容执行管理工作。首先,对合同进行编号,编号标准要严格按照ISO9001:2000进行。其次,要标准化处理合同以及附件中的相关内容,并且要在监理规划中的监理标准依据进行体现,监理标准依据的制定要同时参考国际标准、国家标准及行业标准。最后,在管理变更合同以及增项合同过程中应严格执行ISO9001:2000的相关标准,并且要与主合同共同进行管理。
(六)管理信息
管理信息是信息系统工程建设中的重要工作,做好这项工作使后期的改建、扩建、维护等工作更加顺利。首先,监理单位应以交底文件、监理规划以及有关文档相关的标准为基础对乙方进行监控。其次,监理单位应按照标准要求交付文档,要保证文档中存在文档列表、监理批复、日志、会议记录、评审、记录、实施文档、总控文档等内容。最后,必须有递交文档的相关清单,而且甲乙方在接收文档时需要确认并签字盖章。
(七)管理信息安全
在这项工作中,首先,要对安全的方案进行严格审核,审核内容包括物理环境、应用环境、数据备份、灾难恢复措施,审核结束之后要给出详细报告。其次,监理单位要为甲方详细阐述信息安全理念,定期对信息安全进行充分了解。最后,督促并协助甲方开展信息安全教育、制定和完善规划制度,并且要保证甲方将制度落实到位。
(八)做好协调工作
通常监理单位都会使用以下几种协调方式:首先,口头协调。当施工现场出现了某个具体问题时,由监理单位联系甲乙双方的负责人共同商议解决方案,在事后要对方案进行详细记录,并请甲乙双方签字。其次,书面协调。监理单位可通过通知单或者备忘录的方式告知乙方问题的详细内容,并且会对解决时间作出限制,而乙方需要在规定时间内解决问题。最后,会议协调。以会议的形式评审项目的某一阶段性成果,并且要形成最终的专家评审结论[3]。在会议中产生的任何评审意见都需要通过书面的方式进行保存,并且要将这些存档交给甲方和乙方的负责人,双方以及监理单位都需要在存档上签字。
三、监理在信息系统工程建设中的最佳介入时机
信息系统工程建设项目通常可分为需求调研、整理分析、编写报告、编制预算方案、立项招标、签订合同、施工、验收等阶段,而监理一般都会在施工前介入,有的甲方为了充分发挥监理的作用还会让监理提前介入[4,5]。一个合格并且具备建立资质的企业通常都具备高水平的监理能力,在软件开发、硬件配置、谈判、制作标书等方面都有着非常丰富的经验,并能够帮助甲方顺利完成项目的前期规划,又能够对乙方实施有效监督。因此,为了使项目能够更加顺利地进行,如果相关条件允许这应尽量提前监理的介入时间,这样项目的各方面工作都会更加细致的完成,从而保证项目的建设。
四、结语
综上所述,信息系统工程建设中实施监理,在信息系统工程建设中发挥具有一定促进作用,以此推动信息系统工程的发展。
参考文献
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